Der Caerphilly County Borough Council realisiert eine durchgängige Beschaffungsabwicklung mit Proactis.
Der Caerphilly Council automatisiert 95 % seiner Beschaffungsprozesse mit Proactis und erzielt so volle Transparenz der Ausgaben, Standardisierung und erhebliche Effizienzsteigerungen.
Sektor
Öffentliche Dienstleistungen
Mitarbeiter
Mehr als 8.700
Benutzer
800+
Registrierte Lieferanten
Mehr als 18.000
Kunde seit
2003
Wie Proactis geholfen hat
„Wir hatten schon lange die Vision, durchgängige Beschaffungsprozesse und Arbeitsabläufe zu entwickeln, um alle Ausgaben des Stadtrats zu verwalten. Proactis bietet vollständige Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben und wird, zusammen mit dem kollaborativen Beschaffungsportal von Proactis, unser Beschaffungsprogramm über Jahre hinweg unterstützen.“
Lieferantenbeziehungsbeauftragter, Caerphilly County Borough Council
Es wurde vollständige Transparenz über Bestellungen und Ausgaben im gesamten jährlichen Drittmittelvolumen des Rates von ca. 196 Millionen Pfund erreicht.
Standardisierte Einkaufsprozesse im gesamten Unternehmen, Einführung bewährter Verfahren und Verbesserung der Compliance
95 % der Beschaffungsaktivitäten konnten über Proactis Sourcing mit integrierten Governance- und Autorisierungskontrollen verwaltet werden.
Erweiterte Einbindung der Lieferanten: Über 18.000 Lieferanten sind mittlerweile auf dem Beschaffungsportal des Rates registriert.
Erzielte Kosteneinsparungen und Prozesseffizienz sowohl für den Rat als auch für seine Lieferanten.
Erweiterte Vertragstransparenz und besserer Zugang zu Geschäftsmöglichkeiten für Lieferanten durch das kollaborative Beschaffungsportal
Wir haben über 800 Benutzer im gesamten Unternehmen unterstützt, wobei die Beschaffung nun einheitlich als standardisierte Funktion eingesetzt wird.
Wir boten fortlaufenden, reaktionsschnellen Support – Anfragen wurden stets innerhalb von 24 Stunden nach der Inbetriebnahme beantwortet.
Übersicht
Der Caerphilly County Borough Council ist eine der größten Kommunalverwaltungen in Wales und bietet über 171.000 Einwohnern ein breites Spektrum an Dienstleistungen. Mit der langjährigen Vision einer durchgängig elektronischen Beschaffung arbeitet der Rat seit 2003 partnerschaftlich mit Proactis zusammen, um seine Beschaffungsprozesse schrittweise zu transformieren. Heute werden 95 % der Beschaffungsprozesse des Rates über Proactis Sourcing abgewickelt. Dies ermöglicht volle Ausgabentransparenz, standardisierte Einkaufsverfahren in allen Abteilungen sowie erhebliche Kosteneinsparungen und Prozessoptimierungen sowohl für den Rat als auch für seine über 18.000 registrierten Lieferanten.
Herausforderung
Der Caerphilly County Borough Council ist eine der größten Kommunalverwaltungen in Wales mit über 8.700 Mitarbeitern und bietet Dienstleistungen in den Bereichen Bildung, Soziales, Wohnen, Gemeinwesen und Wirtschaftsförderung an. Die Beschaffungsabteilung des Councils hat vollständige Transparenz über die jährlichen Ausgaben Dritter in Höhe von rund 196 Millionen Pfund und verwaltet alle Prozesse und Verträge über 10.000 Pfund.
Vor der Partnerschaft mit Proactis hatte der Rat mit ineffizienten Bestellprozessen, Compliance-Problemen und mangelnder Transparenz bei seinen Beschaffungsaktivitäten zu kämpfen. Die Ausgabenverwaltung und Auftragsverfolgung gestalteten sich schwierig, und es gab kaum Möglichkeiten, in Echtzeit Einblick in die zugesagten Ausgaben oder die Vertragserfüllung zu erhalten.
Der Rat legte eine klare, langfristige Strategie zur Entwicklung einer durchgängig elektronischen Beschaffung vor – mit voller Transparenz der Einkaufsausgaben, Kosteneinsparungen, Prozesseffizienz und einem möglichst effizienten und unkomplizierten Geschäftserlebnis für die Lieferanten.
Lösung
Der Caerphilly Community Council (CBC) gehörte zu den Pionieren im Bereich der elektronischen Beschaffung und spielte eine führende Rolle bei deren Entwicklung im walisischen öffentlichen Sektor. Der Rat implementierte ursprünglich Proactis Purchase-to-Pay, um Bestellprozesse zu konsolidieren und Ausgaben organisationsweit zu erfassen. Alle Bestellungen werden elektronisch an Lieferanten übermittelt, und im Gegenzug erhält der Rat eine zunehmende Anzahl von Rechnungen elektronisch.
Im Laufe der Zeit erweiterte der Rat den Einsatz von Proactis auf Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement und das kollaborative Beschaffungsportal, das auf der Proactis Sourcing-Lösung basiert. Dadurch wurde die Transparenz von Vertragsmöglichkeiten für Lieferanten erhöht und gleichzeitig Governance, Compliance und Auditierbarkeit für den Rat gestärkt. Proactis arbeitete eng mit dem Team zusammen, um optimierte, durchgängige Beschaffungsprozesse zu entwickeln, die Ausgabenmanagement, Beschaffung, Vertragsmanagement und Lieferantenbeziehungsmanagement umfassen.
Heute werden 95 % der Beschaffungsprozesse des Stadtrats über Proactis Sourcing abgewickelt. Integrierte Verfahren, Kontrollen und Autorisierungskriterien gewährleisten dabei eine einheitliche und transparente Beschaffungstätigkeit in allen Abteilungen.
Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
Kunden
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