Proactis sprak met Tim Middleton, projectmanager bij Royal Mail Properties & Facilities Solutions (RMPFS), over hoe RMPFS een transformatieprogramma heeft geïmplementeerd dat erop gericht is de organisatie sneller, efficiënter en slimmer te laten werken.
Proactis: Kunt u ons iets meer vertellen over de achtergrond van de organisatie?Tim: RMPFS is verantwoordelijk voor het moderniseren en onderhouden van alle locaties van Royal Mail (inclusief kantoorgebouwen, postsorteercentra en bezorgkantoren). We hebben ongeveer 2800 mensen in dienst, verspreid over locaties in het Verenigd Koninkrijk, van Zuid-Engeland tot het uiterste noorden van Schotland.
Proactis: Kunt u uitleggen hoe RMPFS is opgebouwd?
Tim: We bestaan uit drie hoofdonderdelen:
De afdeling Engineering Services ontwerpt, onderhoudt en beheert alle essentiële diensten voor Royal Mail, zoals ventilatie, verlichting, brandbeveiligings- en beveiligingssystemen en waterleidingen. Het belangrijkste doel van de groep is ervoor te zorgen dat de post elke dag wordt bezorgd. Er is ook een landelijk servicecentrum dat telefoontjes van klanten van Royal Mail beantwoordt en technici stuurt om eventuele problemen op te lossen. Elke storing in een van deze diensten zou op de lange termijn problemen en kosten met zich meebrengen.
Soft services is verantwoordelijk voor schoonmaak en kantoorbeheer, variërend van eenmalige diensten tot werkzaamheden op contractbasis.
We hebben ook een productieafdeling die zich bezighoudt met het bouwen en maken van brievenbussen.
Proactis: Was het RMPFS dat verantwoordelijk was voor het goudkleurig schilderen van brievenbussen na de Olympische Spelen?
Tim: Ja, 's avonds kregen we een telefoontje als iemand een gouden medaille had gewonnen. Dat betekende dat er in een bepaald gebied een brievenbus geschilderd moest worden. Het was een hele logistieke uitdaging om te weten waar elke brievenbus stond en wie er beschikbaar was om hem te schilderen!
Proactis: RMPFS heeft deelgenomen aan een programma genaamd Smart Engineering. Kunt u daar iets meer over vertellen?
Tim: Het uiteindelijke doel van het programma was om de efficiëntie binnen de hele groep te verbeteren. De daadwerkelijke doelstelling was een efficiëntieverhoging van 15%, en het programma bestond uit vier belangrijke onderdelen binnen de engineeringgroep:
- Het personeelsmodel aanpassen om ingenieurs meer verantwoordelijkheid te geven over de locaties, waardoor elke ingenieur meer trots voelt op hoe elke locatie wordt beheerd.
- De manier waarop gepland onderhoud werd uitgevoerd, werd gewijzigd en er werd overgestapt op een meer gestandaardiseerde methode. Dit om ervoor te zorgen dat de juiste mensen op het juiste moment aan de juiste taken werden toegewezen.
- Een nieuwe tool voor werkplanning, om een enorme database van ingenieurs op te bouwen (waar wonen ze, wat zijn hun vaardigheden, enz.) zodat ze efficiënter kunnen worden ingezet.
- Implementatie van een nieuwe inkooptool. De focus lag hierbij vooral op onderdelen. Voorheen ging een technicus naar een klus, realiseerde zich dat er een onderdeel nodig was en moest de klus onderbreken. Hij moest dan naar de dichtstbijzijnde leverancier rijden, het onderdeel kopen, terugrijden en de klus afmaken. Dit was zeer inefficiënt en leidde tot veel tijdverlies. Bovendien werden deze aankopen gedaan met bedrijfscreditcards, waardoor er geen inzicht was in wat er werd gekocht en tegen welke prijs. De meeste onderdelen werden tegen hoge winkelprijzen ingekocht.
Proactis: U hebt dus besloten dat er verandering nodig was. Kunt u ons vertellen welke rol technologie heeft gespeeld in de proces- en gedragsveranderingen?
Tim: De technici van Royal Mail gebruiken robuuste laptops met software voor taakbeheer. De opdrachten worden naar het apparaat gestuurd, de technicus opent ze, voert de routines uit en beantwoordt eventuele vragen. We wilden deze technologie graag gebruiken, maar wilden er ook voor zorgen dat we vanuit inkoopoogpunt de beste keuze maakten.
We hebben met Proactis samengewerkt om een 'onderdelen bestellen'-optie in de gebruikte software te introduceren. Deze optie opent Proactis en presenteert de engineer een sjabloon waarmee hij of zij direct inkooporders kan samenstellen. Alle informatie is al ingevuld en de oplossing is direct gekoppeld aan de relevante catalogi. Onderdelen kunnen vervolgens tegen vooraf overeengekomen prijzen worden besteld. Terwijl de bestelling wordt verwerkt, wordt de taak terug in de wachtrij geplaatst, zodat engineers geen tijd verliezen met het bestellen van onderdelen. Dit levert een enorme efficiëntiewinst op.
De bestelling wordt vervolgens naar de leverancier gestuurd, met een link zodat de leverancier de bestelling kan verwerken en een leverdatum kan invoeren. Hierdoor kunnen opdrachten dienovereenkomstig opnieuw worden ingepland.
Proactis: Wat zijn de belangrijkste veranderingen in Financiën en Inkoop als gevolg van het programma?
Tim: Er zijn eigenlijk drie hoofdgroepen binnen de centrale functie die hierdoor positief zijn beïnvloed:
Het inkoopteam
In plaats van honderden papieren, e-mails of telefoontjes met onderdelenaanvragen te ontvangen, kunnen engineers dankzij het nieuwe catalogussysteem, dat 80% van alle in de afgelopen 12 maanden bestelde onderdelen bevat, nu eenvoudig zelf onderdelen selecteren, hun aanvraag invoeren en, indien ze de juiste autorisatie hebben, het onderdeel bij de leverancier bestellen. Het resultaat is dat het inkoopteam zich nu kan concentreren op taken met een hogere toegevoegde waarde. Bovendien kunnen engineers, indien nodig, een foto maken van nieuwe onderdelen, waarna het inkoopteam deze meer gespecialiseerde onderdelen kan opzoeken.
Inkoopteam
Het nieuwe systeem betekent dat het inkoopteam niet langer talloze vragen van leveranciers hoeft te beantwoorden en zich nu kan concentreren op het heronderhandelen van contracten en het verkrijgen van de beste prijzen en voorwaarden voor de aan te schaffen artikelen. Dit heeft geleid tot enorme besparingen en heeft tijd vrijgemaakt voor een effectiever beheer van de catalogi, inclusief het toevoegen van nieuwe leveranciers om technici opties te bieden tegen overeengekomen prijzen.
crediteurenadministratie (AP) team
Over het algemeen komen de facturen nu overeen met de inkooporders, omdat dit hele proces via de catalogi verloopt (tegen vaste prijzen). In plaats van alleen de factuur te gebruiken (zonder bewijs van levering), zoals voorheen, moet de technicus de goederen in ontvangst nemen en eventuele afwijkingen signaleren. Het crediteurenteam kan zich nu richten op de daadwerkelijke vragen. Ongeveer 60% van de facturen wordt nu direct betaald.
RMPFS is goed op weg om zijn efficiëntiedoelstellingen te behalen, en Proactis is er trots op deel uit te maken van het transformatieprogramma voor financiën en inkoop.