Door Lewis Joshi, Business Development Executive.Proactis
Een van de belangrijkste sleutels tot het succes van een inkoopsysteem is de mogelijkheid om acceptatie binnen de hele organisatie te bereiken door het voor medewerkers gemakkelijker te maken om te bestellen wat ze nodig hebben, voor managers om die aanvragen te beoordelen en goed te keuren, en voor afdelingshoofden om de impact van de uitgaven op hun respectievelijke budgetten te zien.
Dit is waar de beste inkoopoplossingen de ouderwetse ERP-inkoopmodules overtreffen. ERP-systemen bestrijken een breed scala aan functies en zijn ontworpen voor financiële experts, niet voor de doorsnee gebruiker. De systemen dwingen tot rigide inkooprichtlijnen, zeer complexe aanvraagprocessen en goedkeuringsprocessen die weken kunnen duren; en dat alles via een systeem dat moeilijk te begrijpen en te gebruiken is. Draagvlak ontbreekt, zoals je wellicht al vermoedt.
Het goede nieuws is dat nieuwere cloudgebaseerde inkoopapplicaties, zoals de tools van Proactis, zich richten op het stimuleren van de acceptatie door middel van een gebruiksvriendelijke interface. Voor inkoop betekent dit het creëren van een winkelervaring en een interface die de gebruiker de vraag stelt: "Wat heb je nodig?" en waarmee bestellingen met slechts een paar klikken kunnen worden afgerond. Medewerkers hoeven niet langer offline catalogi door te bladeren om te vinden wat ze nodig hebben, met de bestelbon rond te lopen en goedkeuringen te verkrijgen. Alle relevante inkooprichtlijnen van het bedrijf, catalogusartikelen van voorkeursleveranciers, andere relevante punch-out-leveranciers en toegang tot deskundige inkoopondersteuning zijn online beschikbaar.
Een succesvol inkoopsysteem moet een echte winkelervaring creëren, waardoor medewerkers zich kunnen concentreren op hun dagelijkse werkzaamheden zonder in te boeten aan inzicht en beheersbaarheid die nodig zijn voor effectief uitgavenbeheer. Het systeem moet gebruiksvriendelijk zijn en een cultuurverandering teweegbrengen, waardoor medewerkers dagelijkse aankopen zelfstandig kunnen uitvoeren binnen de vastgestelde organisatierichtlijnen. De beste inkoopapplicaties zijn zeer productief en gemakkelijk te leren voor afdelingsmanagers, inkopers en zelfs leveranciers.
Voor werknemers:
Een van de belangrijkste sleutels tot het succes van een inkoopsysteem is de mogelijkheid om acceptatie binnen de hele organisatie te bereiken door het voor medewerkers gemakkelijker te maken om te bestellen wat ze nodig hebben, voor managers om die aanvragen te beoordelen en goed te keuren, en voor afdelingshoofden om de impact van de uitgaven op hun respectievelijke budgetten te zien.
Dit is waar de beste inkoopoplossingen de ouderwetse ERP-inkoopmodules overtreffen. ERP-systemen bestrijken een breed scala aan functies en zijn ontworpen voor financiële experts, niet voor de doorsnee gebruiker. De systemen dwingen tot rigide inkooprichtlijnen, zeer complexe aanvraagprocessen en goedkeuringsprocessen die weken kunnen duren; en dat alles via een systeem dat moeilijk te begrijpen en te gebruiken is. Draagvlak ontbreekt, zoals je wellicht al vermoedt.
Het goede nieuws is dat nieuwere cloudgebaseerde inkoopapplicaties, zoals de tools van Proactis, zich richten op het stimuleren van de acceptatie door middel van een gebruiksvriendelijke interface. Voor inkoop betekent dit het creëren van een winkelervaring en een interface die de gebruiker de vraag stelt: "Wat heb je nodig?" en waarmee bestellingen met slechts een paar klikken kunnen worden afgerond. Medewerkers hoeven niet langer offline catalogi door te bladeren om te vinden wat ze nodig hebben, met de bestelbon rond te lopen en goedkeuringen te verkrijgen. Alle relevante inkooprichtlijnen van het bedrijf, catalogusartikelen van voorkeursleveranciers, andere relevante punch-out-leveranciers en toegang tot deskundige inkoopondersteuning zijn online beschikbaar.
Een succesvol inkoopsysteem moet een echte winkelervaring creëren, waardoor medewerkers zich kunnen concentreren op hun dagelijkse werkzaamheden zonder in te boeten aan inzicht en beheersbaarheid die nodig zijn voor effectief uitgavenbeheer. Het systeem moet gebruiksvriendelijk zijn en een cultuurverandering teweegbrengen, waardoor medewerkers dagelijkse aankopen zelfstandig kunnen uitvoeren binnen de vastgestelde organisatierichtlijnen. De beste inkoopapplicaties zijn zeer productief en gemakkelijk te leren voor afdelingsmanagers, inkopers en zelfs leveranciers.
Voor werknemers:
- Een zeer intuïtieve gebruikersinterface met overzichtelijke schermen en minimale invoervereisten maakt het gebruik van het systeem eenvoudig, zelfs voor gebruikers die het systeem niet vaak gebruiken.
- Inductief inkopen leidt medewerkers snel naar potentiële leveranciers, catalogi en websites, waardoor ze gemakkelijk precies kunnen vinden wat ze nodig hebben bij een erkende bron.
- Doordat medewerkers gedurende het hele proces inzicht hebben in hun aanvragen, voelen ze zich echt betrokken.
- Geautomatiseerde accountcodering en budgetcontrole maken tijdrovende zoekacties of verificaties overbodig.
- Flexibele workflows en goedkeuringshiërarchieën maken het mogelijk om goedkeuringsgroepen, tijdelijke opdrachten, vakanties, enzovoort te beheren.
- E-mailnotificaties voor aankoopverzoeken die goedkeuring vereisen, met persoonlijke voorkeuren voor groepering en timing, maken het gemakkelijk om de tijd te beheren en vertragingen te voorkomen.
- Goedkeuringen met één klik of terugsturen naar de aanvrager met opmerkingen maken het autorisatieproces snel en eenvoudig.
- Volledig inzicht in de kostenstroom biedt managers de informatie die ze nodig hebben om de uitgaven en de cashflow van afdelingen effectief te beheren.
- Zelfbediening voor de aankoop van standaardgoederen en -diensten door werknemers maakt tijd vrij voor activiteiten met toegevoegde waarde, zoals strategische inkoop en leveranciersmanagement.
- Vrije formulieren en sjabloonaanvragen in combinatie met elektronische catalogi versnellen de communicatie van behoeften tussen aanvrager en koper.
- E-mailmeldingen voor vereiste acties, zoals contractbeoordelingen en inkoopstappen, stellen inkoopmedewerkers in staat om op basis van uitzonderingen te werken, zodat er niets over het hoofd wordt gezien.
- Ondersteuning bij het onboarden van leveranciers, geautomatiseerde inkoopprocessen, elektronische RFx-vragenlijsten en gecentraliseerd contractbeheer bieden structuur en verminderen de administratieve inspanning voor veel activiteiten die nodig zijn om de beste leveranciers en overeenkomsten te vinden.
- Inkoop via inkooporders vermindert de belasting van de crediteurenadministratie door onverwachte facturen.
- Voorgecodeerde orderregels elimineren de "wie heeft dit gekocht en waarvoor?"-cyclus die het kostenallocatie- en betalingsproces vertraagt.
- Een budgetcontrole voorafgaand aan de bestelling zorgt ervoor dat er voldoende geld beschikbaar is voordat de aankoop wordt goedgekeurd.
- Geautomatiseerde factuurafstemming en het oplossen van discrepanties via een elektronische workflow vereenvoudigen de factuuracceptatie.
- Inzicht in de kostenstroom zorgt ervoor dat er geen onaangename verrassingen ontstaan door onverwachte verplichtingen.