Gestion des dépenses hautement efficace : alignée sur votre système ERP
La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez déployer une gestion des dépenses très efficace avec quasiment n'importe quel système de gestion financière ou ERP. En fait, il est même judicieux d'utiliser un système d'approvisionnement externe à l'ERP.
- La gestion des dépenses consiste à gérer les processus métier qui ne relèvent pas du système ERP – par exemple, elle gère les processus avant qu'une commande ou une facture n'arrive dans l'ERP et avant qu'un fournisseur ne soit ajouté à l'ERP, ainsi qu'une toute nouvelle gamme d'informations sur les fournisseurs, les appels d'offres, les contrats et les catalogues qui ne figurent même pas dans votre système ERP.
- La gestion des dépenses concerne bien plus de personnes que celles qui utilisent un ERP. Certaines parties de votre système d'approvisionnement seront utilisées par la quasi-totalité de vos employés, tandis que d'autres seront utilisées par vos fournisseurs externes.
Les dix questions suivantes constituent les principaux éléments à prendre en compte pour le déploiement de nouveaux systèmes de gestion des dépenses fonctionnant en synergie avec votre système ERP existant :
Quel est notre objectif fondamental ?
L'objectif fondamental de la gestion des dépenses est de maîtriser et de visualiser la manière dont votre organisation achète des biens et des services, et de minimiser le coût total de ces articles ainsi que celui du processus d'achat. Bien que simple en théorie, atteindre cet objectif représente un véritable défi compte tenu de la diversité des biens et services achetés par votre organisation et du nombre de personnes impliquées, tant au sein de votre entreprise que parmi vos fournisseurs. Cependant, ce défi est largement récompensé par les bénéfices escomptés.
Comment allons-nous concrètement réaliser des économies ?
Chaque organisation au monde a la possibilité de réaliser des économies, grâce à :
- Prévention des achats inutiles.
- Une meilleure adéquation des achats aux besoins réels.
- Des prix plus bas pour ce que vous achetez.
- Réduction des coûts administratifs liés aux processus d'achat et de paiement.
- Fabriqué avec une autorisation d'achat appropriée.
- Fabriqué avec des fournisseurs correctement sélectionnés et gérés.
- Payé conformément aux tarifs et conditions corrects.
- Traité rapidement et efficacement à l'échelle de l'organisation.
Quels sont les processus métier impliqués ?
Deux processus métier importants doivent fonctionner de concert pour parvenir à une gestion des dépenses véritablement efficace :
- Le processus « Source-to-Contract » permet de réaliser des économies en identifiant de bons fournisseurs et en établissant des accords avantageux sur lesquels l'organisation peut ensuite s'appuyer pour ses achats.
- Le processus d'achat-paiement permet de réaliser des économies réelles en incitant les employés à effectuer leurs achats en utilisant ces accords avantageux avec les fournisseurs.
La gestion des dépenses implique un pourcentage élevé de personnes au sein de votre organisation, ainsi qu'un certain nombre de personnes externes :
- Professionnels des achats et équipes par catégorie.
- Personnel des comptes fournisseurs (AP).
- Tout responsable ayant la responsabilité d'un budget.
- Tout employé qui a besoin d'acheter des biens ou de faire appel à des services.
- Vos fournisseurs, grands et petits.
Quelles sont les capacités système nécessaires ?
Les principaux éléments constitutifs d'un système d'approvisionnement sont :
- Gestion et accès à l'information – dont la plupart ne figurent probablement pas actuellement dans votre système ERP, comme les détails concernant les qualifications des fournisseurs, les contrats fournisseurs, les documents RFx et les réponses des fournisseurs, ainsi que les catalogues fournisseurs.
- Règles de flux de travail et d'affaires - contrairement à la plupart des fonctions ERP, les processus d'approvisionnement visent bien plus à faciliter le flux d'activité entre les employés, les gestionnaires, les professionnels des achats, le personnel des comptes fournisseurs et les fournisseurs.
- Processus guidés – les solutions doivent offrir une expérience de type consommateur qui réponde à leurs besoins actuels et futurs.
Quelles sont les clés du succès ?
Tout système d'approvisionnement sous-jacent doit être centré sur l'humain. Et avec un tel système, les clés du succès sont :
- Adhésion des employés : L'adhésion des employés est essentielle pour atteindre un niveau élevé de « dépenses sous gestion ».
- Adoption par les fournisseurs : De même , votre système d’approvisionnement doit faciliter les interactions des fournisseurs avec votre entreprise en mode libre-service.
- Un cadre éprouvé et complet : il est important que le cadre d’approvisionnement électronique que vous mettez en place couvre l’ensemble du périmètre – même si vous procédez par étapes.
- Un partenaire expérimenté : le déploiement d’un système d’approvisionnement pour la gestion des dépenses est très différent du déploiement d’un système ERP, et vous aurez besoin d’un partenaire spécialisé dans la gestion des dépenses.
Quel sera l'impact de la fonction Achats sur nos systèmes existants ?
Les processus de gestion des dépenses sont généralement hors du champ d'application de la plupart des systèmes ERP ; l'impact de la mise en œuvre de l'approvisionnement électronique est donc minime du point de vue des systèmes. Par exemple :
- Pour la mise en œuvre de la partie « Achat-Paiement » de l’approvisionnement électronique :
- Si vous utilisez la demande d'achat dans votre ERP, il vous suffit de désactiver cette fonction.
- Le plan comptable continuera d'être tenu dans votre comptabilité générale et sera simplement transmis au système d'approvisionnement.
- Les fichiers maîtres des fournisseurs continueront d'être gérés dans l'ERP et transmis au service des achats pour l'émission des bons de commande.
- La plupart des bons de commande seront créés dans votre système d'approvisionnement et transmis à votre système ERP sous forme de provisions ou d'engagements.
- Les chèques de paiement continueront d'être émis par votre système ERP, mais la plupart des factures et des notes de crédit seront enregistrées et traitées dans le système d'approvisionnement électronique.
- Pour la mise en œuvre de la partie « Source-to-Contract » de l’approvisionnement électronique :
- Vous créerez un répertoire complet des fournisseurs dans votre système d'approvisionnement, qui constituera votre nouveau référentiel principal d'informations sur les fournisseurs, et vous ne transmettrez à votre système ERP que les informations de base sur les fournisseurs, selon les besoins.
- Si vous disposez d'un fichier de contrat fournisseur dans votre ERP, vous le remplacerez par le référentiel de contrats d'approvisionnement électronique, plus robuste.
Devons-nous remplacer notre système ERP actuel avant de nous lancer dans un programme de gestion des dépenses ?À moins d'avoir d'autres raisons de le remplacer, la réponse est presque certainement non. Si vous disposez actuellement des fonctionnalités essentielles de gestion financière et de reporting dont vous avez besoin, la plupart des systèmes d'approvisionnement ne devraient pas perturber ce fonctionnement.
Le système d'approvisionnement fourni avec notre système ERP est-il la meilleure option pour moi ?Rares sont les systèmes ERP, voire inexistants, qui intègrent un module Achats doté de la gamme d'applications nécessaire pour prendre pleinement en charge les processus métiers « de la source au contrat » et « de l'achat au paiement ». Il est important de noter que, les systèmes ERP et Achats étant relativement distincts, les avantages d'une solution proposée par un fournisseur spécialisé dans la gestion des dépenses et les achats peuvent largement surpasser ceux d'un fournisseur proposant une solution unique.
Peut-on déployer dès maintenant une solution d'approvisionnement électronique pour soutenir notre programme de gestion des dépenses, puis remplacer ultérieurement notre système ERP sans remplacer notre système d'approvisionnement ?Oui, les mêmes points d'intégration simples s'appliqueront à votre futur système comme à votre système actuel.
Peut-on déployer un processus unique de gestion des dépenses sur plusieurs systèmes ERP ?Oui, et de nombreuses entreprises le font déjà. Si votre organisation utilise plusieurs systèmes ERP pour gérer différentes unités opérationnelles, vous pouvez tirer d'énormes avantages de la mise en place d'une solution de gestion des dépenses commune à toutes ces unités, tout en l'intégrant, selon les besoins, à chaque système ERP.
Comment éviter de se retrouver embourbé dans un projet long et coûteux ?
Déployer un programme de gestion des dépenses ne doit pas nécessairement être un projet aussi ardu et coûteux que le remplacement d'un ERP. Le déploiement d'un programme de gestion des dépenses se segmente facilement en mini-projets gérables, dont chaque étape présente un retour sur investissement.
- Catégories de dépenses à traiter : par exemple, commencez par une seule catégorie comme les dépenses informatiques ou un groupe de catégories similaires ; parcourez ensuite toutes vos catégories et les fournisseurs associés en fonction des économies attendues.
- Processus métier à mettre en œuvre : par exemple, commencer par le processus d’achat-paiement afin d’établir une base solide d’autorisations d’achat, puis passer à l’étape suivante : aborder chaque élément du processus d’approvisionnement-contrat afin d’élargir progressivement la gamme de fournisseurs.
- Les entités organisationnelles qui utiliseront ces nouvelles fonctionnalités peuvent, par exemple, commencer par les opérations de votre siège social ou d'une unité commerciale particulière afin d'acquérir de l'expérience et d'affiner vos processus.
Comment s'organiser pour obtenir des résultats rapides et durables ?
Grâce à une compréhension claire de l'interrelation entre le processus d'achat et le processus d'approvisionnement, il est facile pour ces deux processus importants de progresser en parallèle :
- Un flux d'achat intégré permet de mettre en place un cadre pour optimiser les économies réalisées grâce à toutes les opportunités créées dans le processus d'approvisionnement et de contractualisation. Ce flux vise également à concrétiser les gains d'efficacité significatifs possibles au niveau des achats.
- Un flux d'approvisionnement allant de la source au contrat créera continuellement de plus en plus d'opportunités d'économies pour l'organisation, qu'elle pourra exploiter dans le processus d'achat au paiement.
Par où commencer ?
La plupart des initiatives de gestion des dépenses réussies sont le fruit d'une collaboration entre le directeur financier et le directeur des achats d'une organisation. Les étapes de base pour démarrer sont similaires à celles de tout autre projet important :
- Établissez une compréhension commune des actions à entreprendre au sein de votre équipe de direction.
- Définir les arguments commerciaux justifiant la prise de décision.
- Mettre en place une méthode pratique pour gérer, mesurer et améliorer chacune des activités nécessaires à la réalisation des objectifs (c’est-à-dire l’analyse de rentabilité).
- Identifier une séquence d'étapes permettant d'autofinancer l'effort.
Nous avons créé un guide spécial pour présenter et répondre aux 10 principales questions sur le pourquoi et le comment du déploiement d'une gestion des dépenses hautement efficace et alignée sur votre système ERP.