Home
|
Bronnen
|
De Universiteit van Essex voegt de geautomatiseerde factuurverwerkingssoftware van Proactis toe om de controle over haar factuurproces terug te krijgen.
De Universiteit van Essex voegt de geautomatiseerde factuurverwerkingssoftware van Proactis toe om de controle over haar factuurproces terug te krijgen.
Proactis, de experts op het gebied van spendmanagement, heeft bekendgemaakt dat het samenwerkt met de Universiteit van Essex om de inkoop- en facturatieprocessen te stroomlijnen, extra waarde te creëren en de efficiëntie te verbeteren.
"Het handmatig beheren van inkoopfacturen en uitzonderingen was een zeer arbeidsintensief proces", aldus Philip Sweeting, hoofd Inkoop aan de Universiteit van Essex. "We hebben 300 mensen verspreid over de universiteit die bestellingen kunnen plaatsen. Facturen werden niet centraal ontvangen en geregistreerd en kwamen vaak binnen bij afdelingen zonder inkoopordernummer. Dit leidde er niet alleen toe dat leveranciers soms te laat werden betaald, maar er was ook geen transparantie over onze financiële verplichtingen."
De universiteit maakte al gebruik van Proactis' Source-to-Contract-oplossingen, wat leidde tot de beslissing om ook Proactis' geautomatiseerde factuurverwerkingssoftware te gaan gebruiken. FactuurregistratieHet doel was om de ontvangst en betaling van papieren en pdf-facturen te automatiseren en een proces in te voeren waarbij bestellingen niet zouden worden geaccepteerd zonder een geldig inkoopordernummer. Uiteindelijk wilde men de controle over de bestel- en facturatieprocessen terugkrijgen.
"Onze inkoopfacturen kunnen nu worden gescand, waarbij de informatie wordt geëxtraheerd en automatisch gevalideerd", vervolgde Philip. "Dit verbetert ons facturatieproces aanzienlijk en biedt het inzicht en de controle die we nodig hebben voor onze financiële planning."
Het team Crediteurenadministratie bestaat uit vijf mensen die voorheen handmatig meer dan 30.000 facturen per jaar moesten verwerken. Carol Saward, hoofd Inkomsten & Betalingen bij de universiteit, voegde hieraan toe: “Facturen worden nu centraal ontvangen, gescand en automatisch gekoppeld aan de relevante inkooporder. Bovendien kunnen we nu elektronische facturen accepteren en kunnen leveranciers gebruikmaken van de ‘PO flip’-functionaliteit. Dit heeft de doorlooptijd van het betalingsteam aanzienlijk verkort en geeft ons meer inzicht in de status van facturen in het betalingsproces. Dit, in combinatie met de mogelijkheid om op tijd te betalen, heeft de relatie met onze leveranciers verbeterd.”
In samenwerking met Proactis kwam de universiteit tot de conclusie dat het aanbieden van één centrale online plek waar medewerkers snel en gemakkelijk kunnen vinden wat ze nodig hebben bij leveranciers – en dat alles binnen de vastgestelde inkoopautorisatieprocedures – de perfecte strategie was. Proactis Marktplaats werd geselecteerd om alle leverancierscatalogi en punch-outs te hosten, indien nodig. "We hebben al uitstekende feedback van onze inkopers ontvangen dat het Proactis-systeem een gebruiksvriendelijke online tool biedt waarmee ze snel en gemakkelijk kunnen vinden, vergelijken en kiezen wat ze nodig hebben, wanneer ze het nodig hebben. Allemaal van goedgekeurde leveranciers", concludeerde Carol.
Over de Universiteit van Essex
De Universiteit van Essex is een openbare onderzoeksuniversiteit in Essex, Engeland. Ze werd opgericht in 1963 en verwelkomde haar eerste studenten in 1964. De universiteit telt meer dan 14.760 studenten en heeft ruim 800 academische medewerkers in dienst.
https://www.essex.ac.uk/
"Het handmatig beheren van inkoopfacturen en uitzonderingen was een zeer arbeidsintensief proces", aldus Philip Sweeting, hoofd Inkoop aan de Universiteit van Essex. "We hebben 300 mensen verspreid over de universiteit die bestellingen kunnen plaatsen. Facturen werden niet centraal ontvangen en geregistreerd en kwamen vaak binnen bij afdelingen zonder inkoopordernummer. Dit leidde er niet alleen toe dat leveranciers soms te laat werden betaald, maar er was ook geen transparantie over onze financiële verplichtingen."
De universiteit maakte al gebruik van Proactis' Source-to-Contract-oplossingen, wat leidde tot de beslissing om ook Proactis' geautomatiseerde factuurverwerkingssoftware te gaan gebruiken. FactuurregistratieHet doel was om de ontvangst en betaling van papieren en pdf-facturen te automatiseren en een proces in te voeren waarbij bestellingen niet zouden worden geaccepteerd zonder een geldig inkoopordernummer. Uiteindelijk wilde men de controle over de bestel- en facturatieprocessen terugkrijgen.
"Onze inkoopfacturen kunnen nu worden gescand, waarbij de informatie wordt geëxtraheerd en automatisch gevalideerd", vervolgde Philip. "Dit verbetert ons facturatieproces aanzienlijk en biedt het inzicht en de controle die we nodig hebben voor onze financiële planning."
Het team Crediteurenadministratie bestaat uit vijf mensen die voorheen handmatig meer dan 30.000 facturen per jaar moesten verwerken. Carol Saward, hoofd Inkomsten & Betalingen bij de universiteit, voegde hieraan toe: “Facturen worden nu centraal ontvangen, gescand en automatisch gekoppeld aan de relevante inkooporder. Bovendien kunnen we nu elektronische facturen accepteren en kunnen leveranciers gebruikmaken van de ‘PO flip’-functionaliteit. Dit heeft de doorlooptijd van het betalingsteam aanzienlijk verkort en geeft ons meer inzicht in de status van facturen in het betalingsproces. Dit, in combinatie met de mogelijkheid om op tijd te betalen, heeft de relatie met onze leveranciers verbeterd.”
In samenwerking met Proactis kwam de universiteit tot de conclusie dat het aanbieden van één centrale online plek waar medewerkers snel en gemakkelijk kunnen vinden wat ze nodig hebben bij leveranciers – en dat alles binnen de vastgestelde inkoopautorisatieprocedures – de perfecte strategie was. Proactis Marktplaats werd geselecteerd om alle leverancierscatalogi en punch-outs te hosten, indien nodig. "We hebben al uitstekende feedback van onze inkopers ontvangen dat het Proactis-systeem een gebruiksvriendelijke online tool biedt waarmee ze snel en gemakkelijk kunnen vinden, vergelijken en kiezen wat ze nodig hebben, wanneer ze het nodig hebben. Allemaal van goedgekeurde leveranciers", concludeerde Carol.
Over de Universiteit van Essex
De Universiteit van Essex is een openbare onderzoeksuniversiteit in Essex, Engeland. Ze werd opgericht in 1963 en verwelkomde haar eerste studenten in 1964. De universiteit telt meer dan 14.760 studenten en heeft ruim 800 academische medewerkers in dienst.
https://www.essex.ac.uk/