Één plek om elk contract te beheren, door elke afdeling heen
Proactis Contract Management brengt al uw overeenkomsten samen in één centrale opslagplaats – met realtime inzicht in belangrijke datums, financiële verplichtingen en nalevingsstatus. Inkoop- en financeteams weten altijd welke contracten er zijn, wat ze inhouden en wanneer ze actie moeten ondernemen.
Bekijk elk contract op één plek
Contracten verspreid over gedeelde schijven, inboxen en archiefkasten creëren risico's. Proactis Contract Management slaat elke overeenkomst op in één doorzoekbare opslagplaats – waardoor inkoop- en financeteams een nauwkeurig en actueel overzicht hebben van alle contractuele verplichtingen en hun huidige status.
Ontworpen om te werken met uw bestaande ERP en financiële systemen
Waarom organisaties contracten beheren met Proactis
Proactis Contract Management geeft u het overzicht en de controle om meer waarde te halen uit elk contract dat uw organisatie bezit – zonder de werkdruk voor uw team te verhogen.
Alle contracten, op één plek, met een consistente structuur. Uw team kan elke overeenkomst in seconden vinden – en op elk moment een geconsolideerd overzicht krijgen van totale verplichtingen, actieve contracten en aankomende verlengingen.
Het systeem bewaakt contractdatums en stuurt meldingen wanneer actie vereist is. Verlengingen, nalevingscontroles en reviewdatums worden automatisch gesignaleerd – zodat niets onopgemerkt voorbijgaat.
Contractvoorwaarden zijn rechtstreeks gekoppeld aan het inkoopproces, zodat medewerkers bij het plaatsen van orders altijd de toepasselijke overeenkomsten zien. Aankopen blijven binnen het contract zonder dat inkopers handmatig de juiste voorwaarden hoeven op te zoeken en te controleren.
Financeteams krijgen op elk moment een duidelijk beeld van contractuele verplichtingen en financiële blootstelling. Terugkerende verplichtingen zoals leasecontracten, onderhoudskosten en serviceovereenkomsten worden volledig bijgehouden en verantwoord.
Alles wat u nodig heeft om contracten te beheren van toewijzing tot verlenging
Of u nu 50 of 5.000 contracten beheert, Proactis geeft u de structuur, het overzicht en de controle om elke overeenkomst bij te houden – en de volledige waarde te halen uit elke deal die uw team heeft onderhandeld.
Met Proactis Contract Management kunt u
Contracten centraliseren
Sla elke overeenkomst op in één doorzoekbare opslagplaats.
Alle contracttypen – leveranciersovereenkomsten, leasecontracten, servicecontracten en terugkerende verplichtingen – worden opgeslagen in één centrale, gestructureerde opslagplaats. Uw team kan elk contract in seconden zoeken, ophalen en raadplegen, met volledige versiebeheer en een duidelijk audittrail.
Meldingen automatiseren
Wees elke verlenging, review en nalevingsdeadline voor.
Definieer de opzegtermijnen en reviewdatums die belangrijk zijn voor uw organisatie en laat het systeem de rest doen. Automatische meldingen informeren de juiste mensen op het juiste moment – waardoor gemiste verlengingen, onverwachte automatische verlengingen en last-minute haastklussen worden voorkomen.
Naleving bewaken
Weet zeker dat elke aankoop in lijn is met uw contracten.
Proactis koppelt contracten rechtstreeks aan het inkoopproces. Wanneer medewerkers inkooporders aanmaken, toont het systeem de toepasselijke overeenkomsten, goedgekeurde leveranciers en contractprijzen – zodat uitgaven binnen het contract blijven zonder handmatige controles.
Prestaties bijhouden
Meet hoe goed leveranciers presteren ten opzichte van de afgesproken voorwaarden.
Inkoop- en leveringsactiviteiten worden automatisch vastgelegd per contract, waardoor inkoopteams een duidelijk beeld krijgen van leveranciersprestaties. Identificeer ondermaats presterende overeenkomsten vroegtijdig en ga heronderhandelingen in met nauwkeurige gegevens.
Verplichtingen beheren
Krijg een duidelijk beeld van elke financiële verplichting.
Terugkerende verplichtingen zoals leasecontracten, onderhoudscontracten en beheerde diensten worden volledig bijgehouden en bewaakt. Financeteams hebben altijd een nauwkeurig overzicht van toekomstige verplichtingen – wat zorgt voor betere planning en minder verrassingen aan het einde van het jaar.
Bewezen resultaten van organisaties zoals de uwe
Organisaties in de lokale overheid, het hoger onderwijs en de logistiek hebben Proactis Contract Management gebruikt om orde, overzicht en controle te brengen in hun contractportefeuilles. Dit zijn drie van hun resultaten.
Verbetering van uitgavenzichtbaarheid en -controle binnen een complexe organisatie
University of Sussex implementeerde Proactis Contract Management samen met Sourcing, Marketplace en Invoice Capture om een volledig gedigitaliseerde inkoop- en AP-functie te creëren. Het resultaat is een verbonden, compliant proces – van contracttoewijzing tot betaling – zonder handmatige overdrachten.
End-to-end inkoop en AP volledig gedigitaliseerd
Krijg begeleiding die is afgestemd op jouw organisatie
Of je nu opties verkent of een specifieke inkoop- of finance-uitdaging wilt aanpakken, onze experts staan klaar om je te helpen. Spreek met een Proactis-specialist om je prioriteiten te bespreken, je opties te begrijpen en te verkennen hoe onze oplossingen jouw organisatie kunnen ondersteunen.
Veelgestelde vragen
Ontdek hoe organisaties in de publieke en private sector Proactis gebruiken om de controle te verbeteren, naleving te versterken en duidelijk inzicht te krijgen in inkoop en uitgaven.
Wat is contractbeheersoftware?
Contractbeheersoftware geeft organisaties een centrale, gestructureerde plek om alle leveranciersovereenkomsten op te slaan en te beheren.
Het zorgt ervoor dat contracten consistent worden toegepast bij aankopen, bewaakt belangrijke datums en verplichtingen, en legt inkoop- en leveringsactiviteiten vast voor prestatieregistratie.
Zonder deze software worden contracten vaak inconsistent gearchiveerd, worden verlengingsdatums gemist en hebben inkopers geen zicht op de afgesproken voorwaarden op het moment van aankoop – waardoor onderhandelde waarde niet wordt gerealiseerd.
Welke problemen lost contractbeheer op?
De meest voorkomende problemen bij contractbeheer zijn: contracten opgeslagen op verschillende plaatsen zonder geconsolideerd overzicht van verplichtingen; gemiste verlengingsdatums die leiden tot ongewenste automatische verlengingen; inkopers die buiten contract inkopen omdat ze geen zicht hebben op overeenkomsten; en geen mechanisme om bij te houden of leveranciers daadwerkelijk leveren wat is afgesproken.
Proactis Contract Management pakt elk van deze problemen aan met een centrale opslagplaats, automatische meldingen, inkoopintegratie en automatische vastlegging van prestatiegegevens.
Wat zijn de voordelen van een contractbeheersysteem?
Een contractbeheersysteem vergroot het aandeel van uitgaven dat gedekt wordt door onderhandelde overeenkomsten, vermindert het risico op gemiste verlengingen en niet-naleving, en geeft financeteams een duidelijk beeld van alle contractuele verplichtingen.
London Borough of Bexley beheert nu 233 contracten centraal met volledig overzicht van verplichtingen, belangrijke datums en nalevingsstatus – een niveau van controle dat niet haalbaar is via handmatige processen of verspreide documentopslag.
Verken het volledige pakket aan Proactis-oplossingen
Supplier Management
Weet van wie u koopt voordat ze in uw catalogus verschijnen. Proactis Supplier Management houdt leveranciersgegevens nauwkeurig, risicobeoordelingen actueel en onboarding snel.
Sourcing
Vind de juiste leveranciers voordat u ze aan uw marketplace toevoegt. Proactis Sourcing geeft u een gestructureerd proces voor kwalificatie, competitief bieden en contracttoewijzing.
Purchase-to-pay
Koppel contractbeheer aan de volledige Purchase-to-Pay-cyclus. Proactis P2P routeert goedkeuringen, handhaaft budgetten en zorgt ervoor dat elke order en factuur in overeenstemming met uw contracten doorstroomt naar betaling.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.