Wie ein dynamisches Einkaufssystem (DPS) für alle von Vorteil sein kann
Zyniker mögen behaupten, dass ein DPS lediglich ein weiterer Weg sei, die Kosten im ruinösen Preiskampf zu senken. Doch das entspricht nicht der Realität. Es gibt echte Vorteile für Lieferanten – jeder Größe. Und genau diese Vorteile ermöglichen es Lieferanten, bereitwillig niedrigere Preise anzubieten.
Hier sind fünf Fakten über ein DPS, die das Gesamtbild verdeutlichen.
Fakt 1: Ein DPS kann die aktuelle, sich schneller verändernde Welt widerspiegeln.
In einer volatileren Wirtschaft können Unternehmen verschwinden. Dies kann problematisch werden, wenn sich ein bestimmter Lieferant als tragende Säule eines Rahmenvertrags erweist und in Konkurs geht. Zwar werden derzeit so viele neue Unternehmen gegründet wie nie zuvor, doch können diese Rahmenverträgen nicht mehr beitreten. Ein DPS (Defense Provider System) ermöglicht es Lieferanten hingegen, jederzeit – sofern sie bestimmte Kriterien erfüllen – ein- und auszusteigen, sodass Sie stets über einen stetig wachsenden Pool an verfügbaren Anbietern verfügen.
Fakt 2: Auch kleine Unternehmen können sich beteiligen.
Nur wenige kleine Lieferanten können oder wollen sich an umfangreiche Rahmenverträge binden. Mit einem DPS (Digital Purchase System) werden ihre Risiken jedoch drastisch reduziert. Es gibt eine einfache Ausstiegsmöglichkeit – sie können sich jederzeit zurückziehen. Sie können auch ihre Preise anpassen und so ihre Margen schützen. Zudem können sie sich auf überschaubare Auftragsvolumina konzentrieren, da die einkaufende Organisation große Aufträge problemlos in viele kleine Lose aufteilen kann.
Fakt 3: Erleichtert Ihrem Unternehmen die Geschäftsabwicklung.
Die Nutzung eines DPS bietet Lieferanten entscheidende Vorteile, darunter mehr Transparenz und gleiche Wettbewerbsbedingungen für Lieferanten jeder Größe; Lieferanten können Preisschwankungen kontrollieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben, anstatt jahrelang an Preise gebunden zu sein; und Lieferanten müssen nicht immer wieder dieselben grundlegenden Informationen angeben – da das DPS diese speichert und automatisch einfügt – was Zeit und Kosten spart.
Fakt 4: Alle sparen Verwaltungszeit.
Nach der Einrichtung ermöglicht die Automatisierung eines digitalen Beschaffungssystems (DPS) Lieferanten, Angebote für Lose abzugeben, ohne jedes Mal wertvolle Zeit mit dem Ausfüllen von Formularen verbringen zu müssen. Das DPS übernimmt einen Großteil dieser Arbeit. Unternehmen sind somit nicht mehr den Kosten und dem Risiko ausgesetzt, tagelang Angebote zu erstellen – nur um am Ende immer wieder leer auszugehen. Mit einem DPS ist die Angebotsabgabe kostengünstiger, und diese Einsparungen können sich in niedrigeren Preisen niederschlagen. Dies wiederum lockt mehr Lieferanten zur Teilnahme an der Angebotsabgabe.
Fakt 5: Schnellere Ergebnisse
Verträge können schneller hinzugefügt, ausgestellt und vergeben werden. Das ist vorteilhaft für die einkaufende Organisation und spart den Beschaffungsteams wertvolle Zeit. Aber auch Lieferanten jeder Größe profitieren davon. Die offene und transparente Natur eines digitalen Beschaffungssystems (DPS) schafft Vertrauen und Planungssicherheit. Entscheidend ist, dass das optimierte System auch einen früheren Vertragsbeginn und eine schnellere Bezahlung ermöglicht – ideal, wenn der Cashflow für Unternehmen so wichtig ist.
Letztendlich kann ein DPS einen positiven Kreislauf in Gang setzen, von dem alle profitieren.
Damit dies gelingt, müssen das Kernsystem und die Abläufe zuverlässig und flexibel sein. Dynamische Systeme sind zwar spannend, bergen aber immer das Risiko unvorhergesehener Ereignisse – es sei denn, man verfügt über ein tiefes Verständnis der zugrunde liegenden Prinzipien, Akteure und Prozesse. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann alles reibungslos funktionieren – mit dem Potenzial für herausragende und nachhaltige Ergebnisse, Jahr für Jahr.
London Councils hat ein neues dynamisches Beschaffungssystem (DPS) eingeführt , das in Zusammenarbeit mit dem Beschaffungsspezialisten Proactis entwickelt wurde, um die Beschaffung von Infrastruktur für Elektrofahrzeuge (EV) zu optimieren.
Die Stadtverwaltung von Cardiff erzielt durch die Transformation des Beschaffungswesens jährliche Einsparungen bei den Beschaffungskosten . Proactis, als primäre Beschaffungs- und Vertragslösung, trug dazu bei, die Kontrolle und Transparenz der Ausgaben zu stärken und gleichzeitig die Transparenz und Effizienz des Beschaffungsprozesses zu verbessern.
Lesen Sie mehr über das dynamische Einkaufssystem von Proactis.