Derbyshire Support and Facilities Services réduit de 96 % la saisie manuelle des factures grâce à Proactis Invoice Capture
Derbyshire Support and Facilities Services (DSFS), une filiale à 100 % de Chesterfield Royal Hospital NHS Foundation Trust, a considérablement amélioré l'efficacité de ses comptes fournisseurs (AP) en mettant en œuvre Proactis Invoice Capture, intégré à sa solution ERP Unit4 existante.
Secteur
Services publics
Documents traités
Plus de 30 000 utilisateurs au cours des six premiers mois suivant le lancement.
Réduction de la saisie manuelle
96%
Délai de mise en œuvre
7 semaines, début de la mise en service
Intégration de systèmes
Unité 4 ERP
Comment Proactis a aidé
« La mise en œuvre de Proactis Invoice Capture a dépassé nos attentes et la solution s'intègre parfaitement à notre système ERP Unit4. L'obtention de taux de saisie manuelle aussi bas en si peu de temps nous a permis de constater rapidement la valeur ajoutée de la solution. »
- Daniel Owen, responsable des systèmes financiers, Services de soutien et d'installations du Derbyshire
Saisie manuelle des factures réduite de 96 %
Plus de 30 000 documents ont été traités via la capture de factures au cours des six premiers mois suivant la mise en service.
Introduction d'une fonctionnalité de service de requêtes pour soutenir électroniquement la politique « Pas de bon de commande, pas de paiement ».
Mise en œuvre rapide, réalisée dans le délai imparti de sept semaines.
Les factures non conformes ont été renvoyées électroniquement aux fournisseurs, ce qui a permis de réduire les délais et de renforcer le contrôle financier.
Des avantages mesurables et tangibles ont été obtenus rapidement, accélérant la valorisation de la solution.
Elle a renforcé son utilisation de l'investissement existant dans l'ERP Unit4 grâce à une intégration transparente.
Nous avons identifié d'autres opportunités d'expansion dans d'autres domaines de la plateforme modulaire Source-to-Pay de Proactis.
Aperçu
Suite à une mise en œuvre rapide en sept semaines, DSFS a traité plus de 30 000 documents grâce à cette solution, en utilisant une combinaison des dernières technologies de capture, notamment l’intelligence artificielle, pour obtenir une réduction rapide et substantielle du traitement manuel des factures.
Défi
En tant que filiale fournissant des services d'infrastructure et de soutien pour le compte d'un NHS Foundation Trust, DSFS avait besoin d'un processus de comptabilité fournisseurs capable de gérer un volume important et croissant de factures fournisseurs sans alourdir la charge administrative de son équipe financière. La saisie manuelle des montants des factures était chronophage et exposait l'équipe à des retards de traitement et à une application incohérente des contrôles d'achat.
DSFS devait également appliquer rigoureusement sa politique « Pas de bon de commande, pas de paiement », en veillant à ce que les factures reçues sans numéro de bon de commande valide soient identifiées et renvoyées aux fournisseurs plutôt que d'être traitées manuellement. L'entreprise recherchait une solution s'intégrant parfaitement à son système ERP Unit4 existant, déployable rapidement et offrant une valeur ajoutée mesurable dès les premières étapes.
Solution
DSFS a mis en œuvre Proactis Invoice Capture , en l'intégrant directement à sa solution ERP Unit4 existante. Le projet a été réalisé en sept semaines seulement, du lancement à la mise en service, témoignant d'un déploiement rapide et sans accroc.
La solution combine les technologies de saisie les plus récentes, notamment l'intelligence artificielle, afin de réduire considérablement la saisie manuelle des montants des factures. Un élément central de sa mise en œuvre a été l'intégration de la fonctionnalité Query Desk au sein du système de saisie des factures, permettant ainsi à DSFS d'appliquer électroniquement sa politique « Pas de bon de commande, pas de paiement ». Les factures présentant des anomalies, telles que celles reçues sans numéro de bon de commande valide, sont désormais automatiquement renvoyées au fournisseur, ce qui permet à DSFS d'appliquer des contrôles financiers cohérents, de réduire les délais et de garantir le paiement des fournisseurs dans les temps.