Mise en place d'un système de gestion des dépenses agile et adapté à vos besoins
La capacité de réagir rapidement confère aux entreprises un avantage majeur.
Récemment, les entreprises et leurs services financiers et d'approvisionnement du monde entier ont été contraints d'évoluer et de s'adapter. Certaines entreprises étaient mieux préparées à le faire.
Certaines entreprises ont pu modifier leurs processus et leurs chaînes d'approvisionnement pour fabriquer des respirateurs, des masques de protection et des blouses. Par exemple, le client de ProactisHoneywellElle a étendu sa production dans son usine aérospatiale pour fabriquer des masques N95 destinés à la protection contre la Covid-19. Et d'autres institutions, telles que…Université du Sussex, ont su intégrer la technologie pour assurer leur fonctionnement et, dans cet exemple, la continuité de l'enseignement supérieur.
Si les événements récents nous ont appris quelque chose, c'est bien qu'il faut s'attendre à l'inattendu. Cette approche implique de développer des stratégies agiles, capables d'évoluer, de s'adapter et de minimiser les risques en cas de changement soudain de votre environnement. Les experts affirment même qu'un système P2P agile est la pierre angulaire de la gestion de vos dépenses et de votre stratégie globale.
Les systèmes de gestion agile des dépenses permettent à votre entreprise de s'adapter aux changements afin de garantir la disponibilité des produits, la tarification, la facturation et les paiements, entre autres. Voici cinq façons dont un système de gestion agile des dépenses peut répondre à vos besoins :
Permettre des achats rapides et contrôlés
Vos employés devraient pouvoir trouver et acheter les biens et services dont ils ont besoin pour accomplir leur travail. Les systèmes agiles de gestion des dépenses offrent aux employés un accès facile au contenu sous diverses formes (catalogues, contrats et/ou sites web des fournisseurs) d'acheter des biens et services spécifiques disponibles auprès defournisseurs agréés.
Cette fonctionnalité est essentielle pour maîtriser un pourcentage élevé des dépenses et éviter les achats auprès de fournisseurs non agréés. Les employés sont bien plus enclins à acheter le bon produit auprès du bon fournisseur lorsque cela est plus simple que de s'adresser à une autre source. Leur permettre de rechercher et de sélectionner le produit ou le service qui correspond le mieux à leurs besoins simplifie considérablement le processus d'achat et a un impact significatif.entraîne une augmentation des dépenses contractuelles.
Gérez votre base de fournisseurs
Constituer un solide réseau de fournisseurs n'est peut-être pas la priorité absolue actuellement, mais il est essentiel de le maintenir et de pouvoir l'élargir au besoin. Pour ce faire, il convient de structurer et d'optimiser l'ensemble du cycle de vie des fournisseurs : de l'identification initiale à l'adoption, l'approbation, la transaction et l'analyse.
Définir précisément ses besoins d'achat et sélectionner le bon fournisseur est essentiel pour toute organisation souhaitant minimiser les risques et garantir la continuité de ses approvisionnements. Il est plus important que jamais de surveiller proactivement les fournisseurs à risque. Des outils de gestion des relations fournisseurs (SRM) permettent d'anticiper les difficultés potentielles des fournisseurs.
Rationalisez le traitement des bons de commande et des factures
Pour garantir la fluidité de vos achats, il vous faut un système capable de traiter les factures sans difficulté. Avec un système manuel, un bon de commande risque d'être perdu, mal classé ou retardé lors de son passage d'une personne à l'autre pour approbation avant même d'arriver au fournisseur. Un système automatisé élimine ces problèmes.
Les fournisseurs, qui peuvent se trouver soumis à une forte pression, ont besoin d'un processus de paiement rapide, simple et ininterrompu pour assurer la continuité de leurs services. Les entreprises visionnaires l'ont bien compris.
Toute entreprise qui utilise encore des processus de comptabilité fournisseurs manuels et papier est confrontée à des difficultés : comment recevoir les factures, valider les commandes, obtenir les approbations nécessaires et payer les fournisseurs ? Ce ne sont là que quelques-unes des questions essentielles. Au mieux, ces procédures sont fastidieuses ; au pire, elles peuvent entraîner des impayés et perturber l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement.
Des entreprises comme Proactis peuvent fournir les logiciels et l'expertise nécessaires pour mettre en œuvre, poursuivre et adapter l'automatisation des factures .
Obtenez une visibilité complète sur vos dépenses
Un système agile de gestion des dépenses doit offrir une visibilité complète des dépenses, de la transaction à la finalisation, afin de soutenir la prise de décision au niveau de la direction et des départements à tout moment.
Ces capacités peuvent inclure :
- Visibilité complète de la chaîne de coûts pour une meilleure prise de décision en matière de gestion.
- Informations complètes sur les engagements/charges pour une meilleure gestion des fonds.
- Informations contractuelles et de volume pour une meilleure négociation des prix et des services.
- Informations sur les flux de travail pour l'amélioration et la visibilité des processus métier.
- Des tableaux de bord axés sur l'utilisateur et présentant le niveau d'information approprié.
- Fonctionnalités d'exploration détaillée pour une analyse aisée des transactions sous-jacentes à tout résumé ou indicateur clé de performance.
- Accès immédiat aux contrats dès le processus d'achat.
- Analyse des dépenses par contrat et aperçu synthétique des dépenses gérées.
Intégration transparente
Pour assurer une maîtrise efficace des dépenses, un système de gestion des coûts doit s'intégrer aux systèmes ERP, financiers et autres systèmes de la chaîne d'approvisionnement de l'organisation. Il doit également pouvoir s'intégrer aux processus d'approvisionnement, qu'ils soient déjà en place ou non. C'est là la véritable agilité.
Des entreprises comme Proactis l'ont bien compris et ont conçu leur plateforme pour être totalement indépendante des autres systèmes. Elle est ainsi dotée de points d'intégration clairs qui utilisent les standards et outils du secteur afin de simplifier son intégration à votre environnement système et d'en faciliter la gestion. Quel que soit votre paysage informatique, l' architecture Proactis permet de transformer quasiment tout type d'application interne en une plateforme accessible pour la chaîne d'approvisionnement : logiciels financiers, ERP, progiciels de gestion intégrée (RH) et solutions logistiques, etc.
Les individus et les entreprises évoluent, c'est pourquoi il est essentiel de rester vigilant. Tout fournisseur de solutions de gestion des dépenses avec lequel vous collaborez devrait au minimum prendre en charge cette évolution. Les fournisseurs les plus performants vont bien au-delà.