Funktioniert Ihre Procure-to-Pay-Lösung (P2P) für Sie?
Sind Ihre Einkaufsprozesse wirklich unter Kontrolle oder verursachen versteckte Ineffizienzen höhere Kosten als Ihnen bewusst ist? Von Bedarfsanforderungen und Genehmigungen bis hin zu Rechnungsstellung und Zahlung kann ein schlecht gemanagter Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay, P2P) zu unkontrollierten Ausgaben, Compliance-Risiken und Zeitverschwendung führen. Mit der richtigen Lösung wird P2P jedoch zu einem effizienten, kontrollierten und benutzerfreundlichen Prozess, der Mitarbeiter stärkt und gleichzeitig Budgets schützt.
Durch die Digitalisierung und Vereinfachung dieser Prozesse können Unternehmen bedeutende Fortschritte in Richtung betrieblicher Effizienz, Compliance und digitaler Transformation erzielen. Eine P2P-Lösung gewährleistet, dass Mitarbeiter festgelegte Richtlinien und Budgets einhalten, während der Einkauf vollständige Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben erhält.
Die Lösung spiegelt das gewohnte Einkaufserlebnis wider: Intelligente Suche und intuitive Navigation durch interne und externe Kataloge ermöglichen es auch Gelegenheitsnutzern, die korrekten Beschaffungsschritte sicher zu befolgen. So werden unkontrollierte Ausgaben reduziert und die Compliance verbessert, ohne den Einkaufsprozess zu verlangsamen.
Flexible Genehmigungsworkflows leiten Anfragen anhand definierter Regeln wie Produkttyp, Auftragswert oder Kostenstelle an die zuständigen Genehmiger weiter. Dank Echtzeit-Transparenz können Benutzer den Fortschritt problemlos verfolgen, während die Einkaufsteams die volle Kontrolle behalten – so werden unautorisierte Ausgaben verhindert und Budgets eingehalten.
Nach Genehmigung werden Anfragen umgehend in formelle Bestellungen umgewandelt. Anfragen mehrerer Lieferanten können automatisch in separate Bestellungen aufgeteilt werden, die jeweils eindeutig nummeriert und mit dem Finanzsystem verknüpft sind. Bestellungen werden direkt den korrekten Kostenstellen und Kostenstellen zugeordnet, was eine präzise Finanzverfolgung und vollständige Revisionsfähigkeit ohne zusätzlichen Aufwand gewährleistet.
Funktioniert Ihre Procure-to-Pay-Lösung für Sie – oder ist es an der Zeit, den Prozess mit Proactis zu optimieren?
Was ist Procure-to-Pay ?
Procure-to-Pay – auch bekannt als Purchase-to-Pay oder einfach P2P – beschreibt den gesamten Einkaufszyklus, von der ersten Kaufanfrage und Genehmigung über die Auftragserstellung, den Wareneingang und die Rechnungsstellung bis hin zur Zahlung.Durch die Digitalisierung und Vereinfachung dieser Prozesse können Unternehmen bedeutende Fortschritte in Richtung betrieblicher Effizienz, Compliance und digitaler Transformation erzielen. Eine P2P-Lösung gewährleistet, dass Mitarbeiter festgelegte Richtlinien und Budgets einhalten, während der Einkauf vollständige Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben erhält.
Häufige Herausforderungen im P2P-Bereich
Viele Organisationen stehen vor Schwierigkeiten wie zum Beispiel:- Mitarbeiter tätigen Einkäufe ohne ordnungsgemäße Genehmigung.
- Maverick kauft bei nicht bevorzugten Lieferanten ein.
- Mangelnde Transparenz hinsichtlich der Verpflichtungen bis zum Eintreffen der Rechnungen.
- Falsche Kostenzuordnungen zu Abteilungen oder Konten.
- Zu viel Zeit geht durch manuelle, fragmentierte Prozesse verloren.
Wie Proactis P2P hilft
Proactis P2P Bietet vollständige Kontrolle über den Einkaufsprozess innerhalb eines einzigen, integrierten Systems. Von der Anfrage und Genehmigung bis zur Auftragserteilung und dem Wareneingang ist jeder Schritt optimiert und regelkonform.Die Lösung spiegelt das gewohnte Einkaufserlebnis wider: Intelligente Suche und intuitive Navigation durch interne und externe Kataloge ermöglichen es auch Gelegenheitsnutzern, die korrekten Beschaffungsschritte sicher zu befolgen. So werden unkontrollierte Ausgaben reduziert und die Compliance verbessert, ohne den Einkaufsprozess zu verlangsamen.
Automatisieren, genehmigen und vereinfachen Sie den gesamten Prozess
Mit Proactis werden Kostenverteilung, Genehmigungen und Auftragserstellung in einem einzigen System optimiert. Kosten werden automatisch den richtigen Personen, Abteilungen oder Kostenstellen zugeordnet und direkt Katalogartikeln oder Produktkategorien zugeordnet. So wird sichergestellt, dass jeder Einkauf korrekt kodiert und budgetiert wird.Flexible Genehmigungsworkflows leiten Anfragen anhand definierter Regeln wie Produkttyp, Auftragswert oder Kostenstelle an die zuständigen Genehmiger weiter. Dank Echtzeit-Transparenz können Benutzer den Fortschritt problemlos verfolgen, während die Einkaufsteams die volle Kontrolle behalten – so werden unautorisierte Ausgaben verhindert und Budgets eingehalten.
Nach Genehmigung werden Anfragen umgehend in formelle Bestellungen umgewandelt. Anfragen mehrerer Lieferanten können automatisch in separate Bestellungen aufgeteilt werden, die jeweils eindeutig nummeriert und mit dem Finanzsystem verknüpft sind. Bestellungen werden direkt den korrekten Kostenstellen und Kostenstellen zugeordnet, was eine präzise Finanzverfolgung und vollständige Revisionsfähigkeit ohne zusätzlichen Aufwand gewährleistet.
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick
- Vollständige Kontrolle über den gesamten Beschaffungsprozess.
- Schnellere Einkäufe und Verhinderung unautorisierter Ausgaben.
- Reduziertes Risiko der Nichteinhaltung von Lieferantenvorschriften.
- Einfache, intuitive Bestellmöglichkeit für jeden Mitarbeiter über genehmigte Kataloge und Websites.
Funktioniert Ihre Procure-to-Pay-Lösung für Sie – oder ist es an der Zeit, den Prozess mit Proactis zu optimieren?