Voer een snelle lakmoesproef uit op uw huidige crediteurenadministratieprocessen:
Volgens analisten presteren goed presterende crediteurenafdelingen beter dan alle andere en verwerken ze 27.097 facturen per FTE per jaar (APQC). Meer optimistische onderzoeken suggereren zelfs 42.000 facturen per FTE per jaar (Hackett Group). Dat is een behoorlijk verschil en statistieken moeten met een korreltje zout worden genomen. Maar ze bieden wel een goede basis voor discussie.
Bij Proactis zien we dat goed presterende organisaties meer dan 40.000 facturen per FTE per jaar verwerken en toporganisaties zelfs meer dan 90.000 facturen.
Er bestaat echter een grote variatie in de efficiëntie van de verwerking van crediteurenfacturen, afhankelijk van de sector, de omvang van het bedrijf, het factuurprofiel en het technologiegebruik. Zo zijn de kosten voor het verwerken van een factuur aanzienlijk hoger in sectoren met een hoog percentage niet-voorraadartikelen in vergelijking met voorraadartikelen; en de best presterende bedrijven hebben bijna 60% meer kans op gestandaardiseerde factuurontvangst- en workflowprocessen als onderdeel van hun crediteurenadministratie.
Toch lijken zelfs de slechtst presterende crediteurenafdelingen zich niet te realiseren hoe ver ze achterlopen op hun concurrenten. Organisaties met goede scores staan juist meer open voor verbeteringsmogelijkheden.
Ontdek nu:
Wees echter voorzichtig met de context van de antwoorden wanneer u deze vragen stelt. Worden elektronische facturen bijvoorbeeld direct verwerkt, of ontvangt u PD's/e-mails die geopend, losgekoppeld en opnieuw ingevoerd moeten worden? Dit kan uw resultaten en oordeel vertekenen.
Volgens een onderzoek van Forrester Consulting zijn enkele van de belangrijkste kwesties die bedrijven willen aanpakken:
Samenvattend stellen analisten dat organisaties met gestandaardiseerde factuurontvangst- en workflowprocessen:
- Hoeveel voltijdse equivalenten (FTE's) heeft de afdeling Crediteurenadministratie?
- Hoeveel facturen verwerkt u per jaar?
Volgens analisten presteren goed presterende crediteurenafdelingen beter dan alle andere en verwerken ze 27.097 facturen per FTE per jaar (APQC). Meer optimistische onderzoeken suggereren zelfs 42.000 facturen per FTE per jaar (Hackett Group). Dat is een behoorlijk verschil en statistieken moeten met een korreltje zout worden genomen. Maar ze bieden wel een goede basis voor discussie.
Bij Proactis zien we dat goed presterende organisaties meer dan 40.000 facturen per FTE per jaar verwerken en toporganisaties zelfs meer dan 90.000 facturen.
Er bestaat echter een grote variatie in de efficiëntie van de verwerking van crediteurenfacturen, afhankelijk van de sector, de omvang van het bedrijf, het factuurprofiel en het technologiegebruik. Zo zijn de kosten voor het verwerken van een factuur aanzienlijk hoger in sectoren met een hoog percentage niet-voorraadartikelen in vergelijking met voorraadartikelen; en de best presterende bedrijven hebben bijna 60% meer kans op gestandaardiseerde factuurontvangst- en workflowprocessen als onderdeel van hun crediteurenadministratie.
Toch lijken zelfs de slechtst presterende crediteurenafdelingen zich niet te realiseren hoe ver ze achterlopen op hun concurrenten. Organisaties met goede scores staan juist meer open voor verbeteringsmogelijkheden.
Ontdek nu:
- Welk percentage van de facturen wordt elektronisch ontvangen (OCR, EDI, XML, PDF, Excel, zelffacturering, PO-Flip, PCards, enz.)?
- Het percentage van de tijd besteed aan processen (controle van facturen, gegevensinvoer, afstemming van inkooporders, goedkeuringsworkflow en vrijgave voor betaling)
- Het profiel van facturen (inkooporder/niet-inkooporder, voorraad/niet-voorraad) en hoe deze worden verwerkt, enz.
Wees echter voorzichtig met de context van de antwoorden wanneer u deze vragen stelt. Worden elektronische facturen bijvoorbeeld direct verwerkt, of ontvangt u PD's/e-mails die geopend, losgekoppeld en opnieuw ingevoerd moeten worden? Dit kan uw resultaten en oordeel vertekenen.
Volgens een onderzoek van Forrester Consulting zijn enkele van de belangrijkste kwesties die bedrijven willen aanpakken:
- Onvoldoende technologie: Een aanzienlijk deel van de crediteurenadministratie beschikt niet over basisapplicaties die andere afdelingen gebruiken om hun processen te stroomlijnen. Van onze respondenten ontvangt 47% meer dan de helft van de facturen op papier, 26% vergelijkt deze met fysieke inkooporders en andere ondersteunende documenten, en 42% staat erop dat er een handtekening wordt gezet als bewijs van goedkeuring. Al deze handmatige taken met betrekking tot papierwerk verhogen de kosten, vertragen de verwerking en leiden tot meer fouten.
- Gebrekkige inkoopdiscipline : zelfs crediteurenadministrateurs die handmatig facturen verwerken, kunnen er veel meer dan 5.000 per jaar verwerken als de facturen overeenkomen met de bijbehorende documenten. De meest tijdrovende facturen zijn die waarvoor het bedrijf geen inkooporder heeft aangemaakt of waarbij de prijs onjuist is.
- Complexe factuurcategorieën: Niet alles past in de volgorde "inkooporder, ontvangstbewijs, factuur". Bedrijven die veel diensten afnemen, hebben te maken met extra handmatige verificatie. Veel financiële afdelingen creëren extra werk voor de inkoopafdeling door achteraf inkooporders te eisen, zodat ze alsnog een driewegvergelijking kunnen uitvoeren. Dit houdt het financiële systeem tevreden, maar vertraagt de verwerking zonder de controle merkbaar te verbeteren.
Samenvattend stellen analisten dat organisaties met gestandaardiseerde factuurontvangst- en workflowprocessen:
- Ze hebben hun factuurverwerkingstijd met 51% verkort.
- Ze beoordeelden hun inzicht in de ontvangst van facturen en de status van de workflow als 30% hoger.
- Ze hebben hun factuurverwerkingskosten met 12% verlaagd.