Überarbeitung der Finanz- und Beschaffungsprozesse zur Angleichung an ein umfassenderes Geschäftsänderungsprogramm

Proactis sprach mit Tim Middleton, Projektmanager von Royal Mail Properties & Facilities Solutions (RMPFS), darüber, wie RMPFS ein Transformationsprogramm umgesetzt hat, das darauf abzielt, die Organisation in die Lage zu versetzen, schneller, schlanker und intelligenter zu arbeiten.

Proactis: Könnten Sie uns bitte ein paar Hintergrundinformationen zur Organisation geben?
Tim: RMPFS ist für die Modernisierung und Instandhaltung aller Standorte der Royal Mail zuständig (einschließlich Bürogebäude, Briefzentren und Zustellstützpunkte). Wir beschäftigen rund 2.800 Mitarbeiter an Standorten in ganz Großbritannien, von Südengland bis in den Norden Schottlands.

Proactis: Können Sie den Aufbau von RMPFS erläutern?
Tim: Wir bestehen aus drei Hauptfunktionen:

Die Abteilung Engineering Services plant, wartet und betreibt alle essenziellen Systeme für Royal Mail – wie Belüftung, Beleuchtung, Brandmelde- und Sicherheitssysteme sowie Wasserversorgung. Das Hauptziel des Konzerns ist die tägliche Zustellung der Post. Ein nationales Servicecenter nimmt Anrufe aus dem Royal-Mail-Umfeld entgegen und entsendet Techniker zur Behebung von Störungen. Jeder Ausfall in einem dieser Bereiche würde weitere Probleme und Kosten verursachen.

Der Bereich Soft Services ist für die Reinigung und das Büromanagement zuständig, wobei das Spektrum von einmaligen Dienstleistungen bis hin zu vertraglich vereinbarten Arbeiten reichen kann.

Wir verfügen außerdem über eine Fertigungsgruppe, die sich mit dem Bau und der Herstellung von Briefkästen befasst.

Proactis: War es die RMPFS, die nach den Olympischen Spielen die Briefkästen goldfarben anstrich?
Tim: Ja, wir bekamen abends einen Anruf, wenn jemand eine Goldmedaille gewonnen hatte. Das bedeutete, dass in einem bestimmten Bereich ein Briefkasten gestrichen werden musste. Es war eine ziemliche logistische Herausforderung, zu wissen, wo sich jeder einzelne Briefkasten befindet und wer Zeit zum Streichen hatte!

Proactis: RMPFS hat ein Programm namens Smart Engineering durchgeführt. Können Sie uns etwas darüber erzählen?
Tim: Das übergeordnete Ziel des Programms war die Steigerung der Effizienz im gesamten Konzern. Konkret wurde eine Effizienzsteigerung von 15 % angestrebt, und das Programm umfasste vier Hauptbereiche im Bereich Engineering:

• Durch die Umstellung des Ressourcenmodells erhalten die Ingenieure mehr Verantwortung für die einzelnen Standorte, was dazu führt, dass jeder Ingenieur mehr Stolz darauf empfindet, wie die jeweiligen Standorte betreut werden.
• Die Durchführung geplanter Wartungsarbeiten wurde umgestellt und auf ein standardisiertes Verfahren umgestellt. Dadurch sollte sichergestellt werden, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit den richtigen Aufgaben zugeordnet werden.
• Ein neues Arbeitsplanungstool, um eine riesige Datenbank von Ingenieuren aufzubauen (wo sie wohnen, welche Fähigkeiten sie haben usw.), damit sie effizienter eingesetzt werden können.
• Einführung eines neuen Beschaffungstools. Der Schwerpunkt lag dabei auf Ersatzteilen. Bisher musste ein Techniker, der zu einem Einsatzort fuhr, feststellen, dass ihm ein Ersatzteil fehlte, die Arbeit unterbrechen. Er musste zum nächsten Händler fahren, das Teil kaufen, zurückfahren und den Einsatz fortsetzen. Dieses Vorgehen war äußerst ineffizient und zeitaufwendig. Zudem wurden die Einkäufe über Firmenkreditkarten abgewickelt, sodass nicht ersichtlich war, was und zu welchem Preis gekauft wurde. Die meisten Ersatzteile wurden zu hohen Einzelhandelspreisen erworben.

Der gesamte Prozess war sehr papier- und ressourcenintensiv. Allein die Papierbelege waren enorm, und jemand musste sie monatlich durchgehen, um sie abzugleichen und die Kosten den einzelnen Aufträgen zuzuordnen.

Proactis: Sie haben also entschieden, dass eine Veränderung notwendig war. Können Sie uns die Rolle der Technologie bei den Prozess- und Verhaltensänderungen erläutern?
Tim: Die Techniker von Royal Mail nutzen robuste Laptops mit Auftragsverwaltungssoftware. Die Aufträge werden an das Gerät gesendet, der Techniker öffnet sie, erledigt die Routinearbeiten und beantwortet eventuelle Fragen. Wir wollten diese Technologie nutzen, aber gleichzeitig auch aus Beschaffungssicht die beste Lösung finden.

Wir haben gemeinsam mit Proactis eine Option zur Teilebestellung in die verwendete Software integriert. Dadurch öffnet sich Proactis und stellt dem Techniker eine Vorlage zur Verfügung, mit der er seine Bestellungen erstellen kann. Alle Informationen sind vorausgefüllt, und die Lösung ist direkt mit den entsprechenden Katalogen verknüpft. Teile können dann zu vorab vereinbarten Preisen bestellt werden. Während die Bestellung bearbeitet wird, wird der Auftrag wieder in die Warteschlange eingereiht, sodass die Techniker keine Zeit mit dem Teileeinkauf verschwenden. Dies führt zu einer erheblichen Effizienzsteigerung.

Die Bestellung wird dann an den Lieferanten weitergeleitet und enthält einen Link, über den dieser die Bestellung aufrufen und ein Lieferdatum eingeben kann. Dadurch können Aufträge entsprechend umgeplant werden.

Proactis: Welche wesentlichen Veränderungen haben sich im Finanz- und Beschaffungsbereich durch das Programm ergeben?
Tim: Es gibt tatsächlich drei Hauptgruppen innerhalb der zentralen Funktion, die davon positiv beeinflusst wurden:

Das Einkaufsteam
Statt Hunderte von Papierdokumenten, E-Mails oder Anrufen mit Teileanforderungen zu erhalten, ermöglicht das neue Katalogsystem, das 80 % aller in den letzten zwölf Monaten bestellten Teile enthält, den Ingenieuren, die benötigten Teile einfach selbst auszuwählen, ihre Anforderung einzugeben und – sofern sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen – das Teil beim Lieferanten zu bestellen. Dadurch kann sich das Einkaufsteam auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren. Bei Bedarf können die Ingenieure außerdem Fotos von neuen Teilen anfertigen, sodass das Einkaufsteam gezielt nach diesen Spezialteilen suchen kann.

Beschaffungsteam
Das neue System entlastet das Einkaufsteam von zahlreichen Lieferantenanfragen und ermöglicht es ihm, sich auf die Neuverhandlung von Verträgen sowie die Aushandlung optimaler Preise und Konditionen zu konzentrieren. Dies führt zu erheblichen Einsparungen und schafft gleichzeitig Freiraum für die effizientere Katalogverwaltung, einschließlich der Integration neuer Lieferanten, um den Ingenieuren mehr Auswahlmöglichkeiten zu vereinbarten Preisen zu bieten.

Team Kreditorenbuchhaltung (AP)
Im Großen und Ganzen stimmen die Rechnungen nun mit den Bestellungen überein, da der gesamte Prozess über die Kataloge (zu Festpreisen) abgewickelt wird. Anstatt wie bisher nur anhand der Rechnung (ohne Liefernachweis) zu buchen, muss der Techniker die Ware nun entgegennehmen und etwaige Abweichungen vermerken – die Buchhaltung kann sich so auf die eigentlichen Anfragen konzentrieren. Rund 60 % der Rechnungen werden direkt zur Zahlung weitergeleitet.

RMPFS ist auf einem guten Weg, seine Effizienzziele zu erreichen, und Proactis ist stolz darauf, Teil des Transformationsprogramms für Finanzen und Beschaffung zu sein.