Der Londoner Bezirk Bexley sichert seinen Vergabezyklus mit Proactis Contract Management zukunftssicher ab.
Der Bexley Council hat die Vertragsüberwachung mit Proactis verstärkt, 233 Verträge zentralisiert, Warnmeldungen automatisiert und Effizienz und Transparenz erhöht.
Sektor
Öffentliche Dienstleistungen
Bediente Einwohner
Mehr als 250.000
Mitarbeiter
Mehr als 4.500
Systemintegration
Unit4 Business World
Kunde seit
2015
Wie Proactis geholfen hat
„Wir verfolgen bei unserer Beschaffungsstrategie einen langfristigen Ansatz, um nicht nur die Effizienz im Hier und Jetzt zu steigern, sondern auch unser Betriebsmodell zukunftssicher zu gestalten. Technologie ist dabei ein zentraler Baustein, und mit Proactis haben wir uns für einen Anbieter entschieden, der mit uns wachsen kann.“
Caroline Allen, Lieferantenbeziehungsmanagerin / Einkaufsleiterin, London Borough of Bexley
Es wurde ein zentrales elektronisches Archiv für alle 233 Verträge eingerichtet, die von der Behörde verwaltet werden.
Gewährleistete vollständige Transparenz der Vertragsdaten für alle relevanten Manager und das Einkaufsteam aus einem einzigen System.
Es wurden automatische Benachrichtigungen für wichtige Vertragsdaten eingeführt, darunter Meilensteine für Überprüfungen, Verlängerungszeiträume und Ablaufdaten von Dokumenten.
Reduziertes Risiko im gesamten Vertragsportfolio durch Sicherstellung, dass keine kritischen Termine oder Compliance-Anforderungen versäumt werden.
Minimierte den manuellen Zeit- und Arbeitsaufwand für Vertragsmanagement und -verfolgung
Es wurde ein umfassender Prüfpfad für alle Vertragsaktivitäten geschaffen, wodurch Verantwortlichkeit und Governance verbessert wurden.
Es wurde eine äußerst flexible Berichtsfunktion für alle Vertragsdatenfelder bereitgestellt.
Es wurde eine skalierbare Lösung geliefert, die flexibel genug ist, um sich mit den sich ändernden Bedürfnissen des Stadtrats weiterzuentwickeln.
Übersicht
Der Londoner Bezirk Bexley betreut fast 250.000 Einwohner und verfolgt in seiner Beschaffungsstrategie einen langfristigen, zukunftsorientierten Ansatz. Als Proactis-Kunde seit 2009 erweiterte der Bezirk seine bestehende Proactis-Sourcing-Lösung um das Vertragsmanagement. Dadurch wurde ein zentrales elektronisches Archiv für alle Lieferantenverträge eingerichtet, das volle Transparenz, Verantwortlichkeit und automatisierte Benachrichtigungen für 233 Verträge gewährleistet, die von 90 Mitarbeitern verwaltet werden. Das Ergebnis ist ein deutlich effizienteres, transparenteres und risikobewussteres Vertragsmanagement innerhalb der Behörde.
Herausforderung
Der Londoner Bezirk Bexley liegt im Südosten Londons und hat fast 250.000 Einwohner. Der Bezirk verfolgt eine langfristige Beschaffungsstrategie mit dem klaren Ziel, seine Betriebsmodelle und Vergabeverfahren durch den Einsatz von Technologie zukunftssicher zu gestalten.
Da 233 Verträge von 90 Managern innerhalb der Behörde verwaltet wurden, hatte der Rat nur begrenzten zentralen Überblick über Vertragsdokumentation, wichtige Termine und die Vertragserfüllung. Vertragsinformationen lagen in unterschiedlichen Formaten vor, waren nicht immer leicht zu finden, und das Wissen der einzelnen Manager war dem gesamten Beschaffungsteam nicht zugänglich. Dies barg Risiken im Zusammenhang mit Vertragsverlängerungen, der Einhaltung von Meilensteinen und der Dokumentation zu Gesundheit und Sicherheit.
Der Rat benötigte eine Lösung, um die Vertragsverwaltung zu zentralisieren, die Verwaltung über alle Vertragsarten hinweg zu standardisieren, automatische Benachrichtigungen für wichtige Termine und Ereignisse bereitzustellen und dem Beschaffungsteam sowie den zuständigen Beamten einen einheitlichen, transparenten Überblick über den gesamten Vertragsbestand zu ermöglichen.
Lösung
Nachdem der Rat das Beschaffungstool von Proactis bereits im Vorfeld seines Vergabeverfahrens implementiert hatte, erweiterte er die Lösung um Proactis Contract Management. Die Implementierung ermöglichte es der Behörde, ein zentrales elektronisches Archiv für alle Arten von Lieferantenverträgen einzurichten und die Vertragsverwaltung, -speicherung und -prüfung organisationsweit zu standardisieren.
Alle Vertragsdaten – einschließlich Vertragsbedingungen, Dokumentation zu Gesundheit und Sicherheit sowie Versicherungsunterlagen – sind nun für den zuständigen Vertragsmanager und das gesamte Managementteam einsehbar, wobei ein lückenloser Prüfpfad jederzeit gewährleistet ist. Die Berichtsfunktion des Systems ermöglicht die Auswertung aller im System gespeicherten Datenfelder und bietet so einen äußerst flexiblen und umfassenden Überblick über das Vertragsportfolio.
Automatisierte Benachrichtigungen informieren die zuständigen Teammitglieder über wichtige bevorstehende Termine, darunter Meilensteine der Vertragsprüfung, Verlängerungszeiträume und den Ablauf von Gesundheits- und Sicherheits- oder Versicherungsdokumenten – wodurch der bisherige manuelle Aufwand für die Nachverfolgung dieser Ereignisse entfällt.
„Insgesamt stehen wir als Behörde vor der Herausforderung, uns selbst zu finanzieren. Daher ist der Einsatz einer Vertragsmanagementlösung ein sehr gutes Mittel, um den Zeit- und Arbeitsaufwand in diesem Prozess zu minimieren. Proactis hat uns maßgeblich dabei unterstützt, alle benötigten Daten zu erfassen und im System transparent darzustellen.“
Caroline Allen, Lieferantenbeziehungsmanagerin / Einkaufsleiterin, London Borough of Bexley
Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
Kunden
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