Derbyshire Support and Facilities Services réduit de 96 % la saisie manuelle des factures grâce à Proactis Invoice Capture
Derbyshire Support and Facilities Services (DSFS), une filiale à 100 % de Chesterfield Royal Hospital NHS Foundation Trust, a considérablement amélioré l’efficacité de ses comptes fournisseurs (AP) en mettant en œuvre Proactis Invoice Capture, intégré à la solution ERP existante de DSFS – Unit4 ERP.
Le déploiement réussi fait suite à une mise en œuvre rapide et sans accroc ; le projet a été mené à bien en seulement sept semaines. Depuis son lancement, et après une phase d'évaluation initiale de six mois, DSFS a traité plus de 30 000 documents grâce à la solution de capture de factures. Cette solution, qui combine les technologies de capture les plus récentes, notamment l'intelligence artificielle, a permis une réduction rapide et significative du traitement manuel.
Optimisation de la capture tout en renforçant la bonne pratique « Pas de bon de commande, pas de paiement » grâce à l'automatisation
Outre la réduction de la saisie manuelle des montants des factures, un autre élément clé de la mise en œuvre a été l'introduction de la fonctionnalité « Questions-Réponses » dans le module de saisie des factures. Cette fonctionnalité permet de garantir électroniquement la politique « Pas de bon de commande, pas de paiement » de l'entreprise. En acheminant électroniquement au fournisseur les factures présentant des anomalies, comme celles reçues sans numéro de bon de commande valide, DSFS peut désormais appliquer les contrôles financiers de manière cohérente, réduire les retards et garantir le paiement des fournisseurs dans les délais impartis.
Proactis Invoice Capture a permis à l'équipe financière de DSFS de réduire le recours aux interventions manuelles, garantissant ainsi une plus grande efficacité de la comptabilité fournisseurs :
« La mise en œuvre de Proactis Invoice Capture a dépassé nos attentes et la solution s'intègre parfaitement à notre ERP Unit4. La réduction drastique des saisies manuelles obtenue en un temps record nous a permis de constater rapidement la valeur ajoutée de la solution. La fonctionnalité Query Desk nous offre la possibilité d'informer électroniquement les fournisseurs des factures non conformes, garantissant ainsi un contrôle financier rigoureux et un traitement efficace des factures. Le projet a été géré sans accroc et nous constatons déjà des avantages concrets et mesurables. »
– Daniel Owen, responsable des systèmes financiers, Derbyshire Support and Facilities Services
Ce succès souligne une fois de plus la valeur du partenariat de longue date entre Proactis et Unit4, et comment ce partenariat influence tous les aspects des solutions proposées aux clients, permettant à Derbyshire Support and Facilities Services de tirer davantage parti de l'investissement existant d'Unit4 et d'atteindre l'excellence opérationnelle, tout en offrant de nouvelles opportunités avec la plateforme modulaire Source-to-Pay de Proactis pour évoluer vers d'autres domaines.
« Les résultats de Derbyshire illustrent parfaitement ce que signifie un véritable partenariat. Leur mise en service rapide et la réduction significative des tâches manuelles témoignent de leur engagement envers l'amélioration continue et de la puissance de Proactis Invoice Capture. Nous sommes fiers de les accompagner dans leur développement et nous avons hâte de contribuer à la création de valeur ajoutée à mesure qu'ils font évoluer leurs processus Source-to-Pay. »
– Andrew Reardon, directeur général de Proactis
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