Implementierung eines agilen Ausgabenmanagementsystems, das für Sie funktioniert
Die Fähigkeit, schnell zu reagieren, verschafft Unternehmen einen großen Vorteil.
In letzter Zeit waren Unternehmen und ihre Finanz- und Einkaufsabteilungen weltweit gezwungen, sich zu verändern und anzupassen. Einige Unternehmen waren dafür besser gerüstet.
Einige Unternehmen konnten ihre Prozesse und Lieferketten umstellen, um Beatmungsgeräte, Schutzmasken und Schutzkittel herzustellen. Beispielsweise der Kunde von Proactis.HoneywellDas Unternehmen erweiterte seine Produktion in der Luft- und Raumfahrtanlage, um N95-Masken zum Schutz vor Covid-19 herzustellen. Und andere Institutionen, wie zum Beispiel dieUniversität von SussexSie konnten sich Technologien zunutze machen, um ihre Funktionsfähigkeit aufrechtzuerhalten und, wie in diesem Beispiel, Hochschulbildung anzubieten.
Wenn uns die jüngsten Ereignisse eines gelehrt haben, dann, dass wir mit dem Unerwarteten rechnen müssen. Diese Denkweise erfordert die Entwicklung agiler Strategien, die sich anpassen und Risiken minimieren können, sollte sich Ihr Umfeld über Nacht verändern. Experten betonen sogar, dass ein agiles P2P-System der Dreh- und Angelpunkt für Ihr Ausgabenmanagement und Ihre Gesamtstrategie ist.
Agile Ausgabenmanagementsysteme ermöglichen Ihrem Unternehmen, sich an Veränderungen anzupassen und beispielsweise Verfügbarkeit, Preise, Rechnungsstellung und Zahlungen zu optimieren. Hier sind fünf Möglichkeiten, wie ein agiles Ausgabenmanagementsystem Ihre Bedürfnisse unterstützen kann:
Ermöglichen Sie einen schnellen und kontrollierten Einkauf
Ihre Mitarbeiter sollten die Waren und Dienstleistungen, die sie für ihre Arbeit benötigen, finden und kaufen können. Agile Ausgabenmanagementsysteme ermöglichen den Mitarbeitern einen einfachen Zugriff auf Inhalte in verschiedenen Formaten (Kataloge, Verträge und/oder Lieferanten-Websites) um bestimmte Waren und Dienstleistungen zu erwerben, die erhältlich sind vonautorisierte LieferantenDie
Diese Funktion ist unerlässlich, um einen hohen Anteil der Ausgaben unter Kontrolle zu halten und Einkäufe bei nicht genehmigten Lieferanten zu verhindern. Mitarbeiter kaufen viel eher den richtigen Artikel vom richtigen Lieferanten, wenn dies einfacher ist als der Kauf bei einer anderen Quelle. Indem Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben wird, den Artikel oder die Dienstleistung auszuwählen, die ihren Bedürfnissen am besten entspricht, wird der Einkaufsprozess für den Mitarbeiter optimiert und die Effizienz deutlich gesteigert.führt zu höheren Ausgaben für vertraglich gebundene LeistungenDie
Verwalten Sie Ihren Lieferantenstamm
Der Aufbau eines soliden Lieferantenstamms mag momentan nicht oberste Priorität haben, doch die Pflege des bestehenden Stamms sowie die Möglichkeit zur Erweiterung bei Bedarf sollten im Vordergrund stehen. Dies lässt sich erreichen, indem der gesamte Lieferantenlebenszyklus – von der ersten Identifizierung über die Einführung, Genehmigung und Transaktion bis hin zur Analyse – strukturiert und optimiert wird.
Die präzise Definition des Einkaufsbedarfs und die Auswahl des richtigen Lieferanten sind für jedes Unternehmen, das Risiken minimieren und eine reibungslose Lieferkette gewährleisten möchte, von entscheidender Bedeutung. Es ist wichtiger denn je, proaktiv zu überwachen, welche Lieferanten ein Risiko darstellen. SRM-Tools (Supplier Relationship Management) bieten die Möglichkeit, frühzeitig vor potenziell problematischen Lieferanten zu warnen.
Optimierung der Bestell- und Rechnungsverarbeitung
Um Ihre Einkaufsprozesse flexibel zu gestalten, benötigen Sie ein System, das bei der Rechnungsverarbeitung nicht ins Stocken gerät. In einem manuellen System kann eine Bestellung verloren gehen, falsch abgelegt werden oder sich durch die Bearbeitung durch verschiedene Mitarbeiter verzögern, bevor sie überhaupt beim Lieferanten ankommt. Ein automatisiertes System löst diese Probleme.
Lieferanten, die unter starkem Druck stehen, benötigen einen schnellen, einfachen und reibungslosen Zahlungsprozess, um ihre Dienstleistungen weiterhin erbringen zu können. Zukunftsweisende Unternehmen wissen das.
Wer in der Kreditorenbuchhaltung noch auf papierbasierte, manuelle Prozesse setzt, steht nun vor großen Herausforderungen: Wie können Rechnungen empfangen, Bestellungen validiert, die notwendigen Genehmigungen eingeholt und Lieferanten bezahlt werden? Dies sind nur einige der wichtigsten Fragen. Im besten Fall ist dies umständlich, im schlimmsten Fall führt es zu Zahlungsausfällen bei den Lieferanten und einer Unterbrechung der gesamten Lieferkette.
Unternehmen wie Proactis können die Software und das Fachwissen bereitstellen, um die Rechnungsautomatisierung zu implementieren, fortzuführen und anzupassen .
Erhalten Sie volle Transparenz über Ihre Ausgaben
Ein agiles Ausgabenmanagementsystem sollte vollständige Transparenz über alle Ausgaben gewährleisten, von der Transaktion bis zum Abschluss, um die Entscheidungsfindung auf Management- und Abteilungsebene jederzeit zu unterstützen.
Zu diesen Fähigkeiten können beispielsweise folgende gehören:
- Vollständige Transparenz der Kostenkette für bessere Managemententscheidungen.
- Vollständige Informationen zu Belastungen/Verbindlichkeiten für ein besseres Fondsmanagement.
- Vertrags- und Mengeninformationen für bessere Preis- und Serviceverhandlungen.
- Workflow-Informationen zur Verbesserung und Transparenz von Geschäftsprozessen.
- Benutzerorientierte Dashboards mit dem richtigen Informationsniveau.
- Drill-Down-Funktionen zur einfachen Untersuchung der detaillierten Transaktionen hinter jeder Zusammenfassung oder jedem Leistungskennwert.
- Direkter Zugriff auf Verträge direkt aus dem Kaufprozess heraus.
- Analyse der Ausgaben nach Vertrag und zusammenfassende Darstellung der verwalteten Ausgaben.
Nahtlose Integration
Ein Ausgabenmanagementsystem muss sich nahtlos in die ERP-, Finanz- und sonstigen Lieferkettensysteme eines Unternehmens integrieren lassen, um eine effektive Ausgabenkontrolle zu gewährleisten. Es muss sich zudem in Beschaffungsprozesse einbinden lassen, die außerhalb seines Anwendungsbereichs liegen oder bereits etabliert sind. Das ist wahre Agilität.
Unternehmen wie Proactis haben dies erkannt, und die Plattform wurde so konzipiert, dass sie mit anderen Systemen kompatibel ist. Sie verfügt über klare Integrationspunkte, die Industriestandards und -tools nutzen, um die Integration in Ihre Systemumgebung zu vereinfachen. Unabhängig von Ihrer IT-Landschaft ermöglicht die Proactis-Architektur , praktisch jede Art von nach innen gerichteter Anwendung in eine zugängliche, die Lieferkette beeinflussbare Plattform zu verwandeln – von Finanzsoftware und ERP-Systemen bis hin zu HR- und Logistikpaketen.
Menschen und Unternehmen verändern sich, daher sollte dies stets im Fokus stehen. Jeder Anbieter von Ausgabenmanagementlösungen sollte dies zumindest unterstützen. Die herausragenden Anbieter bieten weit mehr.