Comptes fournisseurs : Évaluation comparative de vos indicateurs clés de performance (KPI)

Faites un test rapide sur vos processus actuels de comptabilité fournisseurs :

• Combien d'ETP (équivalents temps plein) sont affectés au service des comptes fournisseurs ?
• Combien de factures traitez-vous par an ?

Cela vous indique le nombre de factures traitées par ETP et par an.

D'après les analystes, les services de comptabilité fournisseurs les plus performants traitent 27 097 factures par équivalent temps plein et par an (APQC). Des études plus optimistes avancent même le chiffre de 42 000 factures par équivalent temps plein et par an (Hackett Group). L'écart est considérable et ces statistiques doivent être interprétées avec prudence. Elles constituent néanmoins un point de départ pertinent pour la discussion.

Chez Proactis, nous constatons que les organisations les plus performantes traitent plus de 40 000 factures par ETP et par an, et les meilleures performances dépassent les 90 000 factures.

Cependant, l'efficacité du traitement des factures fournisseurs varie considérablement selon le secteur, la taille de l'entreprise, le profil de la facture et l'utilisation des technologies. Par exemple, le coût de traitement d'une facture est nettement plus élevé dans les secteurs où le pourcentage d'échanges hors stock est élevé par rapport aux échanges sur stock ; et les entreprises les plus performantes ont près de 60 % plus de chances de disposer de processus standardisés de réception et de flux de travail des factures dans le cadre de leur fonction fournisseurs.

Pourtant, même les services de comptabilité fournisseurs les moins performants semblent ignorer leur retard par rapport à leurs homologues. En réalité, les organisations affichant de bons résultats sont plus enclines à identifier des pistes d'amélioration.

Découvrez maintenant :

• Quel pourcentage des factures sont reçues sous forme électronique (OCR, EDI, XML, PDF, Excel, autofacturation, PO-Flip, cartes d'achat, etc.) ?
• Le pourcentage de temps passé dans le processus (vérification des factures, saisie des données, rapprochement des bons de commande, flux d'approbation et autorisation de paiement)
• Le profil des factures (avec ou sans bon de commande, en stock ou hors stock) et la manière dont elles sont traitées, etc.

Cela vous donnera une bonne idée de la quantité de travail administratif nécessaire pour traiter le papier et les factures problématiques, ainsi que des économies déjà réalisées grâce au traitement automatisé (STP).

Toutefois, lorsque vous posez ces questions, tenez compte du contexte des réponses : par exemple, recevez-vous les factures électroniques directement pour traitement ou recevez-vous des documents papier/courriels qu’il faut ouvrir, détacher et ressaisir ? Cela pourrait fausser vos résultats et votre analyse.

D’après une enquête de Forrester Consulting, voici quelques-uns des principaux problèmes que les entreprises cherchent à résoudre :

• Technologies inadéquates : Une minorité significative de services comptables n’utilisent pas les applications de base qui permettent à d’autres d’optimiser leurs processus. Parmi nos répondants, 47 % reçoivent plus de la moitié de leurs factures au format papier, 26 % les rapprochent des bons de commande et autres pièces justificatives, et 42 % exigent une signature manuscrite pour attester de l’approbation. Toutes ces tâches manuelles de traitement du papier augmentent les coûts, ralentissent le traitement et accroissent les erreurs.
• Manque de rigueur dans les achats : même les comptables fournisseurs traitant manuellement les factures peuvent en traiter bien plus de 5 000 par an si celles-ci correspondent aux pièces justificatives. Les factures les plus chronophages sont celles pour lesquelles l’entreprise n’a pas émis de bon de commande ou dont le prix est erroné.
• Catégories de factures complexes : toutes les transactions ne suivent pas le schéma « bon de commande, reçu, facture ». Les entreprises qui achètent de nombreux services doivent effectuer des vérifications manuelles supplémentaires. De nombreux services financiers alourdissent la charge de travail des achats en exigeant des bons de commande a posteriori afin de pouvoir effectuer un rapprochement à trois voies. Cette pratique satisfait le système financier, mais retarde le traitement sans améliorer sensiblement le contrôle.

Combiner la facturation électronique et l'approvisionnement électroniqueCela double les chances de succès. Inciter les fournisseurs à envoyer leurs factures par voie électronique réduit les tâches manuelles de saisie de données, comme la numérisation et la saisie de documents. Même sans cela, l'utilisation de l'e-procurement diminue les anomalies et, par conséquent, le temps administratif consacré à leur résolution. Ensemble, ces deux améliorations de processus optimisent le traitement automatisé de bout en bout (STP), où le système approuve les factures pour paiement sans intervention humaine.

En résumé, les analystes affirment que les organisations dotées de processus standardisés de réception des factures et de flux de travail :

• Ils ont réduit leur délai de facturation de 51 %.
• Ils ont estimé que leur visibilité sur la réception des factures et l'état des flux de travail était supérieure de 30 %.
• Ils ont réduit leurs coûts de traitement des factures de 12 %.

Réalisez votre transformation d'entreprise tout en réduisant les coûts et la complexité grâce à l'automatisation des comptes fournisseurs de Proactis.