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Les 5 principales opportunités d'automatisation dans le cycle Source-to-Pay
Les 5 principales opportunités d'automatisation dans le cycle Source-to-Pay
Par Ilija Urginic, directeur des solutions commerciales chez Proactis
Le processus Source-to-Pay (S2P) est un processus complet de bout en bout qui débute par l'approvisionnement en produits ou services et se termine par le paiement. Les processus d'approvisionnement manuels sont entravés par les erreurs humaines, le manque de visibilité sur les dépenses, les approbations manuelles, les paiements en double et le cloisonnement des processus, ce qui engendre des inefficacités, des risques élevés et des achats non conformes. L'objectif principal de l'automatisation du cycle S2P est de créer de la valeur en optimisant la chaîne d'approvisionnement.
L'automatisation du processus S2P accroît la productivité de votre organisation. Elle s'adresse aux entreprises qui souhaitent automatiser les tâches à faible valeur ajoutée, améliorer leur efficacité et réduire leurs coûts.
Approche étape par étape pour transformer votre processus Source-to-Pay
Mais par où commencer ? Faut-il entreprendre une refonte complète de votre stratégie S2P ? Ou bien commencer modestement et étendre progressivement le périmètre ? Quelle solution apportera le plus de valeur à votre entreprise ?
Avez-vous déjà automatisé votre processus d'approvisionnement ? Ou votre processus de gestion des factures ? Ou un autre aspect ? C'est excellent, mais il existe peut-être des opportunités d'automatisation supplémentaires. Si vous n'avez aucune automatisation, vous pouvez commencer par une partie du processus avant d'entreprendre une transformation complète de votre chaîne d'approvisionnement .
Poursuivez votre lecture pour comprendre vos options et comment identifier ce qui vous apportera le plus de valeur.
Le processus Source-to-Pay (S2P) est un processus complet de bout en bout qui débute par l'approvisionnement en produits ou services et se termine par le paiement. Les processus d'approvisionnement manuels sont entravés par les erreurs humaines, le manque de visibilité sur les dépenses, les approbations manuelles, les paiements en double et le cloisonnement des processus, ce qui engendre des inefficacités, des risques élevés et des achats non conformes. L'objectif principal de l'automatisation du cycle S2P est de créer de la valeur en optimisant la chaîne d'approvisionnement.
L'automatisation du processus S2P accroît la productivité de votre organisation. Elle s'adresse aux entreprises qui souhaitent automatiser les tâches à faible valeur ajoutée, améliorer leur efficacité et réduire leurs coûts.
Approche étape par étape pour transformer votre processus Source-to-Pay
Mais par où commencer ? Faut-il entreprendre une refonte complète de votre stratégie S2P ? Ou bien commencer modestement et étendre progressivement le périmètre ? Quelle solution apportera le plus de valeur à votre entreprise ?
Avez-vous déjà automatisé votre processus d'approvisionnement ? Ou votre processus de gestion des factures ? Ou un autre aspect ? C'est excellent, mais il existe peut-être des opportunités d'automatisation supplémentaires. Si vous n'avez aucune automatisation, vous pouvez commencer par une partie du processus avant d'entreprendre une transformation complète de votre chaîne d'approvisionnement .
Poursuivez votre lecture pour comprendre vos options et comment identifier ce qui vous apportera le plus de valeur.
1. Gestion des fournisseurs : Identification et évaluation des fournisseurs
La collecte d'informations auprès de vos fournisseurs peut s'avérer fastidieuse. Coordonner manuellement cette collecte exige beaucoup de temps et d'efforts. La mise à jour des spécifications des matériaux et l'interprétation des données relatives aux stocks et à la production peuvent être des tâches complexes.
Voici un excellent exemple de la façon dont l'automatisation peut résoudre les problèmes d'efficacité de votre chaîne d'approvisionnement.solution de gestion des relations avec les fournisseursToutes les informations sont centralisées pour un accès facilité. Un processus S2P automatisé réduit le temps nécessaire à l'exécution des tâches, évitant ainsi les achats imprévus auprès de fournisseurs non vérifiés.
2. Approvisionnement : Réalisation d'activités d'approvisionnement (RFI, RFP, RFQ)
Une plateforme de gestion des approvisionnements simplifie considérablement les activités de sourcing. L'envoi automatique de demandes de prix et de requêtes produits est simple et efficace.
Premièrement, vous devez être en mesure de diffuser automatiquement une demande d'informations (RFI) lors de la collecte d'informations auprès de fournisseurs potentiels.Système d'approvisionnementcollecte et traite toutes les informations provenant des fournisseurs éligibles concernant leurs produits, leurs services et leurs informations commerciales générales.
Lorsque vous lancez un appel d'offres (AO), vous demandez simplement une description générale des services proposés. Vous pouvez ensuite rédiger une demande de devis (DD) et l'envoyer aux fournisseurs afin qu'ils vous fassent une offre. Là encore, l'automatisation rend l'ensemble du processus rapide et simple. Une DD vous permet de choisir la meilleure option d'approvisionnement et même d'évaluer d'autres fournisseurs pour vérifier s'ils peuvent répondre à vos besoins.
Choisir le bon fournisseur n'est pas chose facile. Il faut examiner de nombreux documents, éventuellement des échantillons de produits, et évaluer les fournisseurs à l'aide d'une grille d'évaluation avant de faire son choix. Effectué manuellement, ce processus peut prendre des semaines, voire des mois.
Le processus peut se complexifier si plusieurs fournisseurs proposent des offres similaires. Pour faire le bon choix, il est essentiel de prendre en compte divers facteurs et d'aller au-delà des simples caractéristiques et fonctionnalités. L'automatisation du processus S2P simplifie cette décision. En centralisant toutes les informations sur les fournisseurs sur un portail unique, un système automatisé les classe par ordre de préférence, éliminant ainsi les tâches manuelles et la subjectivité du processus de décision.
Les solutions d'approvisionnement aident les organisations à identifier facilement le fournisseur idéal et à conclure un contrat. Des solutions fiables permettent d'aller plus loin en gérant le contrat et en surveillant les performances du fournisseur afin de détecter tout problème de conformité ou risque.
3. De la demande d'achat aux bons de commande : Gestion des commandes
Vous avez besoin d'une plateforme performante capable de gérer facilement vos commandes sortantes. Sans cela, vous risquez de consacrer une grande partie de votre temps à la gestion des bons de commande, des avis d'expédition, des reçus et des factures.
Une fois le contrat signé, vous pouvez passer commande conformément à ses conditions. Une solution automatisée peut fournir un catalogue en ligne simple et un processus de commande simplifié, garantissant des bons de commande précis et concis, ainsi que les approbations nécessaires.
4. Gestion des factures : Automatisation des comptes fournisseurs
La réception et le traitement des factures papier peuvent s'avérer longs et coûteux. Le rapprochement automatisé des factures simplifie ce processus fastidieux en numérisant les documents papier tels que les bons de commande, les factures et les devis. De plus, il assure un stockage sécurisé de ces documents, permettant ainsi à toute personne autorisée d'y accéder facilement.
Une fois vos biens ou services fournis, unComptes à payerCette solution permet de faire correspondre les bons de commande aux factures, évitant ainsi les erreurs de facturation (surfacturation ou sous-facturation). Elle simplifie également le processus d'autorisation.
5. Flux d'approbation : autorisation et déblocage des paiements
Le processus traditionnel d'autorisation et de déblocage des paiements pour les fournitures reçues est très complexe, nécessitant de nombreuses autorisations et signatures. Le suivi des autorisations par courriel et tableur peut entraîner des paiements en double et des délais d'approbation importants, ce qui peut nuire à vos relations avec vos fournisseurs.
Solutions automatiséesLes solutions intégrées à votre système financier ou ERP contribuent à réduire les délais de paiement. Différents utilisateurs peuvent se connecter, confirmer les reçus et approuver les paiements afin qu'ils soient effectués rapidement.
Résumé
Chaque entreprise a des besoins différents, il est donc nécessaire de comprendre où vous en êtes aujourd'hui et où vous voulez aller pour déterminer le parcours d'automatisation approprié et comment chaque processus peut améliorer l'entreprise.
Si vous envisagez une mise en œuvre complète de S2P, envisagez l'approche par étapes, qui pourrait être moins risquée et aider à surmonter les obstacles liés à la gestion du changement.
Commencer par l'automatisation dans un ou plusieurs domaines serait la solution la plus avantageuse et entraînerait une perturbation minimale de votre activité.Parlez à un expertpour en savoir plus sur par où commencer.
Pour en savoir plus, consultez le site web.avantages de l'automatisation dans le cycle Source-to-Pay.