Roll Group maîtrise totalement ses dépenses grâce au traitement automatisé des factures.
Roll Group a automatisé sa comptabilité fournisseurs avec Proactis, permettant un traitement automatisé des factures, des approbations globales et une visibilité complète des engagements financiers.
Secteur
Transport et logistique
Factures reçues
10 000 par an
Fonctionne dans
États-Unis, Pays-Bas, Royaume-Uni, Singapour, Australie
Intégration de systèmes
Logiciel de comptabilité Twinfield
Client depuis
2014
Comment Proactis a aidé
« Roll Group dispose désormais d'une plateforme unique permettant le traitement automatisé des factures d'achat, y compris leur approbation. Les factures entrantes sont désormais numérisées grâce à une fonction de numérisation et de capture, puis saisies dans le système. »
Groupe de rôle
Activation du traitement automatisé de bout en bout de toutes les factures d'achat, y compris le circuit d'approbation automatisé et l'intégration au système comptable
Accessibilité mondiale assurée : les factures peuvent désormais être approuvées depuis n’importe où dans le monde via la plateforme cloud.
L'élimination du traitement manuel du papier a permis de supprimer pratiquement toutes les erreurs du cycle de traitement des factures.
Nous avons fourni une piste d'audit complète et transparente pour chaque facture, offrant ainsi à l'équipe financière une visibilité claire et permanente sur l'état d'approbation.
Réduction significative de la charge de travail administrative et du délai de traitement des factures, celles-ci étant soumises à approbation dans les deux jours suivant leur réception.
Présentation d'un aperçu clair et complet des dépenses, des factures reçues et des engagements en cours à la fin du mois et de l'année
Intégré de manière transparente au logiciel comptable Twinfield, il automatise le flux des factures approuvées vers le système financier.
Amélioration de la gestion des engagements financiers à long terme grâce à l'enregistrement des contrats dans Proactis Contract Management
Aperçu
Roll Group est un spécialiste de premier plan des solutions de levage et de transport de charges lourdes, présent à l'international aux États-Unis, aux Pays-Bas, au Royaume-Uni, à Singapour et en Australie. Traitant 10 000 factures par an dans 30 devises depuis son siège social aux Pays-Bas, le Groupe a remplacé son processus d'approbation manuel et papier par la plateforme Proactis Invoice Capture, intégrée à Twinfield. Il en résulte un traitement automatisé des factures, une approbation électronique possible partout dans le monde, une traçabilité complète et une visibilité accrue sur les engagements financiers en fin de mois et d'année.
Défi
Roll Group est un spécialiste de premier plan des solutions de levage et de transport de charges lourdes. Le groupe comprend la division RollDock, qui exploite une flotte de navires modernes dotés de capacités de chargement spécialisées, et Roll-Lift, qui propose des solutions de levage, de transport et d'installation sur site. Roll Group opère à l'international depuis ses bureaux situés aux États-Unis, aux Pays-Bas, au Royaume-Uni, à Singapour et en Australie.
Chaque année, Roll Group reçoit environ 10 000 factures dans 30 devises différentes, toutes traitées au siège social aux Pays-Bas. La croissance internationale rapide a rendu ce processus de plus en plus complexe. Les factures étaient transmises manuellement de personne à personne, sans traçabilité transparente, ce qui rendait difficile de vérifier si elles avaient été approuvées par le responsable autorisé. Des factures étaient égarées et parfois même impayées lorsqu'elles étaient retrouvées. L'équipe financière ne disposait d'aucun moyen efficace de suivre l'état des factures dans ses différents sites internationaux.
Le Groupe avait besoin d'une solution sécurisée et évolutive à laquelle ses employés pourraient accéder de partout dans le monde, 24 heures sur 24, avec une intégration à son logiciel comptable Twinfield et une visibilité claire des engagements financiers dans toutes les sociétés opérationnelles.
Solution
Roll Group a mis en place la plateforme Proactis Invoice Capture afin de remplacer son processus manuel et papier par une solution unique et hébergée dans le cloud pour le traitement automatisé des factures. Les factures entrantes sont désormais numérisées grâce à la fonction de numérisation et de capture, puis saisies directement dans le système. L'approbation est basée sur les centres de coûts, les factures étant automatiquement acheminées vers le responsable autorisé via un flux de travail structuré. Une fois approuvées, les factures sont automatiquement transférées vers le système comptable Twinfield grâce à une intégration transparente.
Afin d'améliorer la visibilité des engagements financiers à long terme, Roll Group utilise également Proactis Contract Management pour enregistrer et suivre les contrats de location et autres contrats de longue durée. L'enregistrement de ces contrats dans le système réduit la charge administrative liée au traitement des factures récurrentes et accroît l'efficacité de la fonction finance.
La nature cloud de la plateforme permet de consulter, d'approuver et de traiter les factures depuis n'importe quel endroit dans le monde – une capacité essentielle pour une entreprise opérant sur cinq continents.