P&O Ferrymasters améliore sa trésorerie et réduit ses coûts de traitement des factures de plus de 35 %.
P&O Ferrymasters a rationalisé sa comptabilité fournisseurs, réduit ses coûts de traitement de 35 % et amélioré sa trésorerie grâce à la capture de factures Proactis.
Secteur
Transport et logistique
Factures traitées
192 000 par an
Fonctionne dans
Europe
Intégration de systèmes
Unité 4 Finances
Client depuis
2006
Comment Proactis a aidé
« La solution, associée à l'approche structurée de Proactis, nous a permis de réduire nos délais de paiement clients tout en diminuant nos coûts de traitement des factures de plus de 35 %. Proactis a manifesté un réel intérêt pour contribuer à notre réussite et travailler en partenariat avec nous. »
Directeur informatique, P&O Ferrymasters
Réduction des coûts de traitement des factures de plus de 35 %, tout en améliorant le contrôle et la visibilité de la fonction fournisseurs.
La centralisation de l'ensemble des 192 000 factures annuelles au sein d'une seule fonction de comptabilité fournisseurs a permis d'améliorer considérablement l'efficacité, la productivité et la rapidité du traitement.
Amélioration des flux de trésorerie grâce à l'accélération du traitement des preuves de livraison, réduisant ainsi le délai de paiement des débiteurs.
Mise en place d'une approche durable et reproductible du traitement des factures pour tous les formats de documents.
Amélioration des contrôles internes grâce à la centralisation et à l'automatisation du processus de comptabilité fournisseurs
Réduction des coûts de main-d'œuvre liés au traitement des factures grâce à la suppression du besoin d'effectifs supplémentaires en comptabilité fournisseurs pour gérer les volumes croissants.
Amélioration de la transparence et de l'auditabilité de l'ensemble des activités de facturation grâce à la saisie intelligente des données et aux enregistrements électroniques
Intégré de manière transparente à Unit4 Financials, il assure un transfert précis et automatisé des factures traitées vers le système financier.
Aperçu
P&O Ferrymasters est l'un des principaux fournisseurs européens de services de transport et de logistique sur mesure, spécialisé dans les solutions de chaîne d'approvisionnement flexibles depuis 1953. Confrontée à l'augmentation du volume de ses factures sur plusieurs sites, à la hausse des coûts de main-d'œuvre et à la nécessité de traiter plus efficacement les preuves de livraison, l'entreprise a mis en œuvre Proactis Invoice Capture, intégré à Unit4 Financials. Il en a résulté une réduction de 35 % des coûts de traitement des factures, une centralisation des opérations de comptabilité fournisseurs et une amélioration de la trésorerie grâce à une gestion documentaire plus rapide et plus efficace.
Défi
Fondée en 1953, P&O Ferrymasters est devenue l'un des principaux fournisseurs européens de services de transport et de logistique sur mesure, concevant et mettant en œuvre des solutions de chaîne d'approvisionnement innovantes et flexibles à travers le continent. Dans un environnement logistique hautement concurrentiel, il est primordial de fournir un service de la plus haute qualité au coût opérationnel le plus bas.
L'entreprise recevait un nombre croissant de factures d'achat provenant de plusieurs sites. Les inefficacités des processus et la hausse des coûts de main-d'œuvre ont nécessité l'embauche de personnel supplémentaire pour faire face à ces volumes. Il était crucial de disposer de preuves de livraison signées afin d'éviter les retards de paiement des clients, car la lenteur du traitement des documents impactait directement la trésorerie et les délais de paiement.
P&O Ferrymasters devait centraliser sa fonction de comptabilité fournisseurs, automatiser le traitement des factures et gérer plus efficacement la documentation des preuves de livraison, tout en réduisant les coûts et en établissant une approche durable et évolutive de la gestion des dépenses.
Solution
Proactis a facilité la centralisation de la fonction comptabilité fournisseurs et l'optimisation du processus de facturation grâce à la mise en place de bonnes pratiques et de contrôles automatisés. Une solution unique gère désormais tous les formats de documents entrants (papier, PDF, fax, e-mail et XML), simplifiant ainsi la réception des informations au sein de l'entreprise, quelle que soit leur source.
La technologie avancée de capture intelligente des données de facturation extrait automatiquement les informations des factures dès leur numérisation, réduisant ainsi la saisie manuelle. L'intégration transparente avec Unit4 Financials garantit le transfert automatique et précis des factures traitées vers le système financier. Cette même technologie est appliquée aux preuves de livraison, offrant une visibilité instantanée des informations de preuve de livraison au sein de l'entreprise et accélérant le cycle de paiement client.