Nuclear Restoration Services rationalise le traitement des factures et réalise 60 % d'économies sur les coûts fournisseurs.
Nuclear Restoration Services a automatisé sa comptabilité fournisseurs avec Proactis, réduisant ainsi ses coûts de 60 %, diminuant de moitié la taille de son équipe et augmentant le taux de paiements effectués à temps à 95 %.
Secteur
Énergie
Performance des paiements
Amélioration du taux de ponctualité, passant de 75-80 % à 95 %.
Factures traitées
34 000 par an
Intégration de systèmes
Unité 4 Monde des affaires
Client depuis
2011
Comment Proactis a aidé
« Nous utilisons désormais un système de traitement automatisé des factures. Cela permet non seulement de libérer du temps pour le personnel, mais aussi d'améliorer notre capacité à payer les factures à temps. »
Carl Jenner, comptable en gouvernance et paiements, Nuclear Restoration Services (anciennement Magnox Limited)
Réduction de 60 % des coûts opérationnels liés à la comptabilité fournisseurs grâce à l'internalisation du traitement des factures.
Amélioration du taux de paiement à temps, passant d'environ 75-80 % à 95 %.
L'effectif de l'équipe AP a été réduit de huit à quatre ETP, y compris un superviseur AP.
Activation du traitement automatisé de bout en bout pour la majorité des factures, sans intervention manuelle requise
Visibilité instantanée du statut de chaque facture tout au long du processus
Suppression de la dépendance à un système SharePoint distinct pour le stockage des factures et la gestion des requêtes
Libération du personnel pour se concentrer sur des activités à valeur ajoutée grâce à l'automatisation des tâches de traitement routinières
Des relations renforcées avec les fournisseurs grâce à des pratiques de paiement plus rapides et plus fiables
Aperçu
Nuclear Restoration Services (anciennement Magnox Limited) est responsable de la gestion en toute sécurité de 12 sites nucléaires au Royaume-Uni, sous l'égide de la Nuclear Decommissioning Authority. Confrontée à un processus de traitement des factures manuel et coûteux, dont les résultats ne permettaient pas d'atteindre les objectifs de paiement fixés par le gouvernement, l'entreprise a mis en œuvre Proactis Invoice Capture, intégré à Unit4. Il en a résulté une solution de traitement entièrement automatisée et directe qui a permis de réduire les coûts de comptabilité fournisseurs de 60 %, de diviser par deux les effectifs nécessaires et d'améliorer le taux de paiement à temps, le faisant passer d'environ 75-80 % à 95 %.
Défi
Nuclear Restoration Services (anciennement Magnox Limited) est une société titulaire d'une licence de site de déclassement nucléaire opérant sous l'autorité de déclassement nucléaire, établie en vertu de la loi sur l'énergie de 2004. L'organisation est responsable de la gestion sûre de 12 sites nucléaires au Royaume-Uni.
Avant la mise en place de Proactis, la fonction comptabilité fournisseurs de l'entreprise était externalisée. Les factures, reçues par courrier et courriel, étaient numérisées manuellement, chargées dans un référentiel SharePoint, puis traitées à distance pour paiement. L'accès aux images des factures en cas de question nécessitait une connexion à un système distinct, une procédure longue et peu fiable. Le taux de paiement à temps se situait entre 75 et 80 %, bien en deçà des objectifs fixés par le gouvernement pour les organismes du secteur public.
Le processus était coûteux, nécessitait une équipe de huit personnes à temps plein et offrait une visibilité limitée en temps réel sur l'état des factures. L'organisation devait internaliser cette fonction, réduire considérablement ses coûts, améliorer ses performances de paiement et accéder instantanément aux factures à tout moment du processus.
Solution
Nuclear Restoration Services a choisi Proactis Invoice Capture, tirant parti de son intégration stratégique éprouvée avec Unit4 Business World. Le processus manuel, auparavant fastidieux, a été remplacé par une solution entièrement automatisée. Toutes les factures, quel que soit leur format (papier ou électronique), sont désormais traitées directement par le service géré Proactis Invoice Capture, ce qui élimine la nécessité de numériser et de saisir manuellement les données.
Les factures PDF envoyées par e-mail sont automatiquement importées, grâce à une capture de données intelligente qui extrait et nettoie les informations clés. En cas de facture non conforme (par exemple, absence de numéro de commande), un service d'assistance en ligne dédié permet à l'équipe de contacter directement les fournisseurs et de résoudre efficacement les problèmes. Les factures numérisées sont systématiquement associées à la transaction correspondante dans Unit4, offrant ainsi un accès instantané à l'image complète de la facture à tout moment.
L'intégration transparente entre Proactis et Unit4 garantit qu'une fois qu'une facture est rapprochée d'un bon de réception de marchandises, elle est automatiquement acheminée vers le paiement, complétant ainsi un processus véritablement sans intervention humaine pour la grande majorité des factures.