Procure to Pay Lösung – steuern Ihres Einkaufs

Optimieren Sie Ihre Beschaffung, erzielen Sie den besten Nutzen und erhalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Einkäufe
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Mit Proactis können Sie den gesamten Beschaffungsprozess, von der Bestellanforderung und -genehmigung bis hin zur Auftragserstellung und –annahme, über alle Produkte und Dienstleistungen hinweg in einem System steuern. Sie können sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter innerhalb der definierten Verfahren, Richtlinien und Budgets bestellen. Der gesamte Beschaffungsprozess wird abgedeckt – unabhängig davon, welches Bestellformular Sie verwenden.

Das Proactis Procurement-Dashboard ist der zentrale Punkt, über den jeder Mitarbeiter Produkte und Dienstleistungen bestellen oder sogar die Einstellung von Zeitarbeitskräften beantragen kann. Die Software verbessert das "Online-Shopping-Erlebnis" für die Nutzer, mit Funktionen wie intelligenter Suche, die den Nutzer Produkte und Dienstleistungen katalogübergreifend leichter finden lassen. Das System führt durch den Bestellprozess (Guided Buying), sodass sich auch Gelegenheitsanwender optimal zurechtfinden. Der Bestellanforderungsprozess stellt sicher, dass Bestellungen bei Vorzugslieferanten und zu den richtigen Konditionen aufgegeben werden.
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Volle Kontrolle über Ihren gesamten operativen Beschaffungsprozess.


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Schnellere Genehmigungsverfahren, die immer im Einklang mit den Regeln und Richtlinien stehen.


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Sicherstellung von Compliance und Kontrolle für alle Beschaffungsaktivitäten.


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Gute Nutzerakzeptanz der Software im gesamten Unternehmen durch die benutzerfreundliche Oberfläche.

Kosten automatisch zuteilen

Proactis Procure-to-Pay übernimmt die Kostenzuweisung und die Rechnungsbearbeitung automatisch ab dem Zeitpunkt der Erstellung der Bestellanforderung. Sie können Kostenstellen einzelnen Benutzern (z. B. Auftraggeber, Assistent oder Budgetverantwortlicher) oder einer Abteilung zuordnen. 

Innerhalb eines Beschaffungskatalogs können Kostenkonten einzelnen Produkten und/oder Kategorien zugeordnet werden, sodass bei der Auswahl eines Produkts oder Katalogs durch den Auftraggeber automatisch die Kostenkategorie eingetragen wird.
Einkauf - Kosten automatisch zuteilen

Genehmigen Sie Anfragen schnell und präzise

Sie haben die volle Kontrolle über Bestellberechtigungen, Lagerbestände, Budgets – und stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter innerhalb der definierten Verfahren bestellen. Sie können die Genehmigungsstruktur im System auf Basis von Produktart, Kostenstelle und Auftragsmenge definieren. 

Ein individualisierbarer Workflow stellt sicher, dass Aufträge immer in Übereinstimmung mit den internen Beschaffungsregeln genehmigt werden. Über das System können alle Benutzer Einblick in den Status ihrer Bestellanforderung erhalten.
Einkauf - Genehmigen Sie Anfragen schnell und präzise

Bestellungen erzeugen und buchen, einfach und unkompliziert

Nach der Genehmigung der Bestellanforderung wird diese automatisch in eine Bestellung umgewandelt. Durch die Flexibilität der Lösung kann eine Anfrage in mehrere Bestellungen aufgeteilt werden, abhängig von der Anzahl der Lieferanten in der Anfrage. 

Jede Bestellung erhält eine eindeutige Bestellnummer, die mit der Bestellanforderung übereinstimmt und mit Ihrem Finanzsystem verknüpft werden kann. Alle Aufträge werden automatisch auf dem richtigen Kostenkonto und mit der richtigen Kostenstelle erfasst.
Einkauf - Bestellungen erzeugen und buchen, einfach und unkomplizier

Budgetkontrolle in Echtzeit

Proactis Budget Management bietet umfangreiche Steuerungs- und Überwachungsfunktionen und ist nahtlos mit unserer Purchase-to-Pay-Plattform für Vertragsmanagement, Bestellungen, Personalbeschaffung und Rechnungsstellung verbunden. 

Budgets können sowohl vom Bestellprozess als auch vom Rechnungsprozess aus überwacht werden, sodass Sie über vollständige Kontrolle in Echtzeit verfügen. Die Budgets müssen nicht mehr bei jeder Änderung manuell angepasst werden.

Mehr erfahren: Budget Management
Budgetverwaltung - Budgetkontrolle in Echtzeit

Optimieren Sie Ihre Einstellungsprozesse

Mit Proactis Workforce können Sie ganz einfach Einstellungsverträge für Ihre Leiharbeiter zusammenstellen, ohne wiederholt bestehende Daten in das System eingeben zu müssen. Die Mitarbeiter können ihre Stundenzettel elektronisch ausfüllen und genehmigen lassen. Die Software unterstützt den Standard, den Arbeitsvermittler für den Versand elektronischer Nachrichten verwenden, sodass Arbeitszeitnachweise nicht neu erfasst werden müssen. 

Stundenabrechnungen werden sowohl von Ihnen als auch von der Agentur genehmigt, wodurch das Risiko verringert wird, dass falsche Rechnungen in das System gelangen. Die Lösung ermöglicht außerdem „Reverse Billing“, wobei Rechnungen von Lieferanten auf der Grundlage genehmigter Stundenzettel erstellt werden.

Mehr erfahren: Workforce
Optimieren Sie Ihre Einstellungsprozesse
Unsere Experten führen Sie durch die Lösung und beantworten alle Ihre Fragen.
Procure to Pay FAQ
Was bedeutet Procure-to-Pay
Procure-to-Pay besteht aus einer Reihe von Schritten, die den gesamten Einkaufsprozess beschreiben, von der Auftragsanfrage und -genehmigung über die Auftragserstellung bis hin zum Auftragseingang, und zwar für alle Produkte und Dienstleistungen.

Die Reihe von Softwaresystemen, die in den letzten Jahren entstanden sind, um diesen wichtigen Zyklus zu bewältigen, wird allgemein als Purchase-to-Pay- oder Procure-to-Pay-Softwaresysteme bezeichnet - kurz P2P-Systeme.
Welche Herausforderungen kann P2P lösen?
Es gibt viele Herausforderungen, wenn es darum geht, Ausgaben vertraglich zu regeln:
  • Die Mitarbeiter tätigen häufig Käufe ohne entsprechende Genehmigung.
  • Viele Einkäufe werden bei nicht vertrauten Anbietern und Systemen getätigt.
  • Es gibt keine Übersicht über die Kaufverpflichtungen, bis die Rechnungen eintreffen.
  • Die Kosten werden den falschen Konten oder Abteilungen zugewiesen.
  • Durch übermäßigen Zeitaufwand geht wertvolle Produktivität verloren.
Warum sollte ich ein P2P-System einführen?
Procure-to-Pay ist fest mit Ihrer Beschaffung verbunden, von der Bestellanforderung bis zur Bearbeitung der Rechnung, was bedeutet, dass Sie die volle Kontrolle über Ihren gesamten operativen Beschaffungsprozess haben. Die Lösung ermöglicht ein "Online-Einkaufserlebnis" für die Benutzer und garantiert, dass Ihre Mitarbeiter im Rahmen der festgelegten Verfahren, Richtlinien und Budgets bestellen.

Sie können auch:
  • Beschaffungsprozesse beschleunigen.
  • Unnötige Einkäufe vermeiden.
  • die Nutzung von ausgehandelten Lieferantenvereinbarungen und -verträgen sicherstellen.
  • die Kosten für die Bearbeitung von Bestellungen senken.
  • Finanzielle Kontrolle und Transparenz gewährleisten.
  • Geringeres Risiko der Nichtkonformität von Lieferanten und der Nichteinhaltung von Vorschriften.
  • Bessere Daten für die Ausgabenanalyse.
Wie kann ich einen effektiven, agilen und automatisierten P2P-Prozess erreichen?
Eine gute P2P-Softwarelösung bietet Automatisierung - ein elektronisches System, mit dem Mitarbeiter im gesamten Unternehmen Lieferantenquellen wie Kataloge und Websites online durchsuchen können, um dann den gewünschten Artikel oder die gewünschte Dienstleistung bei einem zugelassenen Lieferanten zu kaufen oder anzufordern.

Die Kaufanfrage wird mit den Unternehmensregeln verglichen, die darauf basieren, wer die Anfrage stellt, die Kosten, die Ausgabenkategorie und andere Kriterien. Zur Genehmigung wird die Anfrage elektronisch an den richtigen Vorgesetzten weitergeleitet. Für genehmigte Anfragen werden automatisch Bestellungen aufgegeben. Wenn die Rechnung eintrifft, wird sie elektronisch mit den bestellten und erhaltenen Waren sowie mit den geltenden Vertragsbedingungen abgeglichen.

Die besten P2P-Systeme verarbeiten die meisten Rechnungen direkt und leiten automatisch eine workflowbasierte Lösung für alle Ausnahmen ein. Sobald die Rechnungen genehmigt sind, werden sie zur Zahlung an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet.
Ist die Einführung von P2P eine große Aufgabe?
Die Verbesserung Ihrer bestehenden P2P-Prozesse mag beängstigend erscheinen, doch wenn Sie herausfinden, wo in Ihrem Unternehmen Einsparungsmöglichkeiten bestehen, und einen modularen Ansatz zur Automatisierung verfolgen, können Sie Ihre Bemühungen auf die Bereiche konzentrieren, in denen Sie den größten Bedarf haben.