Hocheffektives Ausgabenmanagement: abgestimmt auf Ihr ERP-System

Ausgabenmanagement umfasst strukturierte Geschäftsprozesse, die die Kontrolle und Transparenz Ihrer Unternehmensausgaben deutlich verbessern. Sie fragen sich vielleicht, ob sich ein effektives Ausgabenmanagement einführen lässt, ohne zuvor Ihr bestehendes ERP-System (Enterprise Resource Planning) zu ersetzen – ein Prozess, der langwierig, kostspielig und riskant sein kann.

Die gute Nachricht ist, dass Sie ein hocheffektives Ausgabenmanagement in nahezu jedes zentrale Finanzmanagement- oder ERP-System integrieren können. Tatsächlich ist es sinnvoll, ein Beschaffungssystem außerhalb der Grenzen eines ERP-Systems zu verwenden.

1. Beim Ausgabenmanagement geht es um die Verwaltung von Geschäftsprozessen, die außerhalb des ERP-Bereichs liegen – z. B. um die Prozesse, bevor eine Bestellung oder Rechnung im ERP-System erfasst wird und bevor ein Lieferant in das ERP-System aufgenommen wird, sowie um eine ganze Reihe neuer Informationen über Lieferanten, Angebotsanfragen, Verträge und Kataloge, die sich noch nicht einmal in Ihrem ERP-System befinden.
2. Das Ausgabenmanagement bindet deutlich mehr Personen ein als die Nutzung von ERP-Systemen. Teile Ihres Beschaffungssystems werden von praktisch allen Mitarbeitern genutzt. Andere Teile werden von Ihren externen Lieferanten verwendet.

Glücklicherweise die meisten Beschaffungssysteme Sie wurden so konzipiert, dass die Schnittstellen zu Ihren zentralen Finanz- und Betriebssystemen begrenzt und nicht-invasiv sind, wodurch die Integration in bestehende Systeme sehr einfach ist.

Die folgenden zehn Fragen sind die wichtigsten Überlegungen für die Implementierung neuer Ausgabenmanagementsysteme, die Hand in Hand mit Ihrem bestehenden ERP-System arbeiten sollen:

Was ist unser grundlegendes Ziel?
Das Hauptziel des Ausgabenmanagements ist es, die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen in Ihrem Unternehmen transparent und kontrolliert zu gestalten und die Gesamtkosten dieser Artikel sowie die Kosten des Beschaffungsprozesses zu minimieren. Obwohl dies leicht formuliert ist, stellt die Erreichung dieses Ziels angesichts der Vielfalt der von Ihrem Unternehmen beschafften Waren und Dienstleistungen sowie der zahlreichen beteiligten Personen innerhalb Ihres Unternehmens und Ihres Lieferantennetzwerks eine Herausforderung dar. Diese Herausforderung lohnt sich jedoch, da der Nutzen enorm ist.

Wie genau werden wir Einsparungen erzielen?
Jede Organisation weltweit hat Möglichkeiten, Einsparungen zu erzielen, und zwar durch:

• Vermeidung unnötiger Käufe.
• Bessere Abstimmung der Einkäufe auf den tatsächlichen Bedarf.
• Niedrigere Preise für die gekauften Produkte.
• Reduzierte Verwaltungskosten für Einkaufs- und Zahlungsprozesse.

Diese Kombination von Einsparungen lässt sich nur dann auf vorhersehbarer Basis erzielen, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

• Hergestellt mit ordnungsgemäßer Kaufgenehmigung.
• Hergestellt mit Lieferanten, die ordnungsgemäß ausgewählt und betreut wurden.
• Bezahlt zu korrekten Preisen und Konditionen.
• Schnelle und effiziente Bearbeitung im gesamten Unternehmen.

Welche Geschäftsprozesse sind beteiligt?
Für ein wirklich effektives Ausgabenmanagement müssen zwei wichtige Geschäftsprozesse zusammenwirken:

• Der Source-to-Contract- Prozess schafft Einsparmöglichkeiten , indem er gute Lieferanten findet und vorteilhafte Verträge abschließt, zu deren Konditionen das Unternehmen dann einkaufen kann.
• Der Purchase-to-Pay- Prozess realisiert tatsächliche Einsparungen, indem er die Mitarbeiter dazu anleitet, Einkäufe für benötigte Produkte und Dienstleistungen unter Nutzung der vorteilhaften Lieferantenvereinbarungen zu tätigen.

Welche Personen sind beteiligt?
Das Ausgabenmanagement involviert einen hohen Prozentsatz der Mitarbeiter innerhalb Ihrer Organisation sowie eine Reihe externer Personen:

• Beschaffungsexperten und Kategorieteams.
• Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung.
• Jeder Manager, der für ein Budget verantwortlich ist.
• Jeder Mitarbeiter, der Waren kaufen oder Dienstleistungen in Anspruch nehmen muss.
• Ihre Lieferanten; sowohl große als auch kleine.

Welche Systemkapazitäten werden benötigt?
Die wichtigsten Bausteine eines Beschaffungssystems sind:

• Informationsmanagement und -zugriff – die meisten dieser Informationen sind wahrscheinlich derzeit nicht in Ihrem ERP-System gespeichert, wie z. B. Details zu Lieferantenqualifikationen, Lieferantenverträgen, RFx-Dokumenten und den dazugehörigen Lieferantenantworten sowie Lieferantenkatalogen.
• Workflow und Geschäftsregeln – im Gegensatz zu den meisten ERP-Funktionen geht es bei Beschaffungsprozessen vielmehr darum, den Ablauf der Aktivitäten zwischen Mitarbeitern, Managern, Beschaffungsexperten, Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung und Lieferanten zu erleichtern.
• Geführte Prozesse – Lösungen müssen ein verbraucherorientiertes Erlebnis bieten, das den heutigen und zukünftigen Bedürfnissen gerecht wird.

Was sind die Schlüssel zum Erfolg?
Jedes zugrunde liegende Beschaffungssystem sollte menschenorientiert sein. Und bei einem solchen System sind die Schlüssel zum Erfolg folgende:

• Akzeptanz bei den Mitarbeitern : Die Akzeptanz bei den Mitarbeitern ist entscheidend für die Erreichung eines hohen Niveaus an „unter Verwaltung stehenden Ausgaben“.
• Lieferantenakzeptanz: Ebenso muss Ihr Beschaffungssystem es Lieferanten leicht machen, auf Selbstbedienungsbasis mit Ihrem Unternehmen zu interagieren.
• Ein bewährtes, vollständiges Rahmenwerk: Es ist wichtig, dass das von Ihnen eingeführte eProcurement-Rahmenwerk den gesamten Umfang abdeckt – auch wenn Sie es schrittweise einführen.
• Ein Partner mit Erfahrung: Die Einführung eines Beschaffungssystems zur Ermöglichung des Ausgabenmanagements unterscheidet sich deutlich von der Einführung eines ERP-Systems, und Sie benötigen einen Partner, der auf Ausgabenmanagement spezialisiert ist.

Welche Auswirkungen wird die Beschaffung auf unsere bestehenden Systeme haben?
Die Geschäftsprozesse des Ausgabenmanagements liegen weitgehend außerhalb des Anwendungsbereichs der meisten ERP-Systeme, daher sind die Auswirkungen der Implementierung von E-Procurement aus Systemperspektive minimal. Zum Beispiel:

• Zur Implementierung des Purchase-to-Pay -Teils der elektronischen Beschaffung:
  • Wenn Sie Bestellanforderungen innerhalb des ERP-Systems verwenden, können Sie diese Funktion einfach deaktivieren.
  • Der Kontenplan wird weiterhin in Ihrem Hauptbuch geführt und lediglich an das Beschaffungssystem übergeben.
  • Die Lieferantenstammdaten werden weiterhin im ERP-System gepflegt und an den Einkauf zur Erstellung von Bestellungen weitergeleitet.
  • Die meisten Bestellungen werden in Ihrem Beschaffungssystem erstellt und als Rückstellungen oder Verpflichtungen an Ihr ERP-System weitergeleitet.
  • Zahlungsschecks werden weiterhin aus Ihrem ERP-System erstellt, die meisten Rechnungen und Gutschriften werden jedoch im eProcurement-System erfasst und verarbeitet.
• Zur Implementierung des Source-to-Contract- Teils der elektronischen Beschaffung:
  • Sie erstellen das umfassende Lieferantenverzeichnis in Ihrem Beschaffungssystem, Ihrem neuen zentralen Datenspeicher für Lieferanteninformationen, und übermitteln von dort bei Bedarf nur grundlegende Lieferanteninformationen an Ihr ERP-System.
  • Falls Sie in Ihrem ERP-System über eine Lieferantenvertragsdatei verfügen, werden Sie diese durch das robustere eProcurement-Vertragsarchiv ersetzen.

Es ist eigentlich ganz einfach, und Anbieter von Ausgabenmanagementlösungen wie Proactis verfügen über viel Erfahrung in der Einrichtung des erforderlichen Integrationsniveaus:

Müssen wir unser bestehendes ERP-System ersetzen, bevor wir ein Ausgabenmanagementprogramm einführen?Sofern keine anderen Gründe für einen Austausch vorliegen, lautet die Antwort mit ziemlicher Sicherheit nein. Wenn Sie die grundlegenden Funktionen für Finanzmanagement und Reporting nutzen können, die Sie heute benötigen, werden die meisten Beschaffungssysteme dies nicht beeinträchtigen.

Ist das Beschaffungssystem, das zu unserem ERP-System gehört, die beste Option für mich?Nur wenige ERP-Systeme verfügen über ein Beschaffungssystem mit einem Anwendungsumfang, der sowohl den Source-to-Contract- als auch den Purchase-to-Pay-Prozess vollständig abdeckt. Da ERP und Beschaffung relativ getrennte Systeme sind, können die Vorteile einer Lösung eines Anbieters, der sich auf Ausgabenmanagement und Beschaffung spezialisiert hat, die Vorteile eines Anbieters, der beides in einem Schritt anbietet, deutlich überwiegen.

Können wir eProcurement jetzt zur Unterstützung unseres Ausgabenmanagementprogramms einsetzen und unser ERP-System später ersetzen, ohne unser Beschaffungssystem zu ersetzen?Ja, die gleichen unkomplizierten Integrationspunkte gelten auch für Ihr zukünftiges System wie für Ihr bestehendes System.

Lässt sich ein einheitlicher Ausgabenmanagementprozess über mehrere ERP-Systeme hinweg einsetzen?Ja, und viele Unternehmen praktizieren dies bereits. Wenn Sie mehrere verschiedene ERP-Systeme zur Unterstützung unterschiedlicher Geschäftsbereiche in Ihrem Unternehmen einsetzen, können Sie enorme Vorteile erzielen, indem Sie ein gemeinsames Ausgabenmanagement-System für alle diese Geschäftsbereiche implementieren und dieses bei Bedarf in die einzelnen ERP-Systeme integrieren.

Wie können wir vermeiden, uns in einem langwierigen und kostspieligen Projekt zu verstricken?
Die Einführung eines Ausgabenmanagementprogramms muss nicht so aufwendig und kostspielig sein wie die Ablösung eines ERP-Systems. Ausgabenmanagement-Einführungen lassen sich problemlos in überschaubare Mini-Projekte unterteilen, deren jeder Schritt einen ROI aufweist:

• Zu bearbeitende Ausgabenkategorien : z. B. beginnen Sie mit einer einzelnen Kategorie wie IT-Ausgaben oder einer Gruppierung ähnlicher Kategorien; arbeiten Sie sich dann in der Reihenfolge der erwarteten Einsparungen durch alle Ihre Kategorien und zugehörigen Lieferanten.
• Umzusetzende Geschäftsprozesse : z. B. mit dem Purchase-to-Pay-Prozess beginnen, um eine solide Grundlage für Einkaufsgenehmigungen zu schaffen, und dann jedes Element des Source-to-Contract-Prozesses angehen, um die Lieferantenpalette schrittweise zu erweitern.
• Organisationseinheiten , die die neuen Funktionen nutzen können: z. B. mit dem Betrieb der Hauptverwaltung oder einer bestimmten Geschäftseinheit beginnen, um Erfahrungen zu sammeln und die Prozesse zu verfeinern.

Indem Sie jede Phase als eine überschaubare Kombination aus Ausgabenkategorien, Geschäftsprozessen und Organisationseinheiten gestalten, können Sie den Umfang jedes Miniprojekts genau kontrollieren, die Ergebnisse messen und im Laufe des Projekts Optimierungen vornehmen.

Wie können wir sowohl frühe als auch nachhaltige Ergebnisse erzielen?
Bei einem klaren Verständnis des Zusammenhangs zwischen Purchase-to-Pay und Source-to-Contract können diese beiden wichtigen Prozesse problemlos parallel ablaufen:

• Ein Purchase-to-Pay-Prozess kann die Grundlage schaffen, um alle im Source-to-Contract-Prozess entstehenden Einsparpotenziale zu realisieren . Der Purchase-to-Pay-Prozess konzentriert sich zudem auf die Ausschöpfung der signifikanten Effizienzsteigerungen in der Kreditorenbuchhaltung.
• Ein Source-to-Contract-Stream wird dem Unternehmen kontinuierlich immer mehr Einsparmöglichkeiten eröffnen , die es im Purchase-to-Pay-Prozess nutzen kann.

Wo fangen wir an?
Die meisten erfolgreichen Initiativen zum Ausgabenmanagement sind eine gemeinsame Anstrengung der Finanzleitung und der Einkaufsleitung eines Unternehmens. Die grundlegenden Schritte für den Einstieg ähneln denen anderer wichtiger Vorhaben:

1. Schaffen Sie innerhalb Ihres Führungsteams ein gemeinsames Verständnis darüber, was zu tun ist.
2. Definieren Sie den geschäftlichen Nutzen der Maßnahmen.
3. Es muss ein praktischer Weg gefunden werden, um die einzelnen Aktivitäten, die zur Erreichung der Ziele (d. h. des Business Case) erforderlich sind, zu steuern, zu messen und zu verbessern .
4. Ermitteln Sie eine Abfolge von Schritten , die die Finanzierung des Vorhabens selbst gewährleisten.

Wir haben einen speziellen Leitfaden erstellt, der die zehn wichtigsten Fragen dazu erläutert und beantwortet, warum und wie Sie ein hochwirksames Ausgabenmanagement implementieren können, das auf Ihr ERP-System abgestimmt ist.