Le conseil municipal de Bedford réduit de plus de 60 % le temps de traitement des factures grâce à Proactis Invoice Capture.
Le conseil municipal de Bedford a rationalisé sa comptabilité fournisseurs grâce à Proactis, réduisant ainsi le délai de traitement des factures de 72 à moins de 24 heures, diminuant la taille de l'équipe et améliorant la conformité grâce à une visibilité complète des audits.
Secteur
Services publics
Intégration de systèmes
Logiciel d'entreprise Unit4
Population
Environ 170 000
Factures traitées
42 000 par an
Client depuis
2013
Comment Proactis a aidé
« Lors de la mise en œuvre, l'équipe de Proactis a été formidable. Ils ont fait preuve d'une parfaite maîtrise du logiciel et ont pris le temps de comprendre nos besoins. Ils étaient toujours disponibles pour répondre à nos questions. Depuis la mise en service, nous sommes en contact régulier avec Proactis, qui se montre toujours prêt à nous aider et répond à nos demandes sous 24 heures. »
Steven Rogers, comptable de gestion (trésorerie), conseil municipal de Bedford
Délai de traitement des factures réduit de 72 heures à moins de 24 heures, soit une réduction de plus de 60 %.
A permis de réduire l'équipe AP de 7 à 5 ETP dans le cadre du nouveau modèle opérationnel numérique du Conseil.
Atteinte des objectifs de réduction des coûts du Conseil grâce à une efficacité accrue et à une réduction des efforts de traitement manuel
Nous avons fourni un historique complet des opérations pour chaque facture reçue, offrant une visibilité claire et un historique des e-mails pour toutes les réponses aux demandes de renseignements.
Amélioration de la communication avec les fournisseurs grâce à un service de gestion des demandes dédié, permettant une résolution plus rapide et plus structurée des problèmes de facturation.
Réduction du volume des factures non conformes grâce à un processus de traitement plus contrôlé et cohérent
Intégré de manière transparente au logiciel de gestion Unit4, automatisant les flux de données entre les deux systèmes
Nous avons assuré un support continu et réactif, en répondant systématiquement aux questions dans les 24 heures suivant la mise en service.
Aperçu
Le conseil municipal de Bedford est une autorité unitaire desservant une population d'environ 170 000 habitants dans le district de Bedford. Dans le cadre d'un nouveau modèle opérationnel numérique mis en place en 2019, le conseil a déployé Proactis Invoice Capture, intégré à son système de gestion Unit4. Cette solution a permis de réduire le délai de traitement des factures de 72 heures à moins de 24 heures, de diminuer la taille de l'équipe comptabilité fournisseurs de 7 à 5 ETP et de garantir une traçabilité complète des opérations. Ces mesures ont permis au conseil d'atteindre ses objectifs de réduction des coûts tout en améliorant la communication avec les fournisseurs et la conformité réglementaire.
Défi
Le conseil municipal de Bedford est une autorité unitaire compétente pour une population d'environ 170 000 habitants répartis dans plus de 75 000 foyers. Son service des finances compte 35 personnes ; auparavant, le service de comptabilité fournisseurs nécessitait 7 équivalents temps plein pour traiter plus de 42 000 factures par an.
Le traitement manuel des factures, incluant l'indexation et l'enregistrement manuels des factures entrantes, était long et source d'erreurs. De la réception de la facture à son intégration dans le système et son approbation, le processus pouvait prendre jusqu'à 72 heures. Le nouveau modèle opérationnel numérique du Conseil, mis en place début 2019, visait clairement à réduire les coûts et les effectifs du service comptabilité fournisseurs, tout en améliorant l'efficacité et la rapidité de l'ensemble du processus de facturation.
Le Conseil utilisait déjà le logiciel de gestion Unit4 et recherchait une solution de traitement des factures qui s'intègre parfaitement à celui-ci, tout en offrant une visibilité complète, une piste d'audit et une communication améliorée avec les fournisseurs.
Solution
Le Conseil a choisi Proactis Invoice Capture, mis en œuvre en août 2019, en raison de son intégration parfaite avec Unit4 et de son efficacité éprouvée dans le secteur public. Fonctionnant de concert, les deux systèmes ont établi des canaux de communication clairs et automatisés avec les fournisseurs concernant le statut des factures, garantissant ainsi l'exactitude et l'automatisation des échanges d'informations.
Proactis a collaboré étroitement avec le Conseil lors de la mise en œuvre afin de garantir un traitement uniforme de toutes les factures entrantes, offrant ainsi à l'équipe Comptabilité fournisseurs une visibilité complète sur chaque facture reçue et un historique complet des opérations, de la réception à l'approbation. Un portail web dédié permet à l'équipe de gérer les factures non conformes de manière structurée et contrôlée, améliorant la communication avec les fournisseurs et réduisant le nombre d'exceptions au fil du temps.