Vijf lessen van de Universiteit van Sussex over de evolutie van financiën en inkoop in samenhang

Op 18 ^juni 2026 had ik het genoegen twee personen met enorm veel inzicht in de praktische toepassing van spendmanagementautomatisering en ERP te interviewen: Ian McKee van de Universiteit van Sussex en Ian Owen van Unit4. Het gesprek ging over hoe de universiteit haar Unit4 ERP-systeem had uitgebreid met Proactis om de indirecte uitgaven beter te beheersen.

De sessie mondde uit in een discussie over wat een financiële en inkoopafdeling daadwerkelijk vooruithelpt over een periode van tien jaar.

Vijf lessen sprongen eruit, en ze zijn allemaal toepasbaar buiten het hoger onderwijs.

Les 1: Inkoop is een strategische facilitator, geen uitgavenpolitie.

Ian McKee kwam tien en een half jaar geleden bij Sussex werken. Zijn opdracht was om de inkoopfunctie en de bredere financiële afdeling verder te ontwikkelen. De zin die me het meest is bijgebleven uit zijn antwoord, is dezelfde zin die hij zelf als leidraad is blijven hanteren.

“We willen meer een strategische facilitator worden in plaats van een bewaker van de uitgaven. Het gaat erom de universiteit te helpen de dingen te doen die ze moet doen, in plaats van ze te vragen dingen niet te doen.” – Ian McKee, adjunct-directeur financiën, Universiteit van Sussex

Het controleren van uitgaven is een verantwoordelijkheid waar iedereen binnen een organisatie rekening mee moet houden, maar ik denk dat Ian hier vooral bedoelde dat inkoop veel meer kan zijn dan alleen het controleren van uitgaven. Sterker nog, het speelt een veel strategischere rol in het leveren van nog meer waarde aan de organisatie.

Les 2: "Hoe iets er goed uitziet" is onherkenbaar vergeleken met waar je begon.

Een van Ians meest memorabele antwoorden ging over hoe makkelijk het is om te vergeten hoe ver je al bent gekomen. Hij gaf een concreet voorbeeld:

“Tien jaar geleden ontvingen we zoveel post in onze handmatige crediteurenadministratie dat we, hoewel het niet altijd dezelfde persoon was, in feite een fulltime medewerker hadden die enveloppen opende en facturen in de juiste volgorde sorteerde om ze vervolgens te kunnen scannen en verwerken. Dat is nu allemaal verleden tijd. Ons hele proces, van inkoop tot betaling, is papierloos.” – Ian McKee

Dit is een vaak over het hoofd gezien voordeel van automatisering. De overgang van handmatige processen naar automatisering brengt vele voordelen met zich mee, en dankzij de geïmplementeerde automatisering en de beoogde resultaten zijn de voordelen van een papierloze werkomgeving aanzienlijk. Deze voordelen vormen nu de basis voor alle automatisering die in de toekomst zal volgen.

Les 3: Cloudmigratie is de toegangspoort, niet de bestemming.

Met een lange geschiedenis hebben veel ERP-systemen bewezen betrouwbare en solide systemen voor gegevensregistratie te zijn, die in veel gevallen aanvankelijk op de eigen infrastructuur van de klant zijn geïmplementeerd. Unit4 ziet duidelijk de mogelijkheid om de echte voordelen van de cloud te ontsluiten door klanten naar de cloud te migreren, zoals Ian al aangaf, niet alleen voor IT-modernisering, maar ook om vele andere voordelen te behalen op gebieden zoals AI, en tegelijkertijd strategisch een weg te banen naar een 'zelfsturend ERP'-systeem.

Les 4: Het moeilijkste onderdeel van een ERP-project is niet de IT.

Met decennialange ervaring is Proactis er al lang van overtuigd dat het succes van projecten voor uitgavenbeheer afhangt van de combinatie van mensen, processen en technologie.   Het was interessant om te horen hoe Ian het belang benadrukte van hoe teams samenwerken en de mogelijkheid om je anders te gedragen binnen een project.

“We hebben alle systemen, de IT-kant van elk project. Dat is meestal niet het moeilijkste. Het moeilijkste is om teams aan het werk te krijgen, misschien op een iets andere manier om beter samen te werken, om bepaalde problemen op te lossen.” – Ian Owen

De meest geciteerde uitspraak van het webinar kwam even later, over wie je nodig hebt in het projectteam:

De grootste uitdaging voor organisaties met beperkte middelen is vaak om medewerkers tijd te laten investeren in een project, terwijl ze tegelijkertijd hun kerntaken en expertise moeten blijven uitvoeren. Dit vereist effectief stakeholdermanagement en het inzichtelijk maken van de voordelen van het project op de korte, middellange en lange termijn. Door de medewerkers op dat moment aan het project te laten werken, worden de beste resultaten behaald na de automatisering.

Les 5: Het grootste deel van wat je functie doet, is niet zo bijzonder als je denkt.

De afsluitende opmerking van Ian McKee was de meest eerlijke van de dag, en een van de meest nuttige voor iedereen in een sector die zichzelf vaak als een uitzondering beschouwt.

“Ik denk dat het hoger onderwijs, net als diverse andere sectoren, zich schuldig maakt aan de gedachte dat we heel anders zijn, en we verschillen inderdaad op een aantal cruciale gebieden. Maar wat betreft veel van onze ondersteunende processen, zoals IT, HR en financiën, zouden we er goed aan doen om de zaken meer te standaardiseren en te vereenvoudigen.” – Ian McKee

De les is niet relevant voor welke branche dan ook die automatisering overweegt. De mogelijkheid om meer standaardisatie naar best practices te stimuleren en tegelijkertijd processen verder te vereenvoudigen, is een kans die automatisering zelf biedt: de mogelijkheid om afstand te nemen en te bekijken hoe dingen gedaan worden en of ze niet beter en eenvoudiger kunnen.

Het is een feit dat diepgaande kennis van een specifieke sector binnen uw bedrijfsvoering noodzakelijk is. Een groot deel van het uitgavenbeheer in middelgrote bedrijven bestaat echter uit gestandaardiseerde processen – of het nu gaat om de manier waarop facturen worden verwerkt, geregistreerd, afgestemd en betaald, of om de mogelijkheden om de beste waarde te halen uit uw bestaande leveranciersbestand.

Ian was net zo eerlijk over zijn eigen inzichten achteraf met betrekking tot het tempo:

“Die verleiding bestaat, en ik ben er zeker schuldig aan, om zo snel mogelijk te willen bereiken wat je wilt. Maar het is heel nuttig om die langzamere, geplande, stapsgewijze aanpak te volgen in plaats van een alles-of-niets-strategie.” – Ian McKee

Deze aanpak van geplande fasen, ofwel evolutie, is waar spendmanagement om draait: de mogelijkheid om continu te evolueren in een tempo dat uw organisatie niet verstoort, maar simpelweg onderdeel is van een continu verbeteringsbeleid. Natuurlijk zullen sommige organisaties ervoor kiezen om sneller volledig te transformeren dan andere, maar het is de kunst om, samen met een betrouwbare partner, het juiste tempo van evolutie of transformatie te bepalen.

En eentje om mee te nemen:

Wat de rol van informatie en KPI's betreft, sloten we af met een punt dat ik steeds weer aanhaal bij klanten in elke sector waarin we actief zijn.

Schone, nauwkeurige gegevens onder uw processen vormen de basis van elke toekomstige workflow voor machine learning en AI. Het maximaliseren van de acceptatie, het stimuleren van de eerste elektronische bestellingen, het verkrijgen van accurate leveranciersgegevens en het bieden van één betrouwbare bron van informatie aan alle betrokkenen zijn niet alleen goede huishouding. Ze zijn de voorwaarden voor alles wat komen gaat. Zonder die basis komt de toekomst bij een andere organisatie terecht, niet bij die van u.

Hartelijk dank aan Ian McKee en Ian Owen voor hun tijd en eerlijkheid.

De volledige versie van het gesprek, die u op elk gewenst moment kunt beluisteren, vindt u via de link hieronder. Het is zeker de moeite waard om er 45 minuten van uw week aan te besteden.