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L'Université d'Essex adopte le logiciel de traitement automatisé des factures de Proactis pour reprendre le contrôle de son processus de facturation.
L'Université d'Essex adopte le logiciel de traitement automatisé des factures de Proactis pour reprendre le contrôle de son processus de facturation.
Proactis, expert en gestion des dépenses, a révélé qu'il travaillait avec l'Université d'Essex pour rationaliser les processus d'achat et de facturation, afin de générer davantage de valeur et d'améliorer l'efficacité.
« La gestion manuelle des factures d'achat et des exceptions était extrêmement gourmande en ressources », a déclaré Philip Sweeting, responsable des achats à l'Université d'Essex. « Sur les 300 personnes habilitées à passer des commandes au sein de l'université, les factures n'étaient ni centralisées ni enregistrées et arrivaient souvent dans les services sans numéro de bon de commande. Cela entraînait non seulement des retards de paiement aux fournisseurs, mais aussi un manque total de transparence quant à nos engagements financiers. »
L'université utilisait déjà les solutions Source-to-Contract de Proactis, ce qui a conduit à la décision d'utiliser le logiciel de traitement automatisé des factures de Proactis. Capture de facturesL’objectif était d’automatiser la réception et le paiement des factures papier et PDF, et de mettre en place une procédure exigeant la présentation d’un numéro de bon de commande valide pour toute commande. Le but ultime était de reprendre le contrôle des processus de commande et de facturation.
« Nos factures d’achat peuvent désormais être numérisées, les informations étant extraites et validées automatiquement », a poursuivi Philip. « Cela améliore considérablement notre processus de facturation et nous offre la visibilité et le contrôle nécessaires à notre planification financière. »
L'équipe des comptes fournisseurs, composée de cinq personnes, devait auparavant gérer et traiter manuellement plus de 30 000 factures par an. Carol Saward, responsable des recettes et des paiements à l'université, ajoute : « Les factures sont désormais reçues de manière centralisée, numérisées et automatiquement rattachées au bon de commande correspondant. De plus, nous acceptons maintenant les factures électroniques et les fournisseurs peuvent utiliser la fonction de conversion des bons de commande. Cela a permis de réduire les délais de traitement de l'équipe des paiements et d'améliorer le suivi des factures dans le processus de paiement. Grâce à cela, et à notre capacité à payer à temps, nous avons renforcé nos relations avec nos fournisseurs. »
En collaborant avec Proactis, l'Université a également constaté que fournir aux employés une plateforme en ligne unique où ils peuvent trouver rapidement et facilement ce dont ils ont besoin auprès des fournisseurs – le tout dans le respect des politiques d'autorisation d'achat établies – constituait la stratégie idéale. Marché Proactis La plateforme a été choisie pour héberger tous les catalogues fournisseurs et les fiches produits, conformément aux exigences. « Nos acheteurs nous ont déjà fait part de leurs excellents retours : le système Proactis leur offre un outil en ligne convivial qui leur permet de trouver, comparer et choisir rapidement et facilement ce dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin. Le tout auprès de fournisseurs agréés », a conclu Carol.
À propos de l'Université d'Essex
L'Université d'Essex est une université publique de recherche située dans l'Essex, en Angleterre. Fondée en 1963, elle a accueilli ses premiers étudiants en 1964. L'université compte plus de 14 760 étudiants et emploie plus de 800 enseignants-chercheurs.
https://www.essex.ac.uk/
« La gestion manuelle des factures d'achat et des exceptions était extrêmement gourmande en ressources », a déclaré Philip Sweeting, responsable des achats à l'Université d'Essex. « Sur les 300 personnes habilitées à passer des commandes au sein de l'université, les factures n'étaient ni centralisées ni enregistrées et arrivaient souvent dans les services sans numéro de bon de commande. Cela entraînait non seulement des retards de paiement aux fournisseurs, mais aussi un manque total de transparence quant à nos engagements financiers. »
L'université utilisait déjà les solutions Source-to-Contract de Proactis, ce qui a conduit à la décision d'utiliser le logiciel de traitement automatisé des factures de Proactis. Capture de facturesL’objectif était d’automatiser la réception et le paiement des factures papier et PDF, et de mettre en place une procédure exigeant la présentation d’un numéro de bon de commande valide pour toute commande. Le but ultime était de reprendre le contrôle des processus de commande et de facturation.
« Nos factures d’achat peuvent désormais être numérisées, les informations étant extraites et validées automatiquement », a poursuivi Philip. « Cela améliore considérablement notre processus de facturation et nous offre la visibilité et le contrôle nécessaires à notre planification financière. »
L'équipe des comptes fournisseurs, composée de cinq personnes, devait auparavant gérer et traiter manuellement plus de 30 000 factures par an. Carol Saward, responsable des recettes et des paiements à l'université, ajoute : « Les factures sont désormais reçues de manière centralisée, numérisées et automatiquement rattachées au bon de commande correspondant. De plus, nous acceptons maintenant les factures électroniques et les fournisseurs peuvent utiliser la fonction de conversion des bons de commande. Cela a permis de réduire les délais de traitement de l'équipe des paiements et d'améliorer le suivi des factures dans le processus de paiement. Grâce à cela, et à notre capacité à payer à temps, nous avons renforcé nos relations avec nos fournisseurs. »
En collaborant avec Proactis, l'Université a également constaté que fournir aux employés une plateforme en ligne unique où ils peuvent trouver rapidement et facilement ce dont ils ont besoin auprès des fournisseurs – le tout dans le respect des politiques d'autorisation d'achat établies – constituait la stratégie idéale. Marché Proactis La plateforme a été choisie pour héberger tous les catalogues fournisseurs et les fiches produits, conformément aux exigences. « Nos acheteurs nous ont déjà fait part de leurs excellents retours : le système Proactis leur offre un outil en ligne convivial qui leur permet de trouver, comparer et choisir rapidement et facilement ce dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin. Le tout auprès de fournisseurs agréés », a conclu Carol.
À propos de l'Université d'Essex
L'Université d'Essex est une université publique de recherche située dans l'Essex, en Angleterre. Fondée en 1963, elle a accueilli ses premiers étudiants en 1964. L'université compte plus de 14 760 étudiants et emploie plus de 800 enseignants-chercheurs.
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