Le conseil municipal de Coventry améliore ses dépenses contractuelles avec Proactis Marketplace
Le conseil municipal de Coventry a amélioré la visibilité de ses dépenses et réduit ses achats hors contrat grâce à Proactis Marketplace, rationalisant ainsi les commandes et favorisant une meilleure gestion des catégories.
Secteur
Services publics
Intégration de systèmes
Unité 4 ERP
Résidents desservis
Plus de 350 000
Employés
Plus de 5 000
Client depuis
2013
Comment Proactis a aidé
« L’approche de guichet unique introduite avec Proactis est devenue partie intégrante de notre système d’achat, nous assurant un meilleur contrôle de nos dépenses. »
Jan Harding, responsable des systèmes d'approvisionnement et des contrats, Conseil municipal de Coventry
Amélioration des dépenses contractuelles grâce au regroupement des fournisseurs agréés sur une plateforme unique, accessible et intégrée.
Réduction des achats non autorisés et du recours à des fournisseurs non agréés dans l'ensemble de l'organisation
Le processus de commande a été rationalisé, ce qui a permis de gagner du temps tant pour le personnel opérationnel que pour l'équipe centrale des achats.
Suppression de la nécessité pour le service des achats de vérifier au préalable les prix ou la conformité des fournisseurs pour chaque commande.
A permis au personnel de s'approvisionner en biens et services auprès de fournisseurs agréés offrant le meilleur rapport qualité-prix, en toute confiance.
Fourniture d'informations de gestion précises et opportunes sur tous les achats, favorisant une gestion efficace des catégories et un reporting précis des dépenses
Amélioration de l'auditabilité et de la conformité tout au long du processus d'approvisionnement grâce à un historique complet des commandes pour chaque transaction.
Intégré de manière transparente à l'ERP Unit4, Proactis Marketplace est devenu un élément essentiel du système d'approvisionnement quotidien du Conseil.
Aperçu
Le conseil municipal de Coventry est l'autorité locale chargée de la gouvernance de la ville de Coventry, qui compte plus de 350 000 habitants et emploie plus de 5 000 personnes. Face à un accès limité aux catalogues fournisseurs, entraînant des achats hors contrat et un manque de visibilité sur les dépenses – notamment pour les biens à faible valeur et à volume élevé –, le conseil a mis en place la plateforme Proactis Marketplace, intégrée à son ERP Unit4. Il en résulte une amélioration des dépenses contractuelles, une réduction des achats non contractuels, un processus de commande simplifié et des informations de gestion actualisées pour une gestion efficace des catégories.
Défi
Le conseil municipal de Coventry administre la ville de Coventry, qui compte plus de 350 000 habitants. Il emploie plus de 5 000 personnes et gère ses achats de manière centralisée grâce à une équipe stratégique de 22 personnes, dont six au sein de l’équipe Systèmes et 7,64 ETP au service Comptabilité fournisseurs.
Avant la mise en place de Proactis Marketplace, le Conseil disposait d'un accès limité aux catalogues fournisseurs pour ses employés. De ce fait, ces derniers avaient souvent des difficultés à trouver les produits dont ils avaient besoin et étaient contraints de s'approvisionner auprès de fournisseurs non agréés. Ce problème était particulièrement fréquent pour les articles de faible valeur et de grande quantité, tels que les produits d'entretien et la papeterie. Le processus était long, le respect des procédures inégal et la visibilité des achats au sein de l'organisation laissait à désirer.
Le Conseil avait besoin d'une solution qui regroupe les fournisseurs agréés sur une plateforme unique et facilement accessible, accélère le traitement des commandes, améliore les dépenses contractuelles et s'intègre parfaitement à son ERP Unit4, tout en étant simple d'utilisation pour le personnel de plusieurs services.
Solution
La plateforme Proactis Marketplace a été mise en place pour l'ensemble du personnel du Conseil, regroupant les fournisseurs agréés sur une plateforme unique et intégrée, accessible depuis le système ERP Unit4. Le personnel peut ainsi facilement consulter et sélectionner les produits et services dont il a besoin dans les catalogues agréés. Le processus de commande est simplifié grâce à une intégration fluide avec Unit4 : de la sélection à la réception et au paiement, en passant par la passation de commande.
L'introduction de Proactis a permis à l'équipe centrale des achats de ne plus avoir à vérifier les prix ni la conformité des fournisseurs pour chaque achat, ce qui représente un gain de temps considérable et lui permet de se concentrer sur des activités stratégiques à plus forte valeur ajoutée. Près de 3 000 commandes sont désormais passées chaque année via Proactis, et des informations de gestion complètes et précises sont enregistrées pour chaque transaction.