Réussir ses achats : favoriser l’adoption grâce à l’expérience utilisateur

Par Lewis Joshi, responsable du développement commercial,Proactis

L'une des clés les plus importantes du succès d'un système d'approvisionnement est sa capacité à obtenir l'adoption à l'échelle de l'organisation, en facilitant la commande par les employés de ce dont ils ont besoin, l'examen et l'approbation de ces demandes par les gestionnaires, et la visualisation par les chefs de service de l'impact des dépenses sur leurs budgets respectifs.

C’est là que les solutions d’approvisionnement les plus performantes surpassent les modules d’achat des progiciels de gestion intégrée (PGI) traditionnels. Les PGI couvrent un large éventail de fonctions et sont conçus pour les experts financiers, et non pour l’utilisateur lambda. Ils imposent des directives d’achat d’entreprise rigides, des processus de demande d’achat extrêmement complexes et des procédures d’approbation qui peuvent prendre des semaines ; le tout via un système difficile à appréhender et à maîtriser. L’adhésion, comme vous pouvez l’imaginer, fait souvent défaut.

La bonne nouvelle, c'est que les nouvelles applications d'approvisionnement en nuage, comme celles de Proactis, privilégient l'expérience utilisateur pour favoriser leur adoption. Concrètement, cela signifie créer une expérience d'achat intuitive et une interface qui invite l'utilisateur à se poser la question : « De quoi avez-vous besoin ? » et permet de passer commande en quelques clics. Les employés n'ont plus besoin de parcourir des catalogues papier, de se déplacer avec le bon de commande ni de relancer les approbations. Toutes les politiques d'achat de l'entreprise, les articles des fournisseurs privilégiés, les autres fournisseurs externes et l'assistance d'experts en achats sont accessibles en ligne.

Pour qu'un système d'approvisionnement soit performant, il doit offrir une véritable expérience d'achat permettant aux employés de se concentrer sur leurs tâches principales sans pour autant sacrifier la visibilité et les outils de gestion nécessaires à un contrôle efficace des dépenses. Son interface intuitive doit favoriser un changement de culture, permettant aux employés d'effectuer leurs achats quotidiens en toute autonomie, dans le respect des procédures organisationnelles établies. Les meilleures applications d'approvisionnement sont hautement productives et faciles à prendre en main pour les responsables de service, les professionnels des achats et même les fournisseurs.

Pour les employés :

• Une interface utilisateur très intuitive, avec des écrans épurés et des exigences de saisie minimales, rend l'utilisation du système facile, même pour les utilisateurs occasionnels.
• L'achat inductif guide rapidement les employés vers les fournisseurs potentiels, les catalogues et les sites web, facilitant ainsi la recherche de ce dont ils ont besoin auprès d'une source autorisée.
• La visibilité des demandes tout au long du processus donne aux employés un véritable sentiment d'appropriation.

À l' attention des chefs de service :

• La codification automatisée des comptes et le contrôle budgétaire éliminent le besoin de recherches ou de vérifications fastidieuses.
• La flexibilité des flux de travail et des hiérarchies d'approbation permet la mise en place de groupes d'approbation, d'affectations temporaires, de congés, etc.
• Les notifications par e-mail pour les demandes d'achat nécessitant une approbation, avec des préférences personnalisées de regroupement et de planification, facilitent la gestion du temps tout en évitant les retards.
• L'approbation en un clic ou le retour au demandeur avec des commentaires rendent le processus d'autorisation rapide et facile.
• Une visibilité complète sur l'ensemble des coûts permet aux gestionnaires de disposer des informations nécessaires pour gérer efficacement les dépenses et les flux de trésorerie de leur département.

À l'attention des professionnels des achats :

• L'achat en libre-service de biens et services courants par les employés libère du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée telles que l'approvisionnement stratégique et la gestion des fournisseurs.
• Les bons de commande libres et types, associés aux catalogues électroniques, accélèrent la communication des besoins entre le demandeur et l'acheteur.
• Les alertes par courriel concernant les actions requises, telles que les examens de contrats et les étapes d'approvisionnement, permettent au personnel des achats de travailler au cas par cas sans rien laisser passer.
• L’assistance à l’intégration des fournisseurs, les événements de sourcing automatisés, les questionnaires RFx électroniques et la gestion centralisée des contrats structurent et réduisent les efforts administratifs pour de nombreuses activités nécessaires à l’obtention des fournisseurs et des accords les plus avantageux.

Pour les professionnels de la finance:

• L'achat par bon de commande réduit la charge que représentent les factures imprévues pour le service comptabilité fournisseurs.
• Les lignes de commande pré-codées éliminent le cycle « qui a acheté ceci et pourquoi ? » qui ralentit le processus d'affectation des coûts et de paiement.
• Les vérifications budgétaires préalables aux commandes permettent de s'assurer que les fonds sont disponibles avant l'autorisation des achats.
• L'appariement automatisé des factures et la résolution des problèmes de concordance via un flux de travail électronique simplifient l'acceptation des factures.
• La visibilité sur les coûts en cours permet d'éviter les mauvaises surprises liées à des engagements imprévus.