Der Warwickshire County Council verbessert die Ausgabenkontrolle mit Proactis Invoice Capture.
Der Warwickshire Council automatisierte die Kreditorenbuchhaltung mit Proactis, was eine durchgängige Verarbeitung, eine stärkere Ausgabenkontrolle und die Durchsetzung des Prinzips „Keine Bestellung, keine Zahlung“ ermöglicht.
Sektor
Öffentliche Dienstleistungen
Systemintegration
Unit4 Business World
Rechnungen verarbeitet
Mehr als 60.000 pro Jahr
Mitarbeiter
2 Vollzeitstellen und 3 Teilzeitstellen
Kunde seit
2024
Wie Proactis geholfen hat
„Unsere Zusammenarbeit mit Proactis und Unit4 hat es uns ermöglicht, unsere Rechnungen durch die Automatisierung unserer Prozesse vollständig zu verarbeiten. Wir haben nun jederzeit vollen Einblick in den Status jeder einzelnen Rechnung.“
Don Page, Teamleiter Zahlungen, Warwickshire County Council
Ermöglichung einer durchgängigen Rechnungsverarbeitung durch vollständige Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
Gewährleistete vollständige Transparenz des Rechnungsstatus in jeder Phase des Zahlungsprozesses
Reduzierter Verwaltungsaufwand und geringer manueller Aufwand bei der Rechnungsverarbeitung
Die Einhaltung der Richtlinie „Keine Bestellung, keine Zahlung“ des Stadtrats wird verstärkt durchgesetzt; nicht konforme Rechnungen werden automatisch über die Kontaktstelle an die Lieferanten zurückgesandt.
Verbesserte Kommunikation mit Lieferanten, wodurch Anfragen und Rechnungsabweichungen schneller geklärt werden können.
Bereitstellung von Managementberichtsdaten zu Zahlungsverhalten, verspäteten Zahlungen und fehlenden Rechnungsinformationen
Optimiertes Lieferanten-Onboarding und -Schulungssystem durch ein intuitives, einfach zu implementierendes System
Übersicht
Der Warwickshire County Council bietet über einer halben Million Einwohnern in Warwickshire ein breites Spektrum an Dienstleistungen. Nach der Migration in die Unit4 Cloud Anfang 2024 nutzte der Rat die Gelegenheit, seine Rechnungsverarbeitung zu überprüfen und entschied sich für Proactis Invoice Capture, um die Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren und zu optimieren. Das Ergebnis ist eine durchgängige Rechnungsverarbeitung, vollständige Ausgabentransparenz und eine konsequentere Einhaltung der bestehenden Richtlinie „Keine Bestellung, keine Zahlung“.
Herausforderung
Der Warwickshire County Council bietet seinen über einer halben Million Einwohnern ein breites Spektrum an Dienstleistungen, von Bildung und Straßenbau bis hin zu Sozialfürsorge und Feuerwehr. Der Rat unterhält seit 2011 eine langjährige Partnerschaft mit Unit4 und migrierte sein ERP-System Anfang 2024 in die Unit4 Cloud.
Die Migration machte eine zeitnahe Überprüfung der bestehenden Systeme erforderlich, insbesondere im Hinblick auf Ausgabenkontrolle und Rechnungsmanagement. Schnell wurde deutlich, dass die Prozesse der Rechnungsbearbeitung optimiert und verbessert werden konnten, unter anderem durch verstärkte Automatisierung und bessere Transparenz der Ausgabendaten.
Der Rat suchte nach einer Lösung, die den Verwaltungsaufwand reduzieren, seine „Keine Bestellung, keine Zahlung“-Richtlinie unterstützen und sich nahtlos in seine Unit4-Umgebung integrieren würde – um Transparenz und Kontrolle bei Bestellungen und Rechnungsstellung zu gewährleisten.
Lösung
Nach einem umfassenden Beschaffungsprozess wurde Proactis Invoice Capture für die Abwicklung des gesamten Rechnungsprozesses der Stadtverwaltung ausgewählt. Die Implementierung verlief reibungslos und wurde gut begleitet, mit regelmäßiger Kommunikation vor und nach der Inbetriebnahme.
Proactis bietet eine vollautomatische Lösung zum Scannen von Rechnungen und zum Importieren von PDFs mit intelligenter Datenerfassung. Rechnungen werden gescannt, geprüft, abgeglichen und direkt in Unit4 importiert – die Validierung ist damit größtenteils abgeschlossen. Über ein webbasiertes System zur Klärung von Anfragen kann das Team Abweichungen, wie z. B. fehlende oder fehlerhafte Lieferanteninformationen, schnell beheben und jederzeit nachvollziehen, warum eine Rechnung zurückgehalten wird und wie die Klärung erfolgt.
Über das System ist nun auch eine große Menge an Managementdaten zugänglich, darunter Details zu verspäteten Zahlungen, unbezahlten Rechnungen und Rechnungen mit unvollständigen Angaben – was eine bessere Leistungsberichterstattung und Entscheidungsfindung im gesamten Finanzteam unterstützt.
„Insgesamt hat uns Proactis einen besseren Überblick über unsere Rechnungen verschafft und die gewünschte Automatisierung ermöglicht. Der Verwaltungsaufwand für die Bearbeitung von Rechnungen und den dazugehörigen Papierkram wurde erheblich reduziert.“
Phil McGaffin, Finanzmanager, Warwickshire County Council
Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
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