L'Université d'Essex rationalise ses processus d'achat et de facturation afin de générer davantage de valeur et d'améliorer son efficacité.
L'université d'Essex a automatisé ses achats et sa facturation grâce à Proactis, améliorant ainsi l'efficacité, la gestion des fournisseurs et le respect des délais de paiement avec une équipe réduite.
Secteur
Éducation
Personnel
Plus de 3 000
Fournisseurs
Plus de 4 000
Factures traitées
25 000 par an
Intégration de systèmes
Unité 4 Monde des affaires
Comment Proactis a aidé
« Proactis a été très bien accueilli au sein de l'université. L'équipe des paiements apprécie particulièrement la facilité d'utilisation du système et l'a trouvé intuitif dès le départ. Nous avons également pu proposer de nouvelles idées à Proactis, dont certaines ont été mises en œuvre. Du point de vue de l'utilisateur, c'est très encourageant et le signe d'un véritable partenariat. »
Carol Saward, responsable des revenus et des paiements, Université d'Essex
Centralisation de toutes les factures entrantes, éliminant ainsi les factures arrivant directement dans les services sans numéro de bon de commande.
Numérisation automatisée des factures, saisie des données, rapprochement des bons de commande et transfert vers Unit4 : suppression des tâches manuelles pour l’équipe des paiements.
Amélioration du respect des délais de paiement aux fournisseurs, renforçant les relations avec les fournisseurs au sein de l'Université
Nous avons consolidé notre base de fournisseurs, et la seule optimisation des ventes via Amazon Business a permis de réaliser plus de 8 000 £ d'économies sur les frais de livraison.
Nous avons fourni un historique complet des opérations pour chaque facture, permettant ainsi à l'équipe de répondre immédiatement aux questions des fournisseurs concernant les paiements.
Nous avons mis en place un portail d'achat unique et convivial que les acheteurs ont trouvé facile à adopter dès le départ.
Résolution rapide des problèmes de non-conformité des factures grâce à un service de consultation en ligne dédié.
Mise en œuvre dans les délais et le budget impartis pendant le confinement lié à la Covid-19, avec une livraison entièrement à distance
Aperçu
L'Université d'Essex est une université publique de recherche fondée en 1963, accueillant plus de 14 760 étudiants et employant plus de 800 enseignants-chercheurs. Disposant d'une équipe de seulement cinq personnes chargées du traitement manuel de 25 000 factures par an – souvent reçues par les départements sans numéro de bon de commande –, l'Université a mis en place la solution Proactis Invoice Capture and Marketplace, intégrée à Unit4 Business World. Ce déploiement a permis de centraliser et d'automatiser le traitement des factures, de consolider la base de fournisseurs, d'améliorer le respect des délais de paiement et de renforcer les relations avec les fournisseurs, le tout dans les temps et le budget impartis, même pendant le confinement lié à la Covid-19.
Défi
L'Université d'Essex est une université publique de recherche accueillant plus de 14 760 étudiants, employant plus de 800 enseignants-chercheurs et traitant près de 25 000 factures par an. Avec 300 employés habilités à émettre des commandes au sein de l'université, l'équipe des paiements, composée de cinq personnes, devait gérer manuellement chacune de ces factures — un processus fastidieux et source d'erreurs.
Les factures n'étaient ni reçues ni enregistrées de manière centralisée ; elles parvenaient fréquemment aux services sans numéro de bon de commande, ce qui entraînait des retards de paiement aux fournisseurs et un manque de transparence quant aux engagements financiers et à l'état d'avancement des factures dans le processus de paiement. L'absence d'un système d'achat centralisé limitait également la visibilité sur les commandes passées et les fournisseurs concernés.
L'université avait besoin d'une solution pour centraliser et automatiser le traitement des factures, offrir aux employés une plateforme d'achat unique et intuitive, consolider sa base de fournisseurs et s'intégrer parfaitement à son système financier existant Unit4 Business World.
Solution
Proactis a mis en place une solution entièrement automatisée de numérisation de factures et d'importation de PDF, avec capture intelligente des données et un service de consultation en ligne dédié, parfaitement intégré à Unit4 Business World. Les factures sont désormais reçues de manière centralisée, numérisées, automatiquement rattachées au bon de commande correspondant et transférées vers le système financier pour rapprochement et validation du paiement. Les factures électroniques sont également acceptées, et la fonctionnalité de conversion des bons de commande permet aux fournisseurs de les transformer directement en factures.
La plateforme Proactis Marketplace a également été mise en place afin d'offrir aux employés un point d'accès unique pour leurs achats en ligne. Grâce à une interface conviviale, elle permet d'accéder facilement aux catalogues des fournisseurs agréés et de réaliser des achats groupés, le tout dans le respect des politiques d'autorisation établies. Cette solution a permis à l'université de consolider son réseau de fournisseurs ; l'utilisation d'Amazon Business pour les achats groupés a à elle seule généré des économies de plus de 8 000 £ sur les frais de livraison.
Il convient de noter que l'ensemble du projet a été réalisé dans les délais et le budget impartis pendant le confinement lié à la Covid-19, et que le projet a été mené à bien alors que l'équipe travaillait entièrement à distance, démontrant ainsi la résilience de la plateforme Proactis basée sur le cloud.
« L’avantage le plus important est sans doute que l’Université peut accéder à tout, au même endroit, de partout. Nous avons désormais pleinement confiance dans la fiabilité de nos processus de facturation et de paiement aux fournisseurs. »
Philip Sweeting, responsable des achats, Université d'Essex