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Die University of Essex führt die automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware von Proactis ein, um die Kontrolle über ihre Rechnungsverarbeitung zurückzugewinnen.
Die University of Essex führt die automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware von Proactis ein, um die Kontrolle über ihre Rechnungsverarbeitung zurückzugewinnen.
Proactis, die Experten für Ausgabenmanagement, haben bekannt gegeben, dass sie mit der Universität Essex zusammenarbeiten, um die Einkaufs- und Rechnungsstellungsprozesse zu optimieren, einen Mehrwert zu schaffen und die Effizienz zu steigern.
„Die manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Ausnahmen war sehr ressourcenintensiv“, erklärte Philip Sweeting, Leiter der Beschaffungsabteilung der Universität Essex. „Wir haben 300 Mitarbeiter an der Universität, die Bestellungen aufgeben können. Rechnungen wurden jedoch nicht zentral erfasst und registriert und trafen häufig in den einzelnen Abteilungen ohne Bestellnummer ein. Dies führte nicht nur zu verspäteten Zahlungen an Lieferanten, sondern auch zu mangelnder Transparenz unserer finanziellen Verpflichtungen.“
Die Universität nutzte bereits die Source-to-Contract-Lösungen von Proactis, was zu der Entscheidung führte, die automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware von Proactis einzusetzen. RechnungserfassungZiel war es, den Empfang und die Bezahlung von Papier- und PDF-Rechnungen zu automatisieren und ein Verfahren einzuführen, bei dem Bestellungen nur mit gültiger Bestellnummer angenommen werden. Letztendlich sollte so die Kontrolle über die Bestell- und Rechnungsstellungsprozesse zurückgewonnen werden.
„Unsere Einkaufsrechnungen können nun eingescannt werden, die Informationen werden extrahiert und automatisch validiert“, fuhr Philip fort. „Dies verbessert unseren Rechnungsstellungsprozess erheblich und bietet uns die Transparenz und Kontrolle, die wir für unsere Finanzplanung benötigen.“
Das Team der Kreditorenbuchhaltung besteht aus fünf Mitarbeitern, die zuvor jährlich über 30.000 Rechnungen manuell verwalten und bearbeiten mussten. Carol Saward, Leiterin der Abteilung Einnahmen und Zahlungen der Universität, ergänzt: „Rechnungen werden nun zentral erfasst, eingescannt und automatisch der jeweiligen Bestellung zugeordnet. Zusätzlich können wir jetzt elektronische Rechnungen akzeptieren, und Lieferanten können die Funktion ‚PO Flip‘ nutzen. Dies hat die Bearbeitungszeiten des Zahlungsteams deutlich verkürzt und ermöglicht uns einen besseren Überblick über den Status der Rechnungen im Zahlungsprozess. Zusammen mit der Möglichkeit, pünktlich zu zahlen, hat dies die Beziehungen zu unseren Lieferanten verbessert.“
Die Universität kam in Zusammenarbeit mit Proactis außerdem zu dem Schluss, dass die Bereitstellung einer zentralen Online-Plattform für die Mitarbeiter, auf der sie schnell und einfach die benötigten Produkte von Lieferanten finden können – alles im Rahmen der geltenden Richtlinien zur Genehmigung von Einkäufen –, die perfekte Strategie ist. Proactis Marketplace wurde ausgewählt, um alle Lieferantenkataloge und Punch-Outs nach Bedarf zu hosten. „Wir haben bereits hervorragendes Feedback von unseren Einkäufern erhalten, dass das Proactis-System ein benutzerfreundliches Online-Tool bietet, mit dem sie schnell und einfach finden, vergleichen und auswählen können, was sie benötigen, wann immer sie es benötigen. Alles von zugelassenen Lieferanten“, resümierte Carol.
Über die Universität Essex
Die University of Essex ist eine staatliche Forschungsuniversität in Essex, England. Sie wurde 1963 gegründet und nahm 1964 ihre ersten Studierenden auf. Die Universität betreut über 14.760 Studierende und beschäftigt über 800 wissenschaftliche Mitarbeiter.
https://www.essex.ac.uk/
„Die manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Ausnahmen war sehr ressourcenintensiv“, erklärte Philip Sweeting, Leiter der Beschaffungsabteilung der Universität Essex. „Wir haben 300 Mitarbeiter an der Universität, die Bestellungen aufgeben können. Rechnungen wurden jedoch nicht zentral erfasst und registriert und trafen häufig in den einzelnen Abteilungen ohne Bestellnummer ein. Dies führte nicht nur zu verspäteten Zahlungen an Lieferanten, sondern auch zu mangelnder Transparenz unserer finanziellen Verpflichtungen.“
Die Universität nutzte bereits die Source-to-Contract-Lösungen von Proactis, was zu der Entscheidung führte, die automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware von Proactis einzusetzen. RechnungserfassungZiel war es, den Empfang und die Bezahlung von Papier- und PDF-Rechnungen zu automatisieren und ein Verfahren einzuführen, bei dem Bestellungen nur mit gültiger Bestellnummer angenommen werden. Letztendlich sollte so die Kontrolle über die Bestell- und Rechnungsstellungsprozesse zurückgewonnen werden.
„Unsere Einkaufsrechnungen können nun eingescannt werden, die Informationen werden extrahiert und automatisch validiert“, fuhr Philip fort. „Dies verbessert unseren Rechnungsstellungsprozess erheblich und bietet uns die Transparenz und Kontrolle, die wir für unsere Finanzplanung benötigen.“
Das Team der Kreditorenbuchhaltung besteht aus fünf Mitarbeitern, die zuvor jährlich über 30.000 Rechnungen manuell verwalten und bearbeiten mussten. Carol Saward, Leiterin der Abteilung Einnahmen und Zahlungen der Universität, ergänzt: „Rechnungen werden nun zentral erfasst, eingescannt und automatisch der jeweiligen Bestellung zugeordnet. Zusätzlich können wir jetzt elektronische Rechnungen akzeptieren, und Lieferanten können die Funktion ‚PO Flip‘ nutzen. Dies hat die Bearbeitungszeiten des Zahlungsteams deutlich verkürzt und ermöglicht uns einen besseren Überblick über den Status der Rechnungen im Zahlungsprozess. Zusammen mit der Möglichkeit, pünktlich zu zahlen, hat dies die Beziehungen zu unseren Lieferanten verbessert.“
Die Universität kam in Zusammenarbeit mit Proactis außerdem zu dem Schluss, dass die Bereitstellung einer zentralen Online-Plattform für die Mitarbeiter, auf der sie schnell und einfach die benötigten Produkte von Lieferanten finden können – alles im Rahmen der geltenden Richtlinien zur Genehmigung von Einkäufen –, die perfekte Strategie ist. Proactis Marketplace wurde ausgewählt, um alle Lieferantenkataloge und Punch-Outs nach Bedarf zu hosten. „Wir haben bereits hervorragendes Feedback von unseren Einkäufern erhalten, dass das Proactis-System ein benutzerfreundliches Online-Tool bietet, mit dem sie schnell und einfach finden, vergleichen und auswählen können, was sie benötigen, wann immer sie es benötigen. Alles von zugelassenen Lieferanten“, resümierte Carol.
Über die Universität Essex
Die University of Essex ist eine staatliche Forschungsuniversität in Essex, England. Sie wurde 1963 gegründet und nahm 1964 ihre ersten Studierenden auf. Die Universität betreut über 14.760 Studierende und beschäftigt über 800 wissenschaftliche Mitarbeiter.
https://www.essex.ac.uk/