Procure-to-Pay Lösung | Software Einkauf & Beschaffung

Mit Proactis können Sie den gesamten Beschaffungsprozess, von der Bestellanforderung und -genehmigung bis hin zur Auftragserstellung und –annahme, über alle Produkte und Dienstleistungen hinweg in einem System steuern. Sie können sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter innerhalb der definierten Verfahren, Richtlinien und Budgets bestellen. Der gesamte Beschaffungsprozess wird abgedeckt – unabhängig davon, welches Bestellformular Sie verwenden.

Das Proactis Procurement-Dashboard ist der zentrale Punkt, über den jeder Mitarbeiter Produkte und Dienstleistungen bestellen oder sogar die Einstellung von Zeitarbeitskräften beantragen kann. Die Software verbessert das "Online-Shopping-Erlebnis" für die Nutzer, mit Funktionen wie intelligenter Suche, die den Nutzer Produkte und Dienstleistungen katalogübergreifend leichter finden lassen.

Das System führt durch den Bestellprozess (Guided Buying), sodass sich auch Gelegenheitsanwender optimal zurechtfinden. Der Bestellanforderungsprozess stellt sicher, dass Bestellungen bei Vorzugslieferanten und zu den richtigen Konditionen aufgegeben werden.

Vorbereitung zur E-Rechnungspflicht: Mit 5 Fragen Beschaffungsprozesse digital steuern

Wissen Sie, wer Bestellungen tätigt – außer dem Einkauf?

Ihr Unternehmen kauft täglich Güter und Dienstleistungen für den operativen Betrieb ein, dabei sind Beschaffungskosten die größte Kostenposition nach Löhnen und Gehältern. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht werden Organisationen vor neuen Herausforderungen gestellt und sollten ihre Beschaffungsprozesse dementsprechend darauf vorbereiten.

Informieren Sie sich schnell und einfach:

Wer steuert die Beschaffung – und wie?
Was bedeutet Purchase to Pay in ihrem Unternehmen?
Wie erkennen Sie Probleme und Chancen?
Wie steuern Sie Budgets richtig aus?
Wie erkennen Sie überflüssige Kosten?
Wieso ist all dies relevant in Hinblick auf die E-Rechnungspflicht?

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Finden Sie heraus, wie der Einkauf von Waren und Dienstleistungen in Ihrem Unternehmen tatsächlich abläuft

Volle Kontrolle über Ihren gesamten operativen Beschaffungsprozess.

Schnellere Genehmigungsverfahren, die immer im Einklang mit den Regeln und Richtlinien stehen.

Sicherstellung von Compliance und Kontrolle für alle Beschaffungsaktivitäten.

Gute Nutzerakzeptanz der Software im gesamten Unternehmen durch die benutzerfreundliche Oberfläche.

Kosten automatisch zuteilen

Proactis Procure-to-Pay übernimmt die Kostenzuweisung und die Rechnungsbearbeitung automatisch ab dem Zeitpunkt der Erstellung der Bestellanforderung. Sie können Kosten einzelnen Benutzern (z. B. Auftraggeber, Assistent oder Budgetverantwortlicher) oder einer Abteilung zuordnen.

Innerhalb eines Beschaffungskatalogs können Kostenkonten einzelnen Produkten und/oder Kategorien zugeordnet werden, sodass bei der Auswahl eines Produkts oder Katalogs durch den Auftraggeber automatisch die Kostenkategorie eingetragen wird.

Genehmigen Sie Anfragen schnell und präzise

Sie haben die volle Kontrolle über Bestellberechtigungen, Lagerbestände, Budgets – und stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter innerhalb der definierten Verfahren bestellen. Sie können die Genehmigungsstruktur im System auf Basis von Produktart, Kostenstelle und Auftragsmenge definieren.

Ein individualisierbarer Workflow stellt sicher, dass Aufträge immer in Übereinstimmung mit den internen Beschaffungsregeln genehmigt werden. Über das System können alle Benutzer Einblick in den Status ihrer Bestellanforderung erhalten.

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Bestellungen erzeugen und buchen, einfach und unkompliziert

Nach der Genehmigung der Bestellanforderung wird diese automatisch in eine Bestellung umgewandelt. Durch die Flexibilität der Lösung kann eine Anfrage in mehrere Bestellungen aufgeteilt werden, abhängig von der Anzahl der Lieferanten in der Anfrage.

Jede Bestellung erhält eine eindeutige Bestellnummer, die mit der Bestellanforderung übereinstimmt und mit Ihrem Finanzsystem verknüpft werden kann. Alle Aufträge werden automatisch auf dem richtigen Kostenkonto und mit der richtigen Kostenstelle erfasst.

Optimieren Sie Ihre Einstellungsverfahren

Mit Proactis Workforce können Sie ganz einfach Einstellungsverträge für Ihre Leiharbeiter zusammenstellen, ohne wiederholt bestehende Daten in das System eingeben zu müssen. Die Mitarbeiter können ihre Stundenzettel elektronisch ausfüllen und genehmigen lassen. Die Software unterstützt den Standard, den Arbeitsvermittler für den Versand elektronischer Nachrichten verwenden, sodass Arbeitszeitnachweise nicht neu erfasst werden müssen.

Stundenabrechnungen werden sowohl von Ihnen als auch von der Agentur genehmigt, wodurch das Risiko verringert wird, dass falsche Rechnungen in das System gelangen. Die Lösung ermöglicht außerdem „Reverse Billing“, wobei Rechnungen von Lieferanten auf der Grundlage genehmigter Stundenzettel erstellt werden.

Mehr erfahren: Workforce

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Budgetkontrolle in Echtzeit

Proactis Budget Management bietet umfangreiche Steuerungs- und Überwachungsfunktionen und ist nahtlos mit unserer P2P-Plattform für Vertragsmanagement, Bestellungen, Personalbeschaffung und Rechnungsstellung verbunden.

Budgets können sowohl vom Bestellprozess als auch vom Rechnungsprozess aus überwacht werden, sodass Sie über vollständige Kontrolle in Echtzeit verfügen. Die Budgets müssen nicht mehr bei jeder Änderung manuell angepasst werden.

Mehr erfahren: Budget Management

Unsere Experten erläutern Ihnen die Software und beantworten alle Ihre Fragen.

Procure to Pay FAQ

Was bedeutet Procure-to-Pay

Procure-to-Pay besteht aus einer Reihe von Schritten, die den gesamten Einkaufsprozess beschreiben, von der Auftragsanfrage und -genehmigung über die Auftragserstellung bis hin zum Auftragseingang, und zwar für alle Produkte und Dienstleistungen.

Die Reihe von Softwaresystemen, die in den letzten Jahren entstanden sind, um diesen wichtigen Zyklus zu bewältigen, wird allgemein als Procuree-to-Pay- oder Purchase-to-Pay-Softwaresysteme bezeichnet - kurz P2P-Systeme.

Herunterladen: P2P - Erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen wirklich Waren und Dienstleistungen einkauft.

Welche Herausforderungen kann P2P lösen?

Es gibt viele Herausforderungen, wenn es darum geht, Ausgaben vertraglich zu regeln:

Die Mitarbeiter tätigen häufig Käufe ohne entsprechende Genehmigung.
Viele Einkäufe werden bei nicht vertrauten Anbietern und Systemen getätigt.
Es gibt keine Übersicht über die Kaufverpflichtungen, bis die Rechnungen eintreffen.
Die Kosten werden den falschen Konten oder Abteilungen zugewiesen.
Durch übermäßigen Zeitaufwand geht wertvolle Produktivität verloren.

Lesen Sie, wie Randstad einen effizienteren P2P-Prozess und mehr Kontrolle über die Ausgaben erreicht hat.

Warum sollte ich ein P2P-System einführen?

Procure-to-Pay ist fest mit Ihrer Beschaffung verbunden, von der Bestellanforderung bis zur Bearbeitung der Rechnung, was bedeutet, dass Sie die volle Kontrolle über Ihren gesamten operativen Beschaffungsprozess haben. Die Lösung ermöglicht ein "Online-Einkaufserlebnis" für die Benutzer und garantiert, dass Ihre Mitarbeiter im Rahmen der festgelegten Verfahren, Richtlinien und Budgets bestellen.

Sie können auch:

Beschaffungsprozesse beschleunigen.
Unnötige Einkäufe vermeiden.
die Nutzung von ausgehandelten Lieferantenvereinbarungen und -verträgen sicherstellen.
die Kosten für die Bearbeitung von Bestellungen senken.
Finanzielle Kontrolle und Transparenz gewährleisten.
Geringeres Risiko der Nichtkonformität von Lieferanten und der Nichteinhaltung von Vorschriften.
Bessere Daten für die Ausgabenanalyse.

Herunterladen: P2P der nächsten Generation.

Wie kann ich einen effektiven, agilen und automatisierten P2P-Prozess erreichen?

Eine gute P2P-Softwarelösung bietet Automatisierung - ein elektronisches System, mit dem Mitarbeiter im gesamten Unternehmen Lieferantenquellen wie Kataloge und Websites online durchsuchen können, um dann den gewünschten Artikel oder die gewünschte Dienstleistung bei einem zugelassenen Lieferanten zu kaufen oder anzufordern.

Die Kaufanfrage wird mit den Unternehmensregeln verglichen, die darauf basieren, wer die Anfrage stellt, die Kosten, die Ausgabenkategorie und andere Kriterien. Zur Genehmigung wird die Anfrage elektronisch an den richtigen Vorgesetzten weitergeleitet. Für genehmigte Anfragen werden automatisch Bestellungen aufgegeben. Wenn die Rechnung eintrifft, wird sie elektronisch mit den bestellten und erhaltenen Waren sowie mit den geltenden Vertragsbedingungen abgeglichen.

Die besten P2P-Systeme verarbeiten die meisten Rechnungen direkt und leiten automatisch eine workflowbasierte Lösung für alle Ausnahmen ein. Sobald die Rechnungen genehmigt sind, werden sie zur Zahlung an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet.

Erfahren Sie, wie der Council of Wigan durch die Zentralisierung seiner Kreditorenbuchhaltung und die Automatisierung von P2P 66 % der Bearbeitungskosten einsparen konnte.

Ist die Einführung von P2P eine große Aufgabe?

Die Verbesserung Ihrer bestehenden P2P-Prozesse mag beängstigend erscheinen, doch wenn Sie herausfinden, wo in Ihrem Unternehmen Einsparungsmöglichkeiten bestehen, und einen modularen Ansatz zur Automatisierung verfolgen, können Sie Ihre Bemühungen auf die Bereiche konzentrieren, in denen Sie den größten Bedarf haben.

Laden Sie diesen Leitfaden herunter, um einen praktischen Einstieg in die Optimierung von P2P-Prozessen zu finden.

Procure to Pay Lösung – steuern Ihres Einkaufs