Kreditorenbuchhaltung: Benchmarking Ihrer KPIs

Führen Sie einen kurzen Lackmustest Ihrer aktuellen Kreditorenbuchhaltungsprozesse durch:

• Wie viele Vollzeitäquivalente (FTEs) gibt es in der Kreditorenbuchhaltung?
• Wie viele Rechnungen bearbeiten Sie pro Jahr?

Hier erfahren Sie die Anzahl der pro Vollzeitäquivalent und Jahr bearbeiteten Rechnungen.

Analysten zufolge übertreffen leistungsstarke Kreditorenbuchhaltungsabteilungen alle anderen und bearbeiten 27.097 Rechnungen pro Vollzeitäquivalent und Jahr (APQC). Optimistischere Studien gehen sogar von 42.000 Rechnungen pro Vollzeitäquivalent und Jahr aus (Hackett Group). Das ist ein erheblicher Unterschied, und Statistiken sollten mit Vorsicht betrachtet werden. Sie bieten aber eine gute Diskussionsgrundlage.

Bei Proactis beobachten wir, dass leistungsstarke Unternehmen mehr als 40.000 Rechnungen pro Vollzeitäquivalent und Jahr verarbeiten, Spitzenunternehmen sogar mehr als 90.000 Rechnungen.

Allerdings gibt es große Unterschiede in der Effizienz der Kreditorenbuchhaltung je nach Branche, Unternehmensgröße, Rechnungsprofil und Technologieeinsatz. Beispielsweise sind die Kosten für die Rechnungsverarbeitung in Branchen mit einem hohen Anteil an Nicht-Lagerwarenhandel deutlich höher als in Branchen mit einem hohen Anteil an Lagerwarenhandel; und erstklassige Unternehmen verfügen mit fast 60 % höherer Wahrscheinlichkeit über standardisierte Rechnungseingangs- und Workflow-Prozesse als Teil ihrer Kreditorenbuchhaltung.

Doch selbst die leistungsschwächsten Kreditorenbuchhaltungsabteilungen scheinen nicht zu realisieren, wie weit sie hinter ihren Mitbewerbern zurückliegen. Tatsächlich sind Organisationen mit guten Ergebnissen eher bereit, weitere Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.

Finden Sie es jetzt heraus:

• Welcher Prozentsatz der Rechnungen wird in elektronischer Form empfangen (OCR, EDI, XML, PDF, Excel, Selbstfakturierung, PO-Flip, PCards usw.)?
• Der prozentuale Zeitaufwand für die einzelnen Arbeitsschritte (Rechnungsprüfung, Dateneingabe, Bestellabgleich, Genehmigungsworkflow und Freigabe zur Zahlung)
• Das Profil der Rechnungen (Bestellrechnung/Nicht-Bestellrechnung, Lagerrechnung/Nicht-Lagerrechnung) und wie diese bearbeitet werden usw.

Dies gibt Ihnen einen guten Überblick darüber, wie viel Verwaltungsaufwand für die Bearbeitung von Papierrechnungen und problematischen Rechnungen erforderlich ist, zuzüglich der bereits durch Straight-Through-Processing (STP) erzielten Einsparungen.

Bei der Beantwortung dieser Fragen ist jedoch der Kontext der Antworten zu berücksichtigen. Werden beispielsweise elektronische Rechnungen direkt verarbeitet oder erhalten Sie E-Mails/Dokumente, die geöffnet, abgetrennt und neu eingegeben werden müssen? Dies könnte Ihre Ergebnisse und Ihre Schlussfolgerungen verfälschen.

Laut einer Umfrage von Forrester Consulting gehören folgende Punkte zu den wichtigsten Herausforderungen, denen sich Unternehmen stellen müssen:

• Unzureichende Technologie: Ein erheblicher Teil der Kreditorenbuchhaltungsabteilungen arbeitet ohne grundlegende Anwendungen, die andere zur Prozessoptimierung nutzen. Von unseren Befragten erhalten 47 % mehr als die Hälfte ihrer Rechnungen in Papierform, 26 % gleichen diese mit physischen Bestellungen und anderen Belegen ab, und 42 % bestehen auf handschriftlichen Unterschriften als Genehmigungsnachweis. All diese manuellen Papierprozesse erhöhen die Kosten, verzögern die Bearbeitung und führen zu mehr Fehlern.
• Mangelnde Einkaufsdisziplin : Selbst Sachbearbeiter in der Kreditorenbuchhaltung, die Rechnungen manuell bearbeiten, können weit mehr als 5.000 Rechnungen pro Jahr bearbeiten, wenn die Rechnungen mit den Belegen übereinstimmen. Am zeitaufwändigsten sind Rechnungen, bei denen keine Bestellung vorliegt oder der Preis falsch ist.
• Komplexe Rechnungskategorien: Nicht alles entspricht der Reihenfolge „Bestellung, Wareneingang, Rechnung“. Unternehmen, die viele Dienstleistungen beziehen, müssen einen höheren manuellen Prüfaufwand bewältigen. Viele Finanzabteilungen verursachen zusätzliche Arbeit für den Einkauf, indem sie nachträgliche Bestellungen anfordern, um einen dreifachen Abgleich durchführen zu können. Dies mag zwar das Finanzsystem zufriedenstellen, verzögert aber die Bearbeitung, ohne die Kontrolle merklich zu verbessern.

Kombination von elektronischer Rechnungsstellung und elektronischer BeschaffungDie Erfolgswahrscheinlichkeit verdoppelt sich. Lieferanten dazu zu bewegen, Rechnungen elektronisch zu übermitteln, reduziert den manuellen Datenerfassungsaufwand, wie z. B. das Scannen von Dokumenten und die Dateneingabe. Auch ohne diese Schritte verringert die Nutzung von E-Procurement Unstimmigkeiten und damit den Zeitaufwand für deren Behebung. Zusammen maximieren diese beiden Prozessverbesserungen die durchgängige Rechnungsverarbeitung (STP), bei der das System Rechnungen ohne menschliches Eingreifen zur Zahlung freigibt.

Zusammenfassend stellen Analysten fest, dass Organisationen mit standardisierten Rechnungseingangs- und Workflow-Prozessen folgende Vorteile bieten:

• Sie reduzierten ihre Rechnungszykluszeit um 51 %.
• Sie bewerteten ihre Transparenz hinsichtlich des Rechnungseingangs und des Workflow-Status als um 30 % höher.
• Sie senkten ihre Kosten für die Rechnungsverarbeitung um 12 %.

Erreichen Sie eine digitale Transformation Ihres Unternehmens und reduzieren Sie gleichzeitig Kosten und Komplexität mit Proactis Accounts Payable Automation.