Snel kunnen reageren geeft bedrijven een groot voordeel.
De afgelopen tijd zijn bedrijven en hun financiële en inkoopafdelingen wereldwijd gedwongen om te veranderen en zich aan te passen. Sommige bedrijven waren daar beter op voorbereid.
Sommige bedrijven hebben hun processen en toeleveringsketens kunnen aanpassen om beademingsapparaten, beschermende maskers en schorten te produceren. Een voorbeeld hiervan is Proactis, een klant van Proactis.HoneywellDe productie in de ruimtevaartfaciliteit is uitgebreid om N95-maskers te produceren ter bescherming tegen Covid-19. En andere instellingen, zoals deUniversiteit van Sussexhebben technologie kunnen omarmen om ervoor te zorgen dat ze kunnen blijven functioneren en, in dit voorbeeld, hoger onderwijs kunnen blijven aanbieden.
Als recente gebeurtenissen ons iets hebben geleerd, is het wel dat we het onverwachte moeten verwachten. Deze mentaliteit brengt de noodzaak met zich mee om flexibele strategieën te ontwikkelen die kunnen veranderen, zich kunnen aanpassen en risico's kunnen minimaliseren als uw omgeving van de ene op de andere dag verandert. Experts stellen zelfs dat een flexibel P2P-systeem de spil is van uw uitgavenbeheer en bredere strategie.
Flexibele systemen voor uitgavenbeheer stellen uw bedrijf in staat zich aan te passen aan veranderingen op het gebied van leveringsbeschikbaarheid, prijsstelling, facturering en betalingen, om er maar een paar te noemen. Hieronder vindt u vijf manieren waarop een flexibel systeem voor uitgavenbeheer aan uw behoeften kan voldoen:
Maak snel en gecontroleerd inkopen mogelijk
Uw medewerkers moeten de goederen en diensten die ze nodig hebben voor hun werk gemakkelijk kunnen vinden en kopen. Flexibele systemen voor uitgavenbeheer bieden medewerkers eenvoudige toegang tot content in verschillende vormen.catalogi, contracten en/of websites van leveranciers) om specifieke goederen en diensten aan te schaffen die beschikbaar zijn bijgeautoriseerde leveranciers.
Deze mogelijkheid is essentieel om een hoog percentage van de uitgaven onder controle te houden en aankopen bij niet-goedgekeurde leveranciers te voorkomen. Werknemers kopen veel eerder het juiste product bij de juiste leverancier als dit gemakkelijker is dan wanneer ze bij een andere bron moeten kopen. Door werknemers de mogelijkheid te bieden om het product of de dienst te zoeken en te selecteren die het beste aansluit bij hun behoeften, wordt het aankoopproces voor de werknemer gestroomlijnd en aanzienlijk efficiënter.leidt tot hogere uitgaven binnen het contract..
Beheer uw leveranciersbestand.
Het opbouwen van een sterke leveranciersbasis is momenteel misschien niet de hoogste prioriteit, maar het onderhouden van die basis zou dat wel moeten zijn, evenals de mogelijkheid om deze uit te breiden indien nodig. Dit kan worden bereikt door de gehele leverancierslevenscyclus te structureren en te stroomlijnen – van de eerste identificatie tot de acceptatie, goedkeuring, transactie en analyse.
Het effectief definiëren van een inkoopbehoefte en het selecteren van de juiste leverancier is cruciaal voor elke organisatie die risico's wil minimaliseren en een soepele leveringscontinuïteit wil waarborgen. Het is belangrijker dan ooit om proactief te monitoren welke leveranciers een risico vormen. Er zijn SRM-tools beschikbaar die vroegtijdig waarschuwingen geven over leveranciers die mogelijk in de problemen zitten.
Stroomlijn de verwerking van inkooporders en facturen.
Om uw inkoopproces flexibel te houden, hebt u een systeem nodig dat niet vastloopt tijdens de verwerking van facturen. In een handmatig systeem kan een inkooporder verloren gaan, verkeerd worden opgeslagen of vertraging oplopen doordat deze van de ene naar de andere persoon wordt gestuurd voor goedkeuring, nog voordat deze de leverancier bereikt. Een geautomatiseerd systeem lost deze problemen op.
Leveranciers, die mogelijk onder grote druk staan, hebben een snel, eenvoudig en ononderbroken betalingsproces nodig om hun diensten te kunnen blijven leveren. Vooruitstrevende organisaties begrijpen dit.
Iedereen die afhankelijk is van papieren, handmatige crediteurenadministratie staat nu voor grote uitdagingen. Hoe ontvangen ze facturen, hoe worden bestellingen gevalideerd, hoe verkrijgen ze de benodigde goedkeuringen en hoe betalen ze leveranciers? Dit zijn slechts enkele belangrijke aandachtspunten. In het beste geval is dit omslachtig, in het slechtste geval leidt het ertoe dat leveranciers niet worden betaald en de hele toeleveringsketen wordt ontregeld.
Bedrijven zoals Proactis kunnen de software en expertise leveren om factuurautomatisering te implementeren, voort te zetten en aan te passen .
Krijg volledig inzicht in uw uitgaven.
Een flexibel uitgavenbeheersysteem moet volledig inzicht bieden in de uitgaven, van transactie tot voltooiing, om besluitvorming op directie- en afdelingsniveau te allen tijde te ondersteunen.
Dergelijke mogelijkheden kunnen onder meer omvatten:
- Volledig inzicht in de kostenstroom voor betere besluitvorming door het management.
- Volledige informatie over verplichtingen/toezeggingen voor beter fondsbeheer.
- Contract- en volume-informatie voor betere prijs- en serviceonderhandelingen.
- Workflowinformatie voor het verbeteren en inzichtelijk maken van bedrijfsprocessen.
- Gebruikersgerichte dashboards met de juiste hoeveelheid informatie.
- Mogelijkheid om in te zoomen op de details van transacties achter een samenvatting of Key Performance Indicator (KPI), waardoor dit eenvoudig te onderzoeken is.
- Directe toegang tot contracten vanuit het aankoopproces.
- Analyse van de uitgaven per contract en samenvattende overzichten van de beheerde uitgaven.
Naadloze integratie
Een uitgavenbeheersysteem moet geïntegreerd kunnen worden met het ERP-, financiële en andere supply chain-systemen van een organisatie om daadwerkelijke controle over de uitgaven te bieden. Het moet ook kunnen integreren met inkoopprocessen die mogelijk buiten het toepassingsgebied vallen of al in gebruik zijn. Dat is pas echte flexibiliteit.
Bedrijven zoals Proactis erkennen dit, en het platform is ontworpen om "agnostisch" te zijn ten opzichte van andere systemen. Het is daarom gebouwd met duidelijke integratiepunten die gebruikmaken van industriestandaarden en tools om integratie in uw systeemomgeving eenvoudig te implementeren en te beheren. Ongeacht uw IT-landschap, helpt de Proactis-architectuur om van vrijwel elk type 'intern gerichte' applicatie een toegankelijk platform voor de toeleveringsketen te maken - van financiële software en ERP tot HR- en logistieke pakketten.
Mensen en bedrijven veranderen, dus dit moet een constante focus blijven. Elke aanbieder van oplossingen voor spendmanagement waarmee u samenwerkt, zou dit op zijn minst moeten ondersteunen. De aanbieders die er echt uitspringen, doen veel meer.