Door Ilija Urginic, Commercial Solutions Director, Proactis
Source-to-Pay (S2P) is een compleet end-to-end proces dat begint met het inkopen van producten of diensten en eindigt met de betaling. Handmatige inkoopprocessen worden belemmerd door menselijke fouten, gebrek aan inzicht in de uitgaven, handmatige goedkeuringen, dubbele betalingen en gefragmenteerde processen die leiden tot inefficiëntie, hoge risico's en ongecontroleerde aankopen. Het primaire doel van het automatiseren van de S2P-cyclus is het creëren van waarde door een efficiënte toeleveringsketen te realiseren.
Automatisering in het S2P-proces maakt uw organisatie productiever. Het is bedoeld voor bedrijven die taken met een lage toegevoegde waarde willen automatiseren en de efficiëntie willen verbeteren en de kosten willen verlagen.
Stapsgewijze aanpak voor het transformeren van uw inkoop-tot-betalingsproces
Maar waar begin je? Moet je je hele S2P-systeem herzien? Of begin je klein en breid je het later uit? Wat levert de meeste waarde op voor jouw bedrijf?
Heeft u uw inkoopproces al geautomatiseerd? Of uw factuurbeheer? Of een ander aspect? Geweldig, maar er zijn wellicht nog mogelijkheden voor verdere automatisering. Of als u nog helemaal geen automatisering toepast, kunt u beginnen met een onderdeel van het proces voordat u uitbreidt naar een volledige automatisering van het inkoop-tot-betalingsproces .
Lees verder om uw opties te begrijpen en te ontdekken wat de meeste waarde oplevert.
Source-to-Pay (S2P) is een compleet end-to-end proces dat begint met het inkopen van producten of diensten en eindigt met de betaling. Handmatige inkoopprocessen worden belemmerd door menselijke fouten, gebrek aan inzicht in de uitgaven, handmatige goedkeuringen, dubbele betalingen en gefragmenteerde processen die leiden tot inefficiëntie, hoge risico's en ongecontroleerde aankopen. Het primaire doel van het automatiseren van de S2P-cyclus is het creëren van waarde door een efficiënte toeleveringsketen te realiseren.
Automatisering in het S2P-proces maakt uw organisatie productiever. Het is bedoeld voor bedrijven die taken met een lage toegevoegde waarde willen automatiseren en de efficiëntie willen verbeteren en de kosten willen verlagen.
Stapsgewijze aanpak voor het transformeren van uw inkoop-tot-betalingsproces
Maar waar begin je? Moet je je hele S2P-systeem herzien? Of begin je klein en breid je het later uit? Wat levert de meeste waarde op voor jouw bedrijf?
Heeft u uw inkoopproces al geautomatiseerd? Of uw factuurbeheer? Of een ander aspect? Geweldig, maar er zijn wellicht nog mogelijkheden voor verdere automatisering. Of als u nog helemaal geen automatisering toepast, kunt u beginnen met een onderdeel van het proces voordat u uitbreidt naar een volledige automatisering van het inkoop-tot-betalingsproces .
Lees verder om uw opties te begrijpen en te ontdekken wat de meeste waarde oplevert.
1. Leveranciersmanagement : Leveranciers identificeren en evalueren
Het verzamelen van informatie van uw leveranciers kan arbeidsintensief zijn. Het kost veel tijd en moeite om handmatig informatie van verschillende leveranciers te verzamelen. Het bijhouden van materiaalspecificaties en het interpreteren van voorraad- en productiegegevens van uw leveranciers kan een vervelende klus zijn.
Dit is een uitstekende manier waarop automatisering de inefficiënties in uw toeleveringsketen kan oplossen. Met een geweldigeoplossing voor het beheer van leveranciersrelatiesAlle informatie wordt op één plek verzameld voor gemakkelijke toegang. Een geautomatiseerd S2P-proces beperkt de tijd die nodig is om taken te voltooien, waardoor ongeplande aankopen bij niet-gecontroleerde leveranciers worden voorkomen.
2. Inkoop : Het uitvoeren van inkoopactiviteiten (RFI, RFP, RFQ)
Een platform voor supply chain management maakt inkoopactiviteiten een naadloze ervaring. Het automatisch versturen van prijsaanvragen en productverzoeken is eenvoudig en efficiënt.
Ten eerste moet u in staat zijn om automatisch een informatieverzoek (RFI) te versturen wanneer u informatie verzamelt van potentiële leveranciers.InkoopsysteemVerzamelt en verwerkt alle informatie van in aanmerking komende leveranciers over hun producten, diensten en algemene bedrijfsgegevens.
Wanneer u een offerteaanvraag (RFP) verstuurt, vraagt u simpelweg om een algemene beschrijving van de diensten van een leverancier. Daarna kunt u een prijsaanvraag (RFQ) opstellen en deze naar leveranciers sturen, zodat zij een offerte kunnen indienen. Ook dit proces verloopt, wanneer het geautomatiseerd is, snel en eenvoudig. Met een RFQ kunt u de beste leverancier kiezen en zelfs aanvullende leveranciers screenen om te zien of zij aan uw zakelijke behoeften kunnen voldoen.
De juiste leverancier kiezen is geen eenvoudige opgave. Je moet talloze documenten doornemen, mogelijk productmonsters bekijken en leveranciers beoordelen aan de hand van een scorekaart voordat je een keuze kunt maken. Handmatig kan dit proces weken of zelfs maanden in beslag nemen.
Het proces kan ingewikkelder worden als u meerdere leveranciers met vergelijkbare aanbiedingen vindt. Om de juiste beslissing te nemen, moet u rekening houden met diverse factoren en verder kijken dan alleen de kenmerken en functies. Door het S2P-proces te automatiseren, wordt deze beslissing eenvoudiger. Met alle leveranciersinformatie in één portaal rangschikt een geautomatiseerd systeem de leveranciers van hoog naar laag, waardoor handmatig werk en subjectiviteit uit het besluitvormingsproces worden verwijderd.
Inkoopoplossingen helpen organisaties om eenvoudig de juiste leverancier te vinden en een contract op te stellen. Betrouwbare oplossingen kunnen het beheer van het contract verder verbeteren en tegelijkertijd de prestaties van de leverancier monitoren om eventuele nalevingsproblemen of risico's op te sporen.
3. Van aanvraag tot inkooporder: het beheren van orders
Je hebt een robuust platform nodig waarmee je je uitgaande bestellingen moeiteloos kunt beheren. Anders besteed je veel tijd aan het verwerken van inkooporders, verzendberichten, ontvangstbewijzen en facturen.
Zodra u een contract heeft, kunt u bestellingen plaatsen volgens de voorwaarden van dat contract. Een geautomatiseerde oplossing kan een eenvoudige online catalogus en bestelprocedure bieden die zorgt voor nauwkeurige en beknopte bestellingen, inclusief de benodigde goedkeuringen.
4. Factuurbeheer: Automatisering van de crediteurenadministratie
Het ontvangen en verwerken van papieren facturen kan een tijdrovend en kostbaar proces zijn. Geautomatiseerde factuurafstemming vermindert deze arbeidsintensieve taak door papieren documenten zoals inkooporders, facturen en offertes te scannen. Bovendien worden deze documenten veilig opgeslagen, zodat elke bevoegde persoon er gemakkelijk toegang toe heeft.
Zodra uw goederen of diensten zijn geleverd, eenCrediteurenDe oplossing kan de inkooporders aan de facturen koppelen, waardoor overfacturering of juist onderfacturering wordt voorkomen. Bovendien vereenvoudigt het het autorisatieproces.
5. Goedkeuringsworkflows: Autorisatie en vrijgave van betalingen
Het traditionele proces voor het autoriseren en vrijgeven van betalingen voor ontvangen goederen is zeer complex en vereist diverse autorisaties en handtekeningen. Het bijhouden van autorisaties via e-mail en spreadsheets kan leiden tot dubbele betalingen en lange vertragingen in de goedkeuring, met als gevolg vertraagde betalingen die uw relatie met leveranciers kunnen schaden.
Geautomatiseerde oplossingenSystemen die geïntegreerd zijn met uw financiële of ERP-systeem helpen de tijd te verkorten die nodig is voordat betalingen kunnen worden uitgevoerd. Verschillende gebruikers kunnen inloggen, ontvangsten bevestigen en betalingen goedkeuren, zodat deze tijdig worden verwerkt.
Samenvatting
De behoeften van elk bedrijf zijn anders. Daarom is het belangrijk om te begrijpen waar je nu staat en waar je naartoe wilt om het juiste automatiseringstraject te bepalen en hoe elk proces de bedrijfsvoering kan verbeteren.
Als u een volledige S2P-implementatie overweegt, denk dan eens aan de stapsgewijze aanpak. Deze kan minder risico's met zich meebrengen en u helpen de uitdagingen van verandermanagement het hoofd te bieden.
Het is het meest lonend om te beginnen met automatisering op één of meerdere gebieden, en dit zal de verstoring van uw bedrijfsvoering tot een minimum beperken.Praat met een expert.om meer te weten te komen over waar je moet beginnen.
Lees meer over deVoordelen van automatisering in de gehele inkoop- en betalingscyclus.