Derbyshire Support and Facilities Services reduziert die manuelle Rechnungserfassung um 96 % mit Proactis Invoice Capture
Derbyshire Support and Facilities Services (DSFS), eine hundertprozentige Tochtergesellschaft des Chesterfield Royal Hospital NHS Foundation Trust, hat die Effizienz ihrer Kreditorenbuchhaltung durch die Implementierung von Proactis Invoice Capture, integriert in die bestehende ERP-Lösung von DSFS – Unit4 ERP –, deutlich verbessert.
Die erfolgreiche Implementierung verlief zügig und reibungslos; das Projekt wurde innerhalb von sieben Wochen abgeschlossen. Seit dem Start und nach einer ersten sechsmonatigen Überprüfung hat DSFS über 30.000 Dokumente mit der Lösung zur Rechnungserfassung verarbeitet. Der Einsatz modernster Erfassungstechnologien, darunter künstliche Intelligenz, ermöglichte dabei eine rasche und deutliche Reduzierung des manuellen Aufwands.
Optimierung der Datenerfassung bei gleichzeitiger Stärkung des Grundsatzes „Keine Bestellung, keine Zahlung“ durch Automatisierung
Neben der Reduzierung der manuellen Eingabe von Rechnungswerten war die Einführung der Abfragefunktion in der Rechnungserfassung ein weiterer wichtiger Bestandteil der Implementierung. Dadurch kann die Unternehmensrichtlinie „Keine Bestellung, keine Zahlung“ elektronisch unterstützt werden. Indem Rechnungsabweichungen, beispielsweise solche ohne gültige Bestellnummer, elektronisch an den Lieferanten zurückgeleitet werden, kann DSFS nun Finanzkontrollen konsequent durchsetzen, Verzögerungen reduzieren und die pünktliche Bezahlung der Lieferanten sicherstellen.
Proactis Invoice Capture hat es dem Finanzteam von DSFS ermöglicht, den manuellen Aufwand zu reduzieren und so eine höhere Effizienz in der Kreditorenbuchhaltung zu gewährleisten:
„Die Implementierung von Proactis Invoice Capture hat unsere Erwartungen übertroffen, und die Lösung integriert sich nahtlos in unser Unit4 ERP-System. Durch die so schnell erreichte Reduzierung der manuellen Dateneingabe konnten wir den Nutzen der Lösung rasch realisieren. Die Query-Desk-Funktion ermöglicht es uns, Lieferanten elektronisch über nicht konforme Rechnungen zu informieren und so strenge Finanzkontrollen bei gleichzeitig effizienter Rechnungsverarbeitung zu gewährleisten. Das Projekt wurde reibungslos abgewickelt, und wir sehen bereits konkrete, messbare Vorteile.“
– Daniel Owen, Leiter Finanzsysteme, Derbyshire Support and Facilities Services
Dieser Erfolg unterstreicht einmal mehr den Wert der langjährigen Partnerschaft zwischen Proactis und Unit4 und wie diese Partnerschaft alle Aspekte der Kundenlösungen beeinflusst. Sie ermöglicht es Derbyshire Support and Facilities Services, die bestehende Unit4-Investition weiter zu nutzen und operative Exzellenz zu erreichen, und bietet gleichzeitig mit der modularen Source-to-Pay-Plattform von Proactis weitere Möglichkeiten zur Weiterentwicklung in andere Bereiche.
„Die Ergebnisse von Derbyshire sind ein hervorragendes Beispiel für eine gelungene Partnerschaft. Die schnelle Implementierung und die deutliche Reduzierung des manuellen Aufwands spiegeln sowohl ihr Engagement für kontinuierliche Verbesserung als auch die Leistungsfähigkeit von Proactis Invoice Capture wider. Wir sind stolz darauf, sie auf ihrem Weg zu begleiten und freuen uns darauf, im Zuge der Weiterentwicklung ihrer Source-to-Pay-Prozesse zusätzlichen Mehrwert zu erschließen.“
– Andrew Reardon, Geschäftsführer von Proactis
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