De uitdaging
Waarom uitgaven volgens contract moeilijker te handhaven zijn dan zou moeten
Inkoopteams werken hard om sterke contracten te onderhandelen en lijsten met goedgekeurde leveranciers op te stellen. Maar die besparingen worden alleen gerealiseerd als medewerkers er ook daadwerkelijk gebruik van maken.
In de meeste organisaties gebeurt dat vaak niet. Wanneer het officiële inkoopproces traag, onbekend of moeilijk te navigeren is, kiezen medewerkers de weg van de minste weerstand - ze zoeken zelf leveranciers, plaatsen rechtstreeks bestellingen en omzeilen de contracten en prijsafspraken die inkoop heeft opgezet.
Het gevolg is maverick spend: aankopen buiten overeengekomen kanalen, tegen niet-gecontracteerde prijzen, bij niet-goedgekeurde leveranciers. Het verhoogt de kosten, creëert compliancerisico's en ondermijnt de waarde van het inkoopwerk binnen de hele organisatie. De uitdaging is doorgaans niet een gebrek aan bereidheid. Het is een gebrek aan de juiste tools.
De oplossing
Maak de juiste manier van inkopen de gemakkelijke manier van inkopen
Proactis Marketplace biedt elk lid van uw organisatie - van finance- en inkoopteams tot medewerkers op locatie, faculteitsleden en operationele teams - een eenvoudige, begeleide inkoopervaring die aankopen kanaliseert naar goedgekeurde leveranciers en onderhandelde contracten.
De ervaring is ontworpen om vertrouwd aan te voelen, niet bureaucratisch. Medewerkers vinden wat ze nodig hebben en worden doorverwezen naar de juiste leverancier, tegen de juiste prijs, via het juiste proces — zonder dat ze het inkoopbeleid daarachter hoeven te kennen. Goedkeuringsworkflows en bestedingslimieten worden automatisch afgedwongen, zodat compliant inkopen vanzelfsprekend plaatsvindt.
Vier manieren waarop Proactis de uitgaven volgens contract verbetert
Guided Buying dat goedgekeurde leveranciers voorrang geeft
Medewerkers worden vanaf het moment dat zij een zoekopdracht starten doorverwezen naar vooraf goedgekeurde leverancierscatalogi en gecontracteerde artikelen. Preferred suppliers worden als eerste getoond, onderhandelde kortingen worden automatisch toegepast en verzoeken buiten de catalogus worden ter beoordeling gemarkeerd voordat ze verder worden verwerkt. Compliant inkopen wordt de standaard, niet de uitzondering.
Goedkeuringscontroles ingebouwd in elke aankoop
Bestedingslimieten, budgetcontroles en goedkeuringsworkflows worden eenmalig geconfigureerd en automatisch afgedwongen in de hele organisatie - ongeacht afdeling, locatie of functieniveau. Aankopen die een tweede beoordeling vereisen, worden zonder handmatig achtervolgen of e-mailketens doorgestuurd naar de juiste goedkeurder. Elke aankoop volgt altijd hetzelfde proces.
Leveranciers beheren hun eigen inhoud
Proactis Marketplace ondersteunt zelfbeheer door leveranciers, wat betekent dat goedgekeurde leveranciers hun catalogi, prijzen en productdetails zelf up-to-date houden.
Inkopers zien altijd accurate informatie, er worden minder bestellingen onjuist geplaatst en de administratieve last van het bijhouden van catalogusinhoud valt niet op het inkoopteam.
Realtime zichtbaarheid van alle gecommitteerde uitgaven
Elke aankoop via Proactis is in realtime zichtbaar voor finance en inkoop. Gecommitteerde uitgaven worden gevolgd ten opzichte van budgetten voordat een factuur binnenkomt, waardoor teams de benodigde controle hebben om kosten proactief te beheren.
Financedirecteuren en inkoopverantwoordelijken krijgen een geconsolideerd overzicht van wat er wordt uitgegeven, bij welke leveranciers en tegen welke contracten - voor de hele organisatie.
Wat organisaties bereiken wanneer zij de uitgaven volgens contract verbeteren
Organisaties die maverick spend aanpakken met Proactis zien doorgaans lagere inkoopkosten, sterkere compliance en meer vrijgekomen tijd voor inkoopteams die het inkoopgedrag niet langer hoeven te controleren.
Inkopers geleid naar de juiste leveranciers
The University of Sussex rapporteert dat inkopers vanzelfsprekend worden doorverwezen naar preferred suppliers - inclusief leveranciers met onderhandelde kortingen - wat zowel de compliance als de waarde uit leveranciersrelaties verbetert.
Bewezen resultaten van organisaties zoals de uwe
95% van alle inkoopactiviteiten beheerd via Proactis
Caerphilly County Borough Council implementeerde Proactis Sourcing om een end-to-end inkoopproces op te bouwen en volledige zichtbaarheid en controle over de uitgaven binnen de gemeente te verkrijgen. Vandaag de dag verloopt 95% van alle inkoopactiviteiten via het Proactis-platform - waardoor de gemeente beschikt over een consistente, controleerbare aanpak van inkopen die hun langetermijn inkoopprogramma ondersteunt.
van alle inkoopactiviteiten beheerd via Proactis
Modules
Elke sector staat voor andere uitdagingen - van regelgeving tot leverancierskomplexiteit. Proactis ondersteunt inkoop- en financeteams met oplossingen die zich aanpassen aan de manier waarop uw organisatie werkt.
Elke sector staat voor andere uitdagingen - van regelgeving tot leverancierskomplexiteit. Proactis ondersteunt inkoop- en financeteams met oplossingen die zich aanpassen aan de manier waarop uw organisatie werkt.
Elke sector staat voor andere uitdagingen - van regelgeving tot leverancierskomplexiteit. Proactis ondersteunt inkoop- en financeteams met oplossingen die zich aanpassen aan de manier waarop uw organisatie werkt.
Elke sector staat voor andere uitdagingen - van regelgeving tot leverancierskomplexiteit. Proactis ondersteunt inkoop- en financeteams met oplossingen die zich aanpassen aan de manier waarop uw organisatie werkt.
Elke sector staat voor andere uitdagingen - van regelgeving tot leverancierskomplexiteit. Proactis ondersteunt inkoop- en financeteams met oplossingen die zich aanpassen aan de manier waarop uw organisatie werkt.
Elke sector staat voor andere uitdagingen - van regelgeving tot leverancierskomplexiteit. Proactis ondersteunt inkoop- en financeteams met oplossingen die zich aanpassen aan de manier waarop uw organisatie werkt.
Elke sector staat voor andere uitdagingen - van regelgeving tot leverancierskomplexiteit. Proactis ondersteunt inkoop- en financeteams met oplossingen die zich aanpassen aan de manier waarop uw organisatie werkt.
Krijg begeleiding die is afgestemd op jouw organisatie
Of je nu opties verkent of een specifieke inkoop- of finance-uitdaging wilt aanpakken, onze experts staan klaar om je te helpen. Spreek met een Proactis-specialist om je prioriteiten te bespreken, je opties te begrijpen en te verkennen hoe onze oplossingen jouw organisatie kunnen ondersteunen.
Een praktisch startpunt met grote impact
Het verbeteren van de uitgaven volgens contract is een van de snelste manieren om de inkoopwaarde aan te tonen - en een van de meest gebruikelijke startpunten voor organisaties die beginnen met Proactis. De besparingen zijn reëel en meetbaar, en de verandering is zichtbaar voor finance, inkoop en het senior management.
Als maverick spend, leverancierscompliance of gebrek aan inkoopzichtbaarheid prioriteiten zijn voor uw team, is Guided Buying een praktisch startpunt. En omdat Proactis modulair is, kunt u hier beginnen en in uw eigen tempo toewerken naar een bredere Source-to-Pay-oplossing.
Bronnen en gidsen
Verken praktische inzichten, richtlijnen en praktijkvoorbeelden die zijn ontworpen om procurement- en finance-teams te helpen complexe uitdagingen met vertrouwen aan te pakken.
-
WhitepaperCFOAccounts PayableProcure-to-PayA step-by-step guide to end-to-end Procure-to-Pay
-
WhitepaperProcurementContract ManagementContract Management Problem Solver
-
ProcurementWhitepaperProcurement Process Challenges Checklist
-
WhitepaperProcurementContract ManagementContract Management at-a-click
-
Case StudyProperty & Facilities ManagementAP AutomationAccounts PayableMears Group increases AP efficiency by 500% with Proactis
Partners
Onze partners helpen organisaties Proactis te integreren in hun bredere technologielandschap en ondersteunen implementatie, integratie en succes op de lange termijn.
Over ons
Met diepgaande sectorervaring en een focus op governance ondersteunt Proactis organisaties die vertrouwen, controle en langdurige betrouwbaarheid nodig hebben in de manier waarop uitgaven worden beheerd.
Klanten
Van onboarding en training tot doorlopende ondersteuning: Proactis helpt inkoop- en financeteams het platform effectief te adopteren en er met vertrouwen gebruik van te maken.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.