Erfolg im Beschaffungsprozess – Akzeptanz durch positive Nutzererfahrung fördern

Von Lewis Joshi, Business Development ExecutiveProactis

Einer der wichtigsten Schlüssel zum Erfolg eines Beschaffungssystems ist die Fähigkeit, eine unternehmensweite Akzeptanz zu erreichen, indem es den Mitarbeitern erleichtert wird, das zu bestellen, was sie benötigen, den Managern, diese Anfragen zu prüfen und zu genehmigen, und den Abteilungsleitern, die Auswirkungen der Ausgaben auf ihre jeweiligen Budgets zu erkennen.

Hier zeigt sich der Vorteil erstklassiger Beschaffung gegenüber veralteten ERP-Einkaufsmodulen. ERP-Systeme decken ein breites Funktionsspektrum ab und sind für Finanzexperten konzipiert, nicht für den durchschnittlichen Anwender. Sie erzwingen starre Unternehmensrichtlinien für den Einkauf, hochkomplexe Anforderungsprozesse und Genehmigungsverfahren, die Wochen dauern können – und das alles über ein schwer verständliches und unübersichtliches System. Die Akzeptanz ist daher oft gering.

Die gute Nachricht: Neuere cloudbasierte Beschaffungsanwendungen, wie beispielsweise die Tools von Proactis, setzen auf eine benutzerfreundliche Oberfläche, um die Akzeptanz zu steigern. Im Beschaffungswesen bedeutet dies, ein intuitives Einkaufserlebnis zu schaffen und eine Benutzeroberfläche zu bieten, die den Nutzer fragt: „Was benötigen Sie?“ und Bestellungen mit wenigen Klicks ermöglicht. Mitarbeiter müssen nicht mehr in Offline-Katalogen nach den benötigten Artikeln suchen, mit dem Bestellschein herumlaufen und Genehmigungen einholen. Alle relevanten Unternehmensrichtlinien für den Einkauf, Katalogartikel bevorzugter Lieferanten, weitere relevante Lieferanten und der Zugang zu Expertenunterstützung sind online verfügbar.

Ein erfolgreiches Beschaffungssystem sollte ein intuitives Einkaufserlebnis bieten, das es Mitarbeitern ermöglicht, sich auf ihr Tagesgeschäft zu konzentrieren, ohne dabei auf Transparenz und die notwendigen Managementfunktionen für eine effektive Ausgabenkontrolle zu verzichten. Es sollte benutzerfreundlich gestaltet sein und einen Kulturwandel fördern, der es Mitarbeitern erlaubt, ihre täglichen Einkäufe selbstständig und innerhalb der vorgegebenen organisatorischen Richtlinien abzuwickeln. Erstklassige Beschaffungsanwendungen sind hochproduktiv und leicht zu erlernen – für Abteilungsleiter, Einkäufer und sogar Lieferanten.

Für Mitarbeiter:

• Eine äußerst intuitive Benutzeroberfläche mit übersichtlichen Bildschirmen und minimalem Eingabeaufwand macht die Nutzung des Systems auch für Gelegenheitsnutzer einfach.
• Induktives Einkaufen führt Mitarbeiter schnell zu potenziellen Lieferanten, Katalogen und Websites und erleichtert es ihnen so, genau das zu finden, was sie von einer autorisierten Quelle benötigen.
• Die Transparenz der Anfragen während des gesamten Prozesses vermittelt den Mitarbeitern ein echtes Gefühl der Mitbestimmung.

Für Abteilungsleiter :

• Die automatisierte Kontenzuordnung und Budgetprüfung macht zeitaufwändige Nachschlage- oder Überprüfungsarbeiten überflüssig.
• Flexible Arbeitsabläufe und Genehmigungshierarchien ermöglichen Genehmigungsgruppen, temporäre Zuweisungen, Urlaubsregelungen usw.
• E-Mail-Benachrichtigungen für genehmigungspflichtige Kaufanfragen mit individuellen Gruppierungs- und Zeiteinstellungen erleichtern die Zeiteinteilung und vermeiden Verzögerungen.
• Genehmigungen mit einem Klick oder die Möglichkeit, Kommentare an den Anfragenden zurückzusenden, machen den Autorisierungsprozess schnell und einfach.
• Die vollständige Transparenz der Kostenpipeline liefert Managern die Informationen, die sie benötigen, um die Ausgaben und den Cashflow ihrer Abteilungen effektiv zu steuern.

Für Einkaufsfachleute :

• Die Möglichkeit für Mitarbeiter, Waren und Dienstleistungen des täglichen Bedarfs selbstständig einzukaufen, schafft Zeit für wertschöpfendere Tätigkeiten wie strategische Beschaffung und Lieferantenmanagement.
• Freiform- und Vorlagenanforderungen in Kombination mit elektronischen Katalogen beschleunigen die Kommunikation der Bedürfnisse vom Anforderer zum Käufer.
• E-Mail-Benachrichtigungen für erforderliche Aktionen wie Vertragsprüfungen und Beschaffungsschritte ermöglichen es dem Einkaufspersonal, ausnahmeorientiert zu arbeiten, ohne dass etwas „durchs Raster fällt“.
• Unterstützung bei der Lieferantenintegration, automatisierte Beschaffungsvorgänge, elektronische RFx-Fragebögen und ein zentralisiertes Vertragsmanagement sorgen für Struktur und reduzieren den administrativen Aufwand für viele Aktivitäten, die erforderlich sind, um Lieferanten und Vereinbarungen mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis zu erhalten.

Für Finanzexperten:

• Der Einkauf per Bestellung verringert die Belastung der Kreditorenbuchhaltung durch unerwartete Rechnungen.
• Vorcodierte Auftragszeilen eliminieren den Kreislauf „Wer hat das gekauft und wofür?“, der den Kostenverteilungs- und Zahlungsprozess verlangsamt.
• Vorab-Budgetprüfungen stellen sicher, dass die Mittel vor der Autorisierung der Käufe verfügbar sind.
• Die automatisierte Rechnungsabgleichung und Fehlerbehebung bei Abweichungen über einen elektronischen Workflow vereinfacht die Rechnungsannahme.
• Die Transparenz der Kostenpipeline stellt sicher, dass es keine bösen Überraschungen durch unerwartete Verpflichtungen gibt.