British Land transformiert seine Finanzprozesse mit Proactis
British Land erweiterte Proactis um P2P und die Erfassung von Rechnungen und verbesserte so die Transparenz und Verarbeitung von über 10.000 Bestellungen und 25.000 Rechnungen in nur etwas mehr als einem Jahr.
Sektor
Immobilien- und Gebäudemanagement
Verwaltete Vermögenswerte
13,7 Milliarden Pfund
Flächenmanagement
22,8 Millionen Quadratfuß
Internes Einkaufspersonal
400+
Kunde seit
2016
Wie Proactis geholfen hat
„Wir wollten eine Lösung, bei der wir von einem professionellen, innovativen Softwareentwickler mit langjähriger Entwicklungserfahrung profitieren können. Wir wissen, dass die Lösung von Proactis zukunftssicher ist.“
Jonty McNuff, Leiter der Geschäftstransformation, British Land
Gewährleistete jederzeit vollständige Transparenz über alle Kaufverpflichtungen und Rechnungen, die im Unternehmen anfallen.
Dadurch konnte jede Rechnung bis zu ihrer ursprünglichen Verpflichtung zurückverfolgt werden, wodurch der zuvor zeitaufwändige Abstimmungsprozess entfiel.
Einführung einer einheitlichen, unternehmensweiten Bestell- und Rechnungsverarbeitung
Über das System wurden innerhalb von etwas mehr als einem Jahr nach der Implementierung über 10.000 Bestellungen und 25.000 Rechnungen abgewickelt.
Verbesserte Genauigkeit der Finanzberichterstattung durch Ersetzung eines weitgehend manuellen vierteljährlichen Verpflichtungsverfahrens durch Echtzeitdaten
Durch die OCR-gestützte Erfassung von Rechnungsdaten wurden neue Maßstäbe in puncto Automatisierung, Kontrolle und Transparenz gesetzt.
Die kontrollierte Spesenabrechnung für Mitarbeiter wurde über das Proactis Expenses-Modul ermöglicht.
Es wurde eine skalierbare Plattform geschaffen, die die geplante Erweiterung von Proactis P2P in die Immobilienverwaltungssparte von British Land unterstützt.
Überblick
British Land ist eines der größten britischen Immobilienentwicklungs- und Investmentunternehmen, gelistet im FTSE 100 und verwaltet Vermögenswerte im Wert von 13,7 Milliarden Pfund auf einer Fläche von 22,8 Millionen Quadratfuß. Nachdem British Land bereits Proactis Source-to-Contract zur Modernisierung seiner Beschaffungsprozesse eingeführt hatte, erweiterte das Unternehmen seine Partnerschaft um Procure-to-Pay und die Rechnungserfassung. Dadurch wurden Transparenz und Konsistenz im Bestell- und Rechnungsmanagement grundlegend verbessert. Innerhalb von nur etwas mehr als einem Jahr wurden über 10.000 Bestellungen und 25.000 Rechnungen über das System abgewickelt.
Herausforderung
Die British Land Company plc ist eines der größten Immobilienentwicklungs- und Investmentunternehmen Großbritanniens, im FTSE 100 gelistet und Gründungsmitglied der European Public Real Estate Association. Über 400 interne Mitarbeiter und 50 externe Projektmanager sind für die Einkaufsaktivitäten des Unternehmens verantwortlich.
Trotz ihres Umfangs wurden die elektronischen Bestellungen bei British Land unternehmensweit nicht einheitlich verwaltet. Rechnungen trafen häufig ohne klaren Bezug zu einer ursprünglichen Verpflichtung ein, was die Nachverfolgung der Ausgaben zeitaufwändig machte – ein Problem, das durch die natürliche Personalfluktuation noch verschärft wurde. Die Ermittlung eines genauen Überblicks über die finanziellen Verpflichtungen zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgte größtenteils manuell und vierteljährlich.
Nachdem British Land bereits mit der Einführung von Proactis Source-to-Contract eine digitale Transformation begonnen hatte, erkannte das Unternehmen die Möglichkeit, seine Beschaffungs- und Zahlungsprozesse sowie die Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren, um diese Lücken in Bezug auf Transparenz und Konsistenz zu schließen.
Lösung
Nach einem Beschaffungsprozess mit funktionalen Überprüfungen und Workshops mit Stakeholdern aus dem gesamten Unternehmen wurde Proactis als geeigneter Partner bestätigt – die bestehende Source-to-Contract-Beziehung wird auf Purchase-to-Pay und die Erfassung von Rechnungen ausgeweitet.
Proactis P2P sorgte für deutlich mehr Transparenz im Einkaufsprozess und ermöglichte British Land eine effizientere Abwicklung der Bestellabwicklung mit mehr Funktionalität und Flexibilität. Zusätzlich wurde Proactis Invoice Capture implementiert, um die Rechnungsstellung zu optimieren. Mithilfe von optischer Zeichenerkennung (OCR) wird die Datenextraktion automatisiert, was ein neues Maß an Kontrolle, Transparenz und Genauigkeit der Berichterstattung ermöglicht.
Während der Implementierung erkannte British Land die zusätzliche Möglichkeit, das Proactis Expenses-Modul zur Verwaltung kontrollierter Mitarbeitererstattungen einzusetzen – wodurch der Umfang der Partnerschaft weiter ausgebaut und zusätzliche Prozesseffizienzen erzielt wurden.
„Wir haben Rechnungen schon immer recht zuverlässig bezahlt. Jetzt haben wir aber einen deutlich besseren Überblick über unsere Verpflichtungen und die eingehenden Rechnungen. Sobald Rechnungen eingehen, können wir sie bis zu ihrer ursprünglichen Ausgabenverpflichtung zurückverfolgen. Jede Rechnung ist einsehbar, und der gesamte Prozess ist unternehmensweit einheitlich.“
Jonty McNuff, Leiter der Geschäftstransformation, British Land
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