Cynici beweren wellicht dat een DPS (Direct Purchase System) slechts een manier is om de kosten te drukken in een neerwaartse spiraal. Maar dat is niet de realiteit. Er zijn wel degelijk voordelen voor leveranciers – van elke omvang. En het zijn juist deze voordelen die leveranciers ertoe aanzetten om vrijwillig lagere prijzen aan te bieden.
Hier zijn vijf feiten over een DPS die het grotere plaatje verduidelijken.
Feit 1: Een DPS (Damage Per Second) kan de huidige, snel veranderende wereld weerspiegelen.
In een volatiele economie kunnen bedrijven verdwijnen. Dit kan een probleem zijn als een bepaalde leverancier de steunpilaar van een raamovereenkomst blijkt te zijn en vervolgens failliet gaat. Nieuwe bedrijven worden in recordtempo opgericht, maar kunnen zich niet halverwege aansluiten bij raamovereenkomsten. Een DPS (Delivery Purchase System) stelt leveranciers echter in staat om op elk moment te komen en gaan – mits ze aan bepaalde criteria voldoen – waardoor een constante aanvoer van bereidwillige leveranciers mogelijk blijft.
Feit 2: Ook kleine bedrijven kunnen meedoen.
Weinig kleine leveranciers zijn in staat of bereid om zich vast te leggen op omvangrijke raamovereenkomsten. Maar met een DPS (Delivery Purchase System) worden hun risico's aanzienlijk verlaagd. Er is een eenvoudige exitstrategie: ze kunnen zich op elk moment terugtrekken. Ze kunnen ook hun prijzen aanpassen en zo hun marges beschermen. Bovendien kunnen ze meedingen naar behapbare hoeveelheden werk, omdat de inkooporganisatie grote contracten heel gemakkelijk kan opsplitsen in kleinere, meerdere delen.
Feit 3: Maakt het zakendoen binnen uw organisatie eenvoudiger.
Het gebruik van een DPS biedt belangrijke voordelen voor leveranciers, waaronder meer transparantie en een gelijk speelveld voor leveranciers van elke omvang; leveranciers kunnen prijsbewegingen beheersen om concurrerend te blijven, in plaats van jarenlang vast te zitten aan dezelfde prijzen; en leveranciers hoeven niet steeds dezelfde basisinformatie te verstrekken, omdat het DPS deze gegevens onthoudt en automatisch invult, wat tijd en kosten bespaart.
Feit 4: Iedereen bespaart op administratieve tijd.
Eenmaal ingesteld, zorgt het geautomatiseerde karakter van een DPS ervoor dat leveranciers kunnen bieden op kavels zonder telkens uren kostbare tijd te hoeven besteden aan het invullen van formulieren. Het DPS neemt een groot deel van dit werk voor hen uit handen. Bedrijven hoeven niet langer de kosten en risico's te dragen van het dagenlang besteden aan het samenstellen van een voorstel, om vervolgens steeds de aanbesteding mis te lopen. Met een DPS is bieden goedkoper, en deze besparing kan zich vertalen in lagere prijzen. Dit trekt bovendien meer leveranciers aan om op kavels te bieden.
Feit 5: Snellere resultaten
Contracten kunnen sneller worden toegevoegd, uitgegeven en toegekend. Dit is gunstig voor de inkooporganisatie, omdat inkoopteams hierdoor uren besparen. Maar het is ook geweldig voor leveranciers van elke omvang. Het open en transparante karakter van een DPS (Delivery Purchase System) kan vertrouwen en zekerheid creëren. Cruciaal is dat het gestroomlijnde systeem er ook voor zorgt dat contracten eerder van start kunnen gaan – en sneller kunnen worden betaald... ideaal wanneer cashflow zo belangrijk is voor bedrijven.
Uiteindelijk kan een DPS-speler een positieve spiraal creëren waar iedereen van profiteert.
Om dit te bereiken, moeten het kernsysteem en de procedures betrouwbaar en flexibel zijn. Dynamische systemen zijn spannend, maar er is altijd een risico op onverwachte gebeurtenissen – tenzij je een diepgaand begrip hebt van de principes, de betrokken partijen en de processen. Wanneer deze aanwezig zijn, kan alles goed werken – met de potentie voor uitstekende resultaten, die jaar na jaar duurzaam zijn.
London Councils heeft een nieuw dynamisch inkoopsysteem (Dynamic Purchasing System, DPS) gelanceerd – ontwikkeld in samenwerking met inkoopspecialist Proactis – om de inkoop van infrastructuur voor elektrische voertuigen (EV's) te stroomlijnen.
De gemeente Cardiff realiseert jaarlijkse besparingen op inkoopkosten na transformatie van het inkoopproces – Proactis, als primaire oplossing voor inkoop en contractbeheer, heeft bijgedragen aan een betere controle en transparantie over de uitgaven, terwijl de transparantie en efficiëntie van het inkoopproces zijn verbeterd.
Lees meer over het dynamische inkoopsysteem van Proactis.