Die Polizeibehörde senkt die Bearbeitungskosten und verbessert die Ausgabenkontrolle mit Proactis Purchase-to-Pay
Die Polizeibehörde hat ihre Kreditorenbuchhaltung mit Proactis Purchase-to-Pay optimiert, wodurch die Bearbeitungskosten gesenkt und eine bessere Ausgabenkontrolle erreicht wurden.
Sektor
Öffentliche Dienstleistungen
Mitarbeiter
Mehr als 10.000
Jahresbestellungen
80.000
Jährliche indirekte Ausgaben
Ungefähr 100 Millionen Pfund
Systemintegration
Infor SunSystems
Wie Proactis geholfen hat
„Mit Proactis haben wir die Kontrolle über den Cashflow und die Einhaltung der Unternehmensbudgets verbessert und das Risiko minimiert. Dies führt zu Finanzkontrolle, Corporate Governance und messbaren Einsparungen.“
Polizeibehörde
Vollständige Transparenz der Unternehmensausgaben über alle acht Geschäftsbereiche und 35 Abteilungen hinweg erreicht.
Unkontrollierte Ausgaben wurden durch obligatorische, systemseitig durchgesetzte Einkaufskontrollen und Genehmigungsprozesse unterbunden.
Der Zeit- und Ressourcenaufwand im gesamten Purchase-to-Pay-Prozess wurde erheblich reduziert.
Innerhalb von 12 Monaten nach der vollständigen Einführung wurde eine Akzeptanzrate von 80 % der Mitarbeiter im gesamten Unternehmen erreicht.
Verbesserte Skaleneffekte und vertraglich vereinbarte Einkäufe reduzieren Risiken und stärken die Lieferantenverhandlungen.
Zentralisierte Rechnungsverwaltung mit automatisiertem Abgleich anstelle der manuellen Dateneingabe in SunSystems.
Optimiertes Management der firmeneigenen Filialen mit Berechtigungskontrollen, die Überbestellungen von Uniformen und Ausrüstung verhindern.
Ermöglichte es dem Einkaufsteam, die Ausgaben nach Kategorie und Lieferant zu analysieren und so die strategische Lieferantenkonsolidierung zu unterstützen.
Überblick
Die Behörde, eine der größten Polizeibehörden in England und Wales, beschäftigt rund 10.000 Mitarbeiter in acht Abteilungen und 35 Referaten und gibt jährlich etwa 100 Millionen Pfund für diverse indirekte Güter und Dienstleistungen aus. Da es bisher kein computergestütztes Beschaffungsverfahren gab und die Ausgaben nur schwer nachvollziehbar waren, implementierte die Behörde Proactis Purchase-to-Pay in Kombination mit Infor SunSystems. Innerhalb von zwölf Monaten wurden so vollständige Transparenz der Unternehmensausgaben, ein optimierter Beschaffungsprozess und ein robustes Kontrollsystem für die gesamte Organisation erreicht.
Herausforderung
Die Behörde ist eine der größten Polizeibehörden in England und Wales und beschäftigt rund 10.000 Mitarbeiter in acht Abteilungen und 35 Referaten, die jeweils über ein eigenes Budget verfügen. Die jährlichen Ausgaben für indirekte Güter und Dienstleistungen – von Dolmetschern und Büromaterial bis hin zu Uniformen und Verträgen in Millionenhöhe – belaufen sich auf insgesamt rund 100 Millionen Pfund.
Vor der Einführung von Proactis verfügte die Behörde über kein computergestütztes Verfahren zur Bedarfsanforderung. Da 15 verschiedene Methoden zur Auftragserteilung genutzt wurden – von Haftnotizen und Telefonanrufen bis hin zu E-Mails und mündlichen Anfragen –, gab es nur geringe Nachvollziehbarkeit und wenig Transparenz hinsichtlich der getätigten Ausgaben. Rechnungen wurden manuell in das Finanzsystem Infor SunSystems eingegeben, ohne automatische Weiterleitung oder Genehmigungsworkflows, was den Prozess sowohl langsam als auch ressourcenintensiv machte.
Die Behörde benötigte eine umfassende Ausgabenmanagementlösung, die wesentliche Kontrollen über den Einkauf ermöglicht, vollständige Kostentransparenz bietet, ineffiziente Prozesse automatisiert und sich in SunSystems integrieren lässt – und gleichzeitig für 10.000 Mitarbeiter außerhalb des Einkaufs in 35 Abteilungen zugänglich und einfach zu bedienen ist.
Lösung
Nach einer Testphase in einer Division wurde Proactis P2P auf alle acht Divisionen und 35 Abteilungen ausgeweitet, wobei innerhalb von zwölf Monaten 80 % der Mitarbeiter das System nutzten. Die hochgradig konfigurierbare Plattform wurde mit individuell angepassten Bestellvorlagen und Genehmigungsworkflows auf die unterschiedlichen Bestell- und Autorisierungsanforderungen jeder Abteilung zugeschnitten.
Die Mitarbeiter können direkt von ihren Arbeitsplätzen aus auf interne, kategorisierte Lieferantenkataloge und Punch-Outs zu Lieferanten-Websites zugreifen. Das System leitet jede Transaktion automatisch durch den entsprechenden Genehmigungsprozess. Waren und Dienstleistungen werden bei Anlieferung in Proactis erfasst, was einen automatisierten Rechnungsabgleich ermöglicht und den manuellen Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung deutlich reduziert. Auch die Spesenabrechnung der Mitarbeiter wird elektronisch über die Plattform abgewickelt.
Zusätzlich wurde eine zentrale Lagerfunktion eingeführt, um Uniformbestellungen zu verwalten, die zuvor über ein separates System ohne Anbindung an die Finanzbuchhaltung abgewickelt wurden. Proactis erfasst nun den Bedarf jedes Mitarbeiters und verhindert Überbestellungen, während die vollständige Protokollierung für klare Verantwortlichkeiten innerhalb der Lagerfunktion sorgt.
Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
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