Fünf Lehren der Universität Sussex zur gemeinsamen Weiterentwicklung von Finanzen und Beschaffung

Am 18. ^Juni 2026 hatte ich das Vergnügen, zwei Experten mit umfassenden Kenntnissen im praktischen Einsatz von Automatisierung im Ausgabenmanagement und ERP-Systemen zu befragen: Ian McKee von der University of Sussex und Ian Owen von Unit4. Das Gespräch sollte sich darum drehen, wie die Universität ihr Unit4-ERP-System mit Proactis erweitert hat, um die Kontrolle über indirekte Ausgaben zu erlangen.

Die Sitzung entwickelte sich zu einer Diskussion darüber, was eine Finanz- und Beschaffungsfunktion über einen Zeitraum von zehn Jahren tatsächlich voranbringt.

Fünf Erkenntnisse stachen besonders hervor, und alle sind auch über den Hochschulbereich hinaus anwendbar.

Lektion 1: Beschaffung ist ein strategischer Wegbereiter, nicht die Ausgabenpolizei.

Ian McKee kam vor zehneinhalb Jahren zu Sussex. Seine Aufgabe war es, die Einkaufsabteilung und den gesamten Finanzbereich weiterzuentwickeln. Der Satz aus seiner Antwort, der mir besonders im Gedächtnis geblieben ist, dient ihm bis heute als Leitprinzip.

„Wir wollen eher strategische Wegbereiter als Ausgabenkontrolleure sein. Es geht also darum, die Universität bei ihren notwendigen Maßnahmen zu unterstützen, anstatt ihr nur zu verbieten, bestimmte Dinge zu tun.“ – Ian McKee, stellvertretender Finanzdirektor der Universität Sussex

Die Kontrolle der Ausgaben ist eine Verantwortung, die jeder in einem Unternehmen tragen sollte. Ich glaube aber, dass Ian eigentlich darauf hinauswollte, dass die Beschaffung weit mehr kann als nur die Ausgaben zu überwachen. Tatsächlich spielt sie eine viel strategischere Rolle bei der Wertschöpfung für das Unternehmen.

Lektion 2: „Wie etwas Gutes aussieht“ ist im Vergleich zum Ausgangspunkt nicht wiederzuerkennen.

Eine von Ians einprägsamsten Antworten handelte davon, wie leicht man vergisst, wie weit man schon gekommen ist. Er gab ein konkretes Beispiel:

„Vor zehn Jahren erhielten wir in unserer manuellen Kreditorenbuchhaltung so viel Post, dass wir – obwohl es nicht immer dieselbe Person war – praktisch eine Vollzeitkraft damit beschäftigt hatten, Umschläge zu öffnen und Rechnungen in die richtige Reihenfolge zu bringen, damit sie anschließend eingescannt und verarbeitet werden konnten. Das alles gehört nun der Vergangenheit an. Unser gesamter Beschaffungsprozess ist papierlos.“ – Ian McKee

Dies ist ein oft übersehener Vorteil der Automatisierung. Die Entwicklung von manueller zu automatisierter Bearbeitung bringt viele Vorteile mit sich, und aufgrund der implementierten Automatisierung und der angestrebten Ergebnisse waren die Vorteile des papierlosen Betriebs erheblich und bilden nun die Grundlage für alle zukünftigen Automatisierungen.

Lektion 3: Cloud-Migration ist der Weg, nicht das Ziel

Viele ERP-Systeme blicken auf eine lange Geschichte zurück und haben sich als zuverlässige und stabile Datenspeichersysteme bewährt, die in vielen Fällen zunächst auf der eigenen Infrastruktur des Kunden implementiert wurden. Unit4 erkennt klar das Potenzial der Cloud, indem Kunden in die Cloud migriert werden. Wie Ian erwähnt, geht es dabei nicht nur um die IT-Modernisierung, sondern auch um zahlreiche weitere Vorteile in Bereichen wie KI. Gleichzeitig leistet Unit4 Pionierarbeit auf dem Weg zu einem „selbstfahrenden ERP“.

Lektion 4: Der schwierigste Teil eines ERP-Projekts ist nicht die IT.

Proactis verfügt über jahrzehntelange Erfahrung und ist seit langem der Überzeugung, dass der Erfolg von Ausgabenmanagementprojekten von der Kombination aus Menschen, Prozessen und Technologie abhängt.   Es war interessant zu hören, wie Ian die Bedeutung der Teamarbeit und die Möglichkeit, sich im Rahmen eines Projekts anders zu verhalten, hervorhob.

„Wir haben alle Systeme, die IT-Komponente jedes Projekts. Das ist normalerweise nicht der schwierigste Teil. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, die Teams zur Zusammenarbeit zu bewegen, vielleicht auf eine etwas andere Art und Weise, um besser zusammenzuarbeiten und einige Probleme zu lösen.“ – Ian Owen

Die wohl einprägsamste Aussage des Webinars fiel nur wenige Augenblicke später, und zwar darüber, wen man im Projektteam braucht:

Die zentrale Herausforderung für ressourcenbeschränkte Organisationen besteht oft darin, Mitarbeiter zu motivieren, Zeit in ein Projekt zu investieren, während sie gleichzeitig ihre Kernaufgaben erledigen, in denen sie besonders gut sind. Dies erfordert ein effektives Stakeholder-Management und die Berücksichtigung der kurz-, mittel- und langfristigen Projektvorteile. Die Einbindung dieser Mitarbeiter in das Projekt ermöglicht die besten Ergebnisse nach der Automatisierung.

Lektion 5: Das meiste, was Ihre Funktion leistet, ist nicht so besonders, wie Sie denken.

Ian McKees abschließende Betrachtung war die ehrlichste Aussage des Tages und eine der nützlichsten für jeden in einem Sektor, der sich selbst gerne als Sonderfall betrachtet.

„Ich glaube, dass der Hochschulbereich, wie auch viele andere, fälschlicherweise annimmt, wir seien sehr unterschiedlich, und in einigen wirklich wichtigen Bereichen sind wir es auch. Aber was viele unserer unterstützenden Prozesse angeht, sei es IT, Personalwesen oder Finanzen, täten wir gut daran, die Abläufe stärker zu standardisieren und zu vereinfachen.“ – Ian McKee

Die Erkenntnisse sind branchenunabhängig und betreffen alle Sektoren, die sich mit Automatisierung auseinandersetzen. Die Möglichkeit, eine stärkere Standardisierung nach Best Practices voranzutreiben und gleichzeitig Prozesse weiter zu vereinfachen, ist ein Zeitfenster, das die Automatisierung selbst eröffnet – die Chance, innezuhalten und zu überdenken, wie die Dinge erledigt werden und ob sie besser und einfacher gestaltet werden könnten.

Der Bereich Ihres Geschäfts, der Branchenkenntnisse erfordert, ist unbestreitbar. Ein Großteil des Ausgabenmanagements in mittelständischen Unternehmen besteht jedoch aus standardisierten Prozessen – sei es die Bearbeitung, Erfassung, der Abgleich und die Bezahlung von Rechnungen oder die Optimierung des Preis-Leistungs-Verhältnisses innerhalb Ihres bestehenden Lieferantennetzwerks.

Ian war genauso ehrlich, was seine nachträgliche Einschätzung des Tempos betraf:

„Es besteht die Versuchung – und ich bin da sicherlich auch nicht unschuldig –, so schnell wie möglich ans Ziel zu gelangen. Doch die Fähigkeit, schrittweise und planvoll vorzugehen, anstatt alles auf einmal auf einmal anzugehen, ist meiner Meinung nach sehr hilfreich.“ – Ian McKee

Dieser Ansatz geplanter Phasen oder evolutionärer Prozesse ist der Kern des Ausgabenmanagements: die Möglichkeit, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln – in einem Tempo, das den Geschäftsbetrieb nicht stört, sondern einfach Teil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ist. Natürlich werden manche Unternehmen eine vollständige Transformation schneller anstreben als andere. Entscheidend ist jedoch, gemeinsam mit einem vertrauenswürdigen Partner das richtige Tempo für die Weiterentwicklung oder Transformation zu finden.

Und eines zum Mitnehmen:

Zum Thema der Rolle von Informationen und KPIs kamen wir zum Schluss auf den Punkt zurück, den ich immer wieder gegenüber Kunden in allen Branchen, in denen wir tätig sind, ansprechen muss.

Saubere und präzise Datensätze bilden die Grundlage für jeden zukünftigen Workflow im Bereich maschinelles Lernen und KI. Die Maximierung der Akzeptanz, die Steigerung der Anzahl elektronischer Erstbestellungen, die Erfassung korrekter Lieferantendaten und die Bereitstellung einer zentralen Datenquelle für alle Beteiligten sind nicht nur gute Organisation. Sie sind die Voraussetzung für alles, was danach kommt. Ohne diese Grundlage wird die Zukunft in anderen Unternehmen Realität, nicht in Ihrem.

Ein herzliches Dankeschön an Ian McKee und Ian Owen für ihre Zeit und ihre Ehrlichkeit.

Die vollständige On-Demand-Version des Gesprächs ist unten verlinkt und ist die 45 Minuten Ihrer Woche allemal wert.