Cinq leçons de l'Université du Sussex sur l'évolution conjointe de la finance et des achats

Le 18 ^juin 2026, j'ai eu le plaisir d'interroger deux personnes possédant une connaissance approfondie de l'application pratique de l'automatisation de la gestion des dépenses et des progiciels de gestion intégrée (ERP) : Ian McKee de l'Université du Sussex et Ian Owen de Unit4. La conversation devait porter sur la manière dont l'Université a étendu son ERP Unit4 avec Proactis afin de mieux maîtriser ses dépenses indirectes.

La séance a ensuite évolué vers une discussion sur les éléments qui font réellement progresser une fonction Finance et Achats sur une période de dix ans.

Cinq leçons se sont particulièrement démarquées, et toutes sont applicables au-delà de l'enseignement supérieur.

Leçon 1 : Les achats sont un outil stratégique, pas un instrument de contrôle des dépenses.

Ian McKee a rejoint Sussex il y a dix ans et demi. Sa mission consistait à développer la fonction Achats et, plus largement, la direction financière. La phrase qui m'a le plus marqué dans sa réponse est celle qui est devenue pour lui un principe directeur.

« Il s’agit davantage de devenir un facilitateur stratégique que de contrôler les dépenses. Il s’agit donc d’aider l’université à accomplir ce qu’elle doit faire, plutôt que de lui interdire certaines choses. » – Ian McKee, directeur adjoint des finances, Université du Sussex

Le contrôle des dépenses est une responsabilité que chacun devrait assumer au sein d'une organisation, mais je crois qu'Ian voulait surtout souligner que la fonction Achats peut être bien plus qu'un simple contrôle des dépenses. En réalité, elle a un rôle beaucoup plus stratégique à jouer pour apporter une valeur ajoutée encore plus grande à l'organisation.

Leçon 2 : « À quoi ressemble la réussite » est méconnaissable par rapport à votre point de départ.

L'une des réponses les plus marquantes d'Ian portait sur la facilité avec laquelle on oublie le chemin parcouru. Il a donné un exemple concret :

« Il y a dix ans, notre service comptabilité fournisseurs recevait tellement de courrier que, même si ce n'était pas toujours la même personne, nous avions en réalité une personne à temps plein qui ouvrait les enveloppes et triait les factures pour les numériser et les traiter. Tout cela a disparu. Notre processus de facturation est entièrement dématérialisé. » – Ian McKee

C’est un avantage souvent négligé de l’automatisation. Le passage du traitement manuel à l’automatisation apporte de nombreux bénéfices, et grâce à l’automatisation mise en œuvre et aux résultats escomptés, les avantages liés au fonctionnement sans papier sont considérables et constituent désormais le socle de toutes les automatisations à venir.

Leçon 3 : La migration vers le cloud est un tremplin, pas une fin en soi.

Forts d'une longue histoire, de nombreux systèmes ERP ont démontré leur fiabilité et leur robustesse, étant souvent déployés initialement sur l'infrastructure du client. Unit4 perçoit clairement l'opportunité de libérer tout le potentiel du cloud en migrant ses clients vers cette solution. Comme le souligne Ian, il s'agit non seulement de moderniser son infrastructure informatique, mais aussi de bénéficier de nombreux autres avantages dans des domaines tels que l'IA, tout en ouvrant la voie à un ERP autonome.

Leçon 4 : La partie la plus difficile d’un projet ERP n’est pas l’informatique.

Forte de plusieurs décennies d'expérience, Proactis a toujours été convaincue que le succès des projets de gestion des dépenses repose sur la combinaison des personnes, des processus et de la technologie.   Et il était intéressant d'entendre Ian souligner l'importance du fonctionnement des équipes et la possibilité d'adopter un comportement différent dans le cadre d'un projet.

« Nous avons tous les systèmes, toute la partie informatique nécessaire pour n'importe quel projet. Ce n'est généralement pas le plus difficile. Le plus difficile, c'est d'amener les équipes à travailler ensemble, peut-être d'une manière légèrement différente, pour mieux collaborer et résoudre certains problèmes. » – Ian Owen

La phrase la plus marquante du webinaire est intervenue quelques instants plus tard, concernant les membres indispensables de l'équipe projet :

Le principal défi auquel sont souvent confrontées les organisations aux ressources limitées est de demander à leurs employés de consacrer du temps à un projet tout en continuant à se concentrer sur leurs tâches principales, celles pour lesquelles ils excellent. Cela exige une gestion efficace des parties prenantes et une communication claire des bénéfices du projet à court, moyen et long terme. L'implication de ces personnes au moment précis où elles travaillent sur le projet permet d'obtenir les meilleurs résultats après l'automatisation.

Leçon 5 : La plupart des actions de votre fonction ne sont pas aussi spéciales que vous le pensez.

La réflexion finale d'Ian McKee était la plus honnête de la journée, et l'une des plus utiles pour quiconque travaille dans un secteur qui a tendance à se considérer comme un cas particulier.

« Je pense que l'enseignement supérieur, ainsi que d'autres acteurs, commettent l'erreur de croire que nous sommes très différents, et nous le sommes effectivement dans certains domaines clés. Mais en ce qui concerne nombre de nos fonctions support, qu'il s'agisse de l'informatique, des RH ou des finances, nous gagnerions beaucoup à standardiser et à simplifier davantage les choses. » – Ian McKee

Cette leçon s'applique à tous les secteurs industriels qui envisagent l'automatisation. L'opportunité de favoriser une plus grande standardisation des pratiques exemplaires, tout en simplifiant davantage les processus, représente une perspective unique offerte par l'automatisation elle-même : celle de prendre du recul et de réfléchir aux méthodes de travail actuelles, et de déterminer s'il serait possible de les améliorer et de les simplifier.

Le besoin d'une analyse sectorielle approfondie au sein de votre entreprise est bien réel. Cependant, la gestion des dépenses dans toute entreprise de taille moyenne repose en grande partie sur un ensemble de processus standardisés : qu'il s'agisse du traitement, de l'enregistrement, du rapprochement et du paiement des factures, ou encore de la possibilité d'optimiser les offres de vos fournisseurs actuels.

Ian était tout aussi honnête quant à son propre recul sur le rythme :

« Il y a cette tentation, et j'y cède certainement, de vouloir arriver au plus vite là où l'on veut. Mais pouvoir procéder par étapes, de manière plus progressive et planifiée, plutôt que d'opter pour une approche radicale et instantanée, est, je crois, vraiment utile. » – Ian McKee

Cette approche par étapes planifiées, ou évolution, est au cœur de la gestion des dépenses : elle offre la possibilité d’évoluer en continu à un rythme qui ne perturbe pas votre organisation, mais s’inscrit simplement dans une démarche d’amélioration continue. Bien sûr, certaines organisations choisiront de se transformer plus rapidement que d’autres, mais la clé réside dans la capacité à déterminer le rythme d’évolution ou de transformation adéquat, avec un partenaire de confiance.

Et un à emporter avec vous :

Concernant le rôle de l'information et des indicateurs clés de performance (KPI), nous avons conclu sur le point que je ne cesse de souligner auprès de nos clients, quel que soit le secteur que nous desservons.

Des données claires et précises, qui sous-tendent vos processus, constituent le fondement de tous les flux de travail d'apprentissage automatique et d'IA à venir. Optimiser l'adoption, passer les premières commandes électroniques, obtenir des données fournisseurs exactes et fournir à tous les acteurs une source unique d'information fiable ne relèvent pas de la simple bonne gestion. Ce sont les conditions préalables à l'avenir. Sans ces fondements, l'avenir appartiendra à d'autres, pas à vous.

Un immense merci à Ian McKee et Ian Owen pour leur temps et leur franchise.

La version intégrale de la conversation, disponible à la demande, est accessible via le lien ci-dessous et mérite amplement 45 minutes de votre temps hebdomadaire.