Zeer effectief uitgavenbeheer: afgestemd op uw ERP-systeem.

Spend Management is een reeks gestructureerde bedrijfsprocessen die het beheer en de transparantie van de uitgaven van uw organisatie aanzienlijk verbeteren. Maar u vraagt zich misschien af of het mogelijk is om effectief Spend Management te implementeren ZONDER eerst uw bestaande Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem te vervangen – een proces dat langdurig, kostbaar en risicovol kan zijn.

Het goede nieuws is dat u zeer effectief uitgavenbeheer kunt implementeren rondom vrijwel elk financieel beheersysteem of ERP-systeem. Sterker nog, het is verstandig om een inkoopsysteem te gebruiken dat buiten de ERP-omgeving valt:

1. Spend Management gaat over het beheren van bedrijfsprocessen die buiten het ERP-systeem vallen. Het beheert bijvoorbeeld de processen vóórdat een inkooporder of factuur in het ERP-systeem terechtkomt en vóórdat een leverancier aan het ERP-systeem wordt toegevoegd. Daarnaast biedt het toegang tot een hele reeks nieuwe gegevens over leveranciers, offerteaanvragen, contracten en catalogi die niet eens in uw ERP-systeem staan.
2. Bij spendmanagement zijn veel meer mensen betrokken dan bij ERP-systemen. Delen van uw inkoopsysteem worden door vrijwel elke medewerker gebruikt. Andere delen worden gebruikt door uw externe leveranciers.

Gelukkig zijn de meeste Inkoopsystemen Ze zijn ontworpen om de raakvlakken met uw kernsystemen voor financiën en bedrijfsvoering te beperken en niet-invasief te maken, waardoor ze heel praktisch zijn om toe te voegen aan bestaande systemen.

De volgende tien vragen zijn van belang bij de implementatie van nieuwe spendmanagement-systemen die naadloos samenwerken met uw bestaande ERP-systeem:

Wat is onze fundamentele doelstelling?
Het fundamentele doel van spendmanagement is om controle en inzicht te krijgen in de manier waarop uw organisatie goederen en diensten inkoopt, en om de totale kosten van die artikelen en de kosten van het inkoopproces te minimaliseren. Hoewel dit eenvoudig geformuleerd is, is het behalen van dit doel een uitdaging gezien het brede scala aan goederen en diensten dat uw organisatie inkoopt, en gezien de vele mensen binnen uw organisatie en leveranciers die hierbij betrokken zijn. Maar het is een uitdaging die de moeite waard is, omdat de opbrengst zo groot is.

Hoe gaan we precies besparingen realiseren?
Elke organisatie ter wereld heeft mogelijkheden om kosten te besparen, bijvoorbeeld door:

• Het voorkomen van onnodige aankopen.
• Een betere afstemming van de aankopen op de werkelijke behoeften.
• Lagere prijzen voor wat je koopt.
• Lagere administratieve kosten voor inkoop- en betalingsprocessen.

Deze combinatie van besparingen kan alleen op voorspelbare wijze worden behaald als ze aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Gemaakt met de juiste aankoopautorisatie.
• Gemaakt met materialen van leveranciers die op de juiste manier zijn geselecteerd en beheerd.
• Betaald tegen de correcte prijs en voorwaarden.
• Snel en efficiënt verwerkt in de hele organisatie.

Welke bedrijfsprocessen zijn hierbij betrokken?
Er zijn twee belangrijke bedrijfsprocessen die samen moeten werken om echt effectief uitgavenbeheer te realiseren:

• Het Source-to-Contract- proces creëert besparingsmogelijkheden door goede leveranciers te vinden en voordelige overeenkomsten te sluiten op basis waarvan de organisatie vervolgens kan inkopen.
• Het Purchase-to-Pay- proces zorgt voor daadwerkelijke besparingen doordat medewerkers worden aangemoedigd om aankopen te doen via voordelige leveranciersovereenkomsten voor de producten die ze nodig hebben.

Welke mensen zijn erbij betrokken?
Uitgavenbeheer betreft een groot percentage van de medewerkers binnen uw organisatie, evenals een aantal externe partijen:

• Inkoopprofessionals en categorieteams.
• Medewerkers van de crediteurenadministratie (AP).
• Iedere manager die verantwoordelijk is voor een budget.
• Iedere werknemer die goederen moet kopen of diensten moet afnemen.
• Uw leveranciers, zowel grote als kleine.

Welke systeemfunctionaliteiten zijn nodig?
De belangrijkste bouwstenen van een inkoopsysteem zijn:

• Informatiebeheer en -toegang - waarvan het grootste deel waarschijnlijk momenteel niet in uw ERP-systeem is opgeslagen, zoals details over leverancierskwalificaties, leverancierscontracten, RFx-documenten en de bijbehorende reacties van leveranciers, en leverancierscatalogi.
• Werkstroom en bedrijfsregels - in tegenstelling tot de meeste ERP-functies, draait het bij inkoopprocessen veel meer om het faciliteren van de activiteitenstroom tussen medewerkers, managers, inkoopprofessionals, crediteurenadministratie en leveranciers.
• Begeleide processen - oplossingen moeten een gebruikerservaring bieden die aansluit bij de behoeften van de consument, zowel nu als in de toekomst.

Wat zijn de sleutels tot succes?
Elk onderliggend inkoopsysteem moet mensgericht zijn. En met zo'n systeem zijn de sleutels tot succes:

• Acceptatie door medewerkers : Acceptatie door medewerkers is cruciaal voor het bereiken van een hoog niveau van 'uitgaven onder beheer'.
• Acceptatie door leveranciers: Ook uw inkoopsysteem moet het voor leveranciers gemakkelijk maken om zelfstandig met uw bedrijf te communiceren.
• Een beproefd, compleet raamwerk: Het is belangrijk dat het e-procurementraamwerk dat u implementeert, de volledige reikwijdte bestrijkt – zelfs als u het stap voor stap aanpakt.
• Een partner met ervaring: De implementatie van een inkoopsysteem voor spendmanagement is heel anders dan de implementatie van een ERP-systeem, en u wilt een partner die specialist is in spendmanagement.

Welke impact zal inkoop hebben op onze bestaande systemen?
De bedrijfsprocessen voor uitgavenbeheer vallen grotendeels buiten het bereik van de meeste ERP-systemen, waardoor de impact van de implementatie van eProcurement vanuit systeemperspectief minimaal is. Bijvoorbeeld:

• Voor de implementatie van het Purchase-to-Pay- gedeelte van eProcurement:
  • Als u binnen het ERP-systeem gebruikmaakt van inkoopaanvragen, kunt u deze functie eenvoudig uitschakelen.
  • Het rekeningschema blijft behouden in uw grootboek en wordt eenvoudigweg doorgegeven aan het inkoopsysteem.
  • De leveranciersstamgegevens blijven in het ERP-systeem beheerd en worden doorgegeven aan de inkoopafdeling voor gebruik bij het aanmaken van inkooporders.
  • De meeste inkooporders worden aangemaakt in uw inkoopsysteem en doorgegeven aan uw ERP-systeem als opgebouwde kosten of verplichtingen.
  • Betalingscheques zullen nog steeds vanuit uw ERP-systeem worden uitgeschreven, maar de meeste facturen en creditnota's zullen worden geregistreerd en verwerkt in eProcurement.
• Voor de implementatie van het Source-to-Contract- gedeelte van eProcurement:
  • U maakt van de uitgebreide leveranciersdirectory in uw inkoopsysteem uw nieuwe centrale opslagplaats voor leveranciersinformatie en stuurt vanuit daar alleen de meest essentiële leveranciersinformatie door naar uw ERP-systeem, indien nodig.
  • Als u in uw ERP-systeem leverancierscontracten hebt opgeslagen, vervangt u deze door de robuustere eProcurement-contractrepository.

Het is eigenlijk vrij eenvoudig, en aanbieders van oplossingen voor spendmanagement zoals Proactis hebben veel ervaring met het opzetten van het minimale vereiste integratieniveau:

Moeten we ons bestaande ERP-systeem vervangen voordat we aan een spendmanagementprogramma beginnen?Tenzij u andere redenen hebt om het te vervangen, is het antwoord vrijwel zeker nee. Als u de essentiële financiële beheer- en rapportagemogelijkheden krijgt die u vandaag de dag nodig hebt, zullen de meeste inkoopsystemen dit niet verstoren.

Is het inkoopsysteem dat bij ons ERP-systeem hoort de beste optie voor mij?Zeer weinig ERP-systemen, zo niet geen enkel, beschikken over een inkoopsysteem met een breed scala aan applicaties om zowel het inkoop-naar-contract- als het aankoop-naar-betalingsproces volledig te ondersteunen. Houd er rekening mee dat ERP en inkoop relatief gescheiden systemen zijn. De voordelen van een oplossing van een leverancier die zich volledig richt op zowel spendmanagement als inkoop, wegen daarom vaak zwaarder dan de voordelen van een oplossing van één enkele leverancier.

Kunnen we eProcurement nu al inzetten ter ondersteuning van ons uitgavenbeheerprogramma en ons ERP-systeem later vervangen zonder ons inkoopsysteem te hoeven vervangen?Ja, dezelfde eenvoudige integratiepunten zijn van toepassing op uw toekomstige systeem als op uw huidige systeem.

Kunnen we één enkel uitgavenbeheerproces implementeren in meerdere ERP-systemen?Ja, en veel bedrijven doen dit tegenwoordig al. Als u verschillende ERP-systemen hebt die verschillende bedrijfsonderdelen binnen uw organisatie ondersteunen, kunt u enorme voordelen behalen door een gemeenschappelijke 'paraplu' voor uitgavenbeheer te implementeren voor al die bedrijfsonderdelen, en deze waar nodig te integreren met elk van de afzonderlijke ERP-systemen.

Hoe voorkomen we dat we verstrikt raken in een langdurig en kostbaar project?
Het implementeren van een uitgavenbeheerprogramma hoeft lang niet zo'n moeizaam en kostbaar project te zijn als het vervangen van een ERP-systeem. Uitrol van uitgavenbeheerprogramma's kan eenvoudig worden opgedeeld in beheersbare mini-projecten met een aantoonbaar rendement op investering (ROI) per stap:

• Te behandelen uitgavencategorieën : begin bijvoorbeeld met één categorie, zoals IT-uitgaven, of een groep vergelijkbare categorieën; doorloop vervolgens alle categorieën en bijbehorende leveranciers in de volgorde van de verwachte besparingen.
• Te implementeren bedrijfsprocessen : begin bijvoorbeeld met het inkoop-tot-betalingsproces om een solide basis te leggen voor inkoopautorisaties, en ga vervolgens verder met elk element van het inkoop-tot-contractproces om het aantal leveranciers stapsgewijs uit te breiden.
• Organisaties die de nieuwe mogelijkheden kunnen benutten: begin bijvoorbeeld met uw hoofdkantoor of een specifieke bedrijfseenheid om ervaring op te doen en uw processen te verfijnen.

Door van elke fase een beheersbare combinatie van uitgavencategorieën, bedrijfsprocessen en organisatorische entiteiten te maken, kunt u de omvang van elk miniproject nauwlettend in de gaten houden, de resultaten meten en gaandeweg aanpassingen doorvoeren.

Hoe zorgen we voor zowel snelle als blijvende resultaten?
Met een helder begrip van de onderlinge relatie tussen het inkoop-tot-betalingsproces en het inkoop-tot-contractproces kunnen deze twee belangrijke processen gemakkelijk parallel verlopen:

• Een Purchase-to-Pay-proces kan het kader scheppen om besparingen te realiseren die voortvloeien uit alle mogelijkheden die ontstaan in Source-to-Contract. Het Purchase-to-Pay-proces richt zich ook op het benutten van de aanzienlijke efficiëntiewinsten die behaald kunnen worden in de crediteurenadministratie (AP).
• Een Source-to-Contract-stroom creëert continu steeds meer besparingsmogelijkheden voor de organisatie om te benutten in het Purchase-to-Pay-proces.

Waar beginnen we?
De meeste succesvolle initiatieven op het gebied van uitgavenbeheer zijn een gezamenlijke inspanning van de hoogste financiële directeur en de hoogste inkoopdirecteur van een organisatie. De basisstappen om te beginnen zijn vergelijkbaar met die voor elk ander belangrijk project:

1. Zorg voor een gemeenschappelijk begrip binnen uw directieteam van wat er moet gebeuren.
2. Formuleer de zakelijke argumenten voor het nemen van actie.
3. Ontwikkel een praktische manier om elk van de benodigde activiteiten te beheren, te meten en te verbeteren, teneinde de doelstellingen te bereiken (oftewel de businesscase).
4. Identificeer een reeks stappen die het project zelf financieren.

We hebben een speciale handleiding samengesteld met antwoorden op de 10 belangrijkste vragen over waarom en hoe u zeer effectief spendmanagement kunt implementeren dat is afgestemd op uw ERP-systeem.