Die University of Sussex erreicht im Rahmen der digitalen Transformation eine durchgängige Effizienz vom Beschaffungsprozess bis zum Vertragsabschluss.
Die University of Sussex hat mit Proactis den gesamten Beschaffungsprozess digitalisiert und dadurch Transparenz und Compliance verbessert sowie die Mitarbeiter von manuellen Aufgaben entlastet.
Sektor
Ausbildung
Lieferanten
Mehr als 3.500
Personal
2.100
Rechnungen verarbeitet
40.000 pro Jahr
Kunde seit
2014
Wie Proactis geholfen hat
„Die von uns eingesetzten Lösungen von Proactis für die Bereiche Source-to-Contract und Rechnungsautomatisierung bieten ein hervorragendes Verhältnis von Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität und haben sich als flexibel genug erwiesen, um unsere Anforderungen zu erfüllen. Das ist bei Beschaffungslösungen sehr selten.“
Ian McKee, stellvertretender Finanzdirektor, Universität Sussex
Manuelle Prozesse bei der Lieferantenintegration, dem Vertragsmanagement und der Rechnungsstellung wurden im gesamten Unternehmen abgeschafft.
Der Einkaufsprozess wurde optimiert, indem die Mitarbeiter gezielt zu bevorzugten und vertraglich gebundenen Lieferanten gelenkt wurden, um den Wert zu maximieren.
Die Qualität des dreiseitigen Abgleichs zwischen Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen wurde verbessert.
Vollständige Transparenz über Ausgaben, Verträge und Lieferantenleistung durch eine zentrale Plattform ermöglicht.
Ermöglicht den Zugriff auf alle Beschaffungs- und Finanzdaten von jedem beliebigen Standort aus und unterstützt so mobiles und hybrides Arbeiten.
Verbesserte Ausnahmebehandlung durch automatisierte Abfrage und Blockierung von Rechnungsabweichungen
Verbesserte Compliance durch integrierte Lieferantenfragebögen zu Themen wie moderne Sklaverei, Datenschutz und anderen Anforderungen
Stärkung des Lieferantenbeziehungsmanagements durch ein transparentes, einheitliches und kollaboratives Portal
Überblick
Die University of Sussex ist eine führende, forschungsintensive Universität in der Nähe von Brighton mit Mitarbeitenden und Studierenden aus über 100 Ländern. Da die Universität bisher überwiegend auf manuelle Beschaffungsprozesse setzte, startete sie gemeinsam mit Proactis eine schrittweise digitale Transformation – beginnend mit dem Marktplatz, über den gesamten Beschaffungsprozess bis hin zur Rechnungserfassung. Das Ergebnis ist eine vollständig digitalisierte, durchgängige Beschaffungs- und Kreditorenbuchhaltung mit verbesserter Ausgabentransparenz, höherer Compliance und einer Entlastung der Mitarbeitenden von nicht wertschöpfenden Verwaltungsaufgaben.
Herausforderung
Die University of Sussex ist eine forschungsintensive Universität mit internationaler und lokaler Ausrichtung, die Mitarbeiter und Studierende aus über 100 Ländern anzieht. Vor ihrer digitalen Transformation nutzte die Universität weitgehend manuelle Beschaffungsprozesse – darunter tabellenkalkulationsbasierte Vertragsverwaltung, unverbundene elektronische Ausschreibungsverfahren und papierintensive Rechnungsbearbeitung.
Die Lieferantenintegration erforderte von den Mitarbeitern die manuelle Datenerfassung und das Einreichen von Papierformularen. Das Vertragsmanagement war nicht zentralisiert und intransparent. Die Kreditorenbuchhaltung war mit umfangreicher manueller Dateneingabe und Papierverarbeitung verbunden und bot nur begrenzte Möglichkeiten zur automatischen Rechnungsprüfung anhand von Bestellungen.
Die Universität suchte eine Komplettlösung, die die Prozesse von der Beschaffung bis zum Vertragsabschluss automatisieren und digitalisieren, sich in ihr Finanzsystem integrieren, die manuelle Dateneingabe eliminieren und den Mitarbeitern der Finanz- und Beschaffungsabteilung echte Transparenz und Berichterstattung über die Ausgaben ermöglichen sollte – und gleichzeitig für Nicht-Spezialisten im gesamten Unternehmen zugänglich bleiben sollte.
Lösung
Die Universität wählte Proactis in drei Phasen und baute dabei auf einer bestehenden Geschäftsbeziehung auf. Proactis Source-to-Contract – bestehend aus Lieferantenmanagement, Beschaffung und Vertragsmanagement – wurde als erstes implementiert und optimierte und automatisierte die Prozesse für Lieferantenintegration, Ausschreibung und Vertragsabwicklung. Universitätsangehörige können nun über ein Self-Service-Portal neue Lieferanten vorschlagen, wobei die Lieferanten ihre Informationen selbst verwalten.
Die Lösung wurde so konzipiert, dass sie auch für Nicht-Einkaufsexperten zugänglich ist. So können Universitätsangehörige relevante Verträge einsehen, zugelassene Lieferanten finden und sich ohne Fachkenntnisse an Beschaffungsprozessen beteiligen. Integrierte Fragebögen zu Themen wie moderner Sklaverei, Datenschutz und anderen Compliance-Bereichen werden vom Team regelmäßig aktualisiert und an die sich ändernden Anforderungen angepasst.
Nach dem Erfolg von Source-to-Contract implementierte die Universität anschließend Proactis Invoice Capture, um ihre Kreditorenbuchhaltung zu digitalisieren. Rechnungen werden nun erfasst, in elektronische Rechnungen umgewandelt, mit Bestellungen abgeglichen, auf Duplikate und gültige Lieferantendaten geprüft und zur Abstimmung und Zahlungsfreigabe in das Finanzsystem übertragen – alles innerhalb einer einzigen integrierten Plattform.
„Wir können von überall aus auf alles zugreifen, zentral an einem Ort, und wir haben von einem papierbasierten System auf eine zentrale Datenverwaltung umgestellt. Die Lösungen von Proactis waren dabei eine enorme Hilfe – wir konnten schnell und mit der Gewissheit, dass keiner unserer Prozesse dadurch beeinträchtigt würde, unsere Prozesse an einen anderen Standort verlagern.“
Ian McKee, stellvertretender Finanzdirektor, Universität Sussex
Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
Kunden
Vom ersten Tag an bis hin zur langfristigen Nutzung arbeitet unser Team eng mit Ihrem zusammen, um sicherzustellen, dass Sie echten Mehrwert aus der Plattform ziehen – und nicht nur einen erfolgreichen Go-Live.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Lassen Sie uns reden
Sie brauchen keine detaillierte Beschreibung Ihres Anliegens, um mit uns zu sprechen. Schildern Sie uns einfach, was Sie gerade frustriert, und wir besprechen offen und ehrlich, wie wir Ihnen helfen können.