Die 5 wichtigsten Automatisierungsmöglichkeiten im Beschaffungsprozess
Von Ilija Urginic, Direktor für kommerzielle Lösungen, Proactis
Source-to-Pay (S2P) ist ein vollständiger End-to-End-Prozess, der mit der Beschaffung von Produkten oder Dienstleistungen beginnt und mit der Zahlung endet. Manuelle Beschaffungsprozesse sind durch menschliche Fehler, mangelnde Transparenz der Ausgaben, manuelle Genehmigungen, Doppelzahlungen und isolierte Prozesse beeinträchtigt, was zu Ineffizienzen, hohen Risiken und unkontrollierten Käufen führt. Das Hauptziel der Automatisierung des S2P-Zyklus ist die Wertschöpfung durch eine effiziente Lieferkette.
Die Automatisierung des S2P-Prozesses steigert die Produktivität Ihres Unternehmens. Sie eignet sich für Unternehmen, die Aufgaben mit geringem Wert automatisieren und dadurch Effizienz und Kosten senken möchten.
Schrittweise Vorgehensweise zur Transformation Ihres Source-to-Pay-Prozesses
Aber wo fängt man an? Sollte man eine komplette S2P-Überarbeitung vornehmen? Oder klein anfangen und den Umfang dann erweitern? Was bietet den größten Mehrwert für Ihr Unternehmen?
Haben Sie Ihren Beschaffungsprozess bereits automatisiert? Oder Ihre Rechnungsverwaltung? Oder einen anderen Bereich? Hervorragend, aber es gibt möglicherweise noch Potenzial für weitere Automatisierung. Falls Sie noch gar keine Automatisierung nutzen, können Sie mit einem Teilprozess beginnen, bevor Sie die Automatisierung des gesamten Source-to-Pay-Prozesses in Angriff nehmen.
Lesen Sie weiter, um Ihre Optionen kennenzulernen und herauszufinden, was den größten Mehrwert bietet.
Source-to-Pay (S2P) ist ein vollständiger End-to-End-Prozess, der mit der Beschaffung von Produkten oder Dienstleistungen beginnt und mit der Zahlung endet. Manuelle Beschaffungsprozesse sind durch menschliche Fehler, mangelnde Transparenz der Ausgaben, manuelle Genehmigungen, Doppelzahlungen und isolierte Prozesse beeinträchtigt, was zu Ineffizienzen, hohen Risiken und unkontrollierten Käufen führt. Das Hauptziel der Automatisierung des S2P-Zyklus ist die Wertschöpfung durch eine effiziente Lieferkette.
Die Automatisierung des S2P-Prozesses steigert die Produktivität Ihres Unternehmens. Sie eignet sich für Unternehmen, die Aufgaben mit geringem Wert automatisieren und dadurch Effizienz und Kosten senken möchten.
Schrittweise Vorgehensweise zur Transformation Ihres Source-to-Pay-Prozesses
Aber wo fängt man an? Sollte man eine komplette S2P-Überarbeitung vornehmen? Oder klein anfangen und den Umfang dann erweitern? Was bietet den größten Mehrwert für Ihr Unternehmen?
Haben Sie Ihren Beschaffungsprozess bereits automatisiert? Oder Ihre Rechnungsverwaltung? Oder einen anderen Bereich? Hervorragend, aber es gibt möglicherweise noch Potenzial für weitere Automatisierung. Falls Sie noch gar keine Automatisierung nutzen, können Sie mit einem Teilprozess beginnen, bevor Sie die Automatisierung des gesamten Source-to-Pay-Prozesses in Angriff nehmen.
Lesen Sie weiter, um Ihre Optionen kennenzulernen und herauszufinden, was den größten Mehrwert bietet.
1. Lieferantenmanagement : Identifizierung und Bewertung von Lieferanten
Die Informationsbeschaffung von Ihren Lieferanten kann sehr aufwendig sein. Die manuelle Koordination der Datenerfassung bei verschiedenen Lieferanten erfordert viel Zeit und Mühe. Auch die Pflege von Materialspezifikationen und die Auswertung von Lieferbestands- und Produktionsdaten Ihrer Lieferanten können mühsam sein.
Dies ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie Automatisierung Ineffizienzen in Ihrer Lieferkette beheben kann. Mit einem großartigenLösung für das LieferantenbeziehungsmanagementAlle Informationen werden zentral zusammengeführt und sind somit leicht zugänglich. Ein automatisierter S2P-Prozess verkürzt die Bearbeitungszeiten und verhindert so ungeplante Käufe bei nicht geprüften Lieferanten.
2. Beschaffung : Durchführung von Beschaffungsaktivitäten (RFI, RFP, RFQ)
Eine Lieferantenmanagementplattform macht die Beschaffung zu einem reibungslosen Erlebnis. Preisanfragen und Produktanforderungen lassen sich einfach und effizient automatisieren.
Zunächst müssen Sie in der Lage sein, eine Informationsanfrage (RFI) automatisch zu verbreiten, wenn Sie Informationen von potenziellen Lieferanten einholen.Beschaffungssystemsammelt und verarbeitet alle Informationen von berechtigten Lieferanten über deren Produkte, Dienstleistungen und allgemeine Geschäftsinformationen.
Wenn Sie eine Angebotsanfrage (RFP) versenden, bitten Sie lediglich um eine allgemeine Beschreibung der angebotenen Dienstleistungen. Anschließend können Sie eine Angebotsanfrage (RFQ) erstellen und diese an Anbieter senden, damit diese Preise anbieten können. Auch hier gilt: Im automatisierten Zustand ist der gesamte Prozess schnell und unkompliziert. Mit einer RFQ können Sie die beste Lieferoption auswählen und sogar weitere Anbieter prüfen, um festzustellen, ob diese Ihre Geschäftsanforderungen erfüllen können.
Die Wahl des richtigen Lieferanten ist nicht einfach. Man muss zahlreiche Dokumente prüfen, gegebenenfalls Produktmuster begutachten und die Lieferanten anhand eines Bewertungssystems beurteilen, bevor man sich für einen einzigen entscheidet. Manuell kann dieser Prozess Wochen oder sogar Monate dauern.
Der Prozess kann sich verkomplizieren, wenn mehrere Anbieter ähnliche Angebote haben. Um die richtige Entscheidung zu treffen, müssen Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen und über reine Funktionen hinausgehen. Die Automatisierung des S2P-Prozesses erleichtert diese Entscheidung. Da alle Anbieterinformationen in einem Portal gebündelt sind, erstellt ein automatisiertes System eine Rangliste der Anbieter und eliminiert so manuelle Arbeit und Subjektivität aus dem Entscheidungsprozess.
Sourcing-Lösungen helfen Unternehmen, den passenden Lieferanten schnell zu finden und einen Vertrag abzuschließen. Zuverlässige Lösungen optimieren den gesamten Prozess und ermöglichen die Vertragsverwaltung sowie die Überwachung der Lieferantenleistung, um Compliance-Probleme oder Risiken frühzeitig zu erkennen.
3. Von der Bedarfsanforderung zur Bestellung: Auftragsverwaltung
Sie benötigen eine leistungsstarke Plattform, die Ihre ausgehenden Bestellungen mühelos verwalten kann. Andernfalls verbringen Sie möglicherweise viel Zeit mit der Bearbeitung von Bestellungen, Versandbenachrichtigungen, Quittungen und Rechnungen.
Sobald ein Vertrag besteht, können Sie Bestellungen gemäß den Vertragsbedingungen aufgeben. Eine automatisierte Lösung bietet einen einfachen Online-Katalog und einen unkomplizierten Bestellprozess, der präzise und übersichtliche Bestellungen sowie die erforderlichen Genehmigungen gewährleistet.
4. Rechnungsmanagement: Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
Das Empfangen und Bearbeiten von Papierrechnungen kann ein weiterer zeitaufwändiger und kostspieliger Prozess sein. Die automatisierte Rechnungsabstimmung reduziert diesen Arbeitsaufwand durch das Scannen von Papierdokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Angeboten. Zudem werden diese Dokumente sicher gespeichert, sodass autorisierte Personen problemlos darauf zugreifen können.
Sobald Ihre Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden,AbbrechnungsverbindlichkeitenDie Lösung gleicht Bestellungen und Rechnungen ab und hilft so, Über- oder Unterberechnungen zu vermeiden. Außerdem vereinfacht sie den Genehmigungsprozess.
5. Genehmigungsworkflows: Autorisierung und Freigabe von Zahlungen
Der herkömmliche Prozess der Autorisierung und Freigabe von Zahlungen für erhaltene Lieferungen ist sehr komplex und erfordert zahlreiche Genehmigungen und Unterschriften. Die Nachverfolgung von Autorisierungen per E-Mail und Tabellenkalkulationen kann zu Doppelzahlungen und erheblichen Verzögerungen bei der Genehmigung führen, was wiederum Zahlungsverzögerungen zur Folge haben und Ihre Geschäftsbeziehung zu Lieferanten beeinträchtigen kann.
Automatisierte LösungenSysteme, die in Ihr Finanz- oder ERP-System integriert sind, tragen dazu bei, die Zeit bis zur Zahlungsabwicklung zu verkürzen. Verschiedene Benutzer können sich anmelden, Belege bestätigen und Zahlungen freigeben, sodass diese zeitnah erfolgen.
Zusammenfassung
Da jedes Unternehmen unterschiedliche Bedürfnisse hat, ist es wichtig zu verstehen, wo Sie heute stehen und wo Sie hinwollen, um den richtigen Automatisierungsweg zu bestimmen und zu verstehen, wie jeder einzelne Prozess das Unternehmen voranbringen kann.
Wenn Sie eine vollständige S2P-Implementierung in Betracht ziehen, sollten Sie den schrittweisen Ansatz erwägen, der weniger riskant sein und dazu beitragen könnte, die Hürden des Änderungsmanagements zu bewältigen.
Am lohnendsten wäre es, mit der Automatisierung in einem oder mehreren Bereichen zu beginnen, da dies zu minimalen Störungen Ihres Geschäftsbetriebs führen würde.Sprechen Sie mit einem Expertenum mehr darüber zu erfahren, wo Sie anfangen müssen.
Lesen Sie mehr über dasVorteile der Automatisierung im Source-to-Pay-Zyklus.