Votre solution d'approvisionnement et de paiement (P2P) fonctionne-t-elle pour vous ?

Vos processus d'achat sont-ils réellement maîtrisés, ou des inefficacités cachées coûtent-elles plus cher à votre organisation que vous ne le pensez ? Des demandes d'achat aux approbations, en passant par la facturation et le paiement, un processus d'approvisionnement mal géré peut engendrer des dépenses incontrôlées, des risques de non-conformité et des pertes de temps. Avec la bonne solution, le processus d'approvisionnement devient en revanche simplifié, contrôlé et convivial, permettant aux employés d'être plus performants tout en préservant les budgets.

Qu’est-ce que le processus d’approvisionnement-paiement ?

Le processus d'approvisionnement et de paiement (Procure-to-Pay), également appelé processus d'achat ou simplement P2P, décrit le cycle d'achat de bout en bout, couvrant tout, des demandes d'achat initiales et des approbations jusqu'à la création de la commande, la réception des marchandises, la facturation et le paiement.

En numérisant et en simplifiant ces processus, les organisations peuvent progresser significativement vers une meilleure efficacité opérationnelle, la conformité et la réussite de leur transformation numérique. Une solution P2P garantit le respect des politiques et des budgets par les employés, tandis que le service des achats bénéficie d'une visibilité et d'un contrôle complets sur les dépenses.

Défis courants du P2P

De nombreuses organisations rencontrent des difficultés telles que :

• Des employés effectuent des achats sans autorisation appropriée.
• Maverick s'approvisionne auprès de fournisseurs non privilégiés.
• Manque de visibilité sur les engagements jusqu'à réception des factures.
• Répartition incorrecte des coûts entre les départements ou les comptes.
• Perte excessive de temps due à des processus manuels et fragmentés.

Comment Proactis P2P vous aide

Proactis P2P Il offre un contrôle complet du processus d'achat au sein d'un système unique et intégré. De la demande à l'approbation, en passant par la passation et la réception de la commande, chaque étape est simplifiée et conforme à la réglementation.

Cette solution reproduit l'expérience familière des achats en ligne, grâce à une recherche intelligente et une navigation intuitive dans les catalogues internes et ceux des fournisseurs. Même les utilisateurs occasionnels peuvent suivre les étapes d'approvisionnement avec assurance, réduisant ainsi les dépenses non justifiées et améliorant la conformité sans ralentir le processus d'achat.

Automatisez, approuvez et simplifiez l'ensemble du processus

Avec Proactis, l'affectation des coûts, les approbations et la création des commandes sont centralisées dans un seul système. Les coûts sont automatiquement imputés aux personnes, services ou centres de coûts concernés et directement associés aux articles du catalogue ou aux catégories de produits, garantissant ainsi un codage et une budgétisation précis pour chaque achat.

Les flux d'approbation flexibles acheminent les demandes vers les approbateurs compétents selon des règles définies, telles que le type de produit, la valeur de la commande ou le centre de coûts. La visibilité en temps réel permet aux utilisateurs de suivre facilement l'avancement des demandes, tandis que les équipes d'approvisionnement conservent un contrôle total, évitant ainsi les dépenses non autorisées et garantissant le respect des budgets.

Une fois approuvées, les demandes sont instantanément transformées en commandes. Les demandes provenant de plusieurs fournisseurs peuvent être automatiquement scindées en commandes distinctes, chacune numérotée et liée au système financier. Les commandes sont imputées directement aux comptes et centres de coûts appropriés, garantissant un suivi financier précis et une traçabilité complète sans intervention supplémentaire.

Principaux avantages en bref

• Maîtrise totale de l'ensemble du processus d'approvisionnement.
• Achats plus rapides et prévention des dépenses non autorisées.
• Risque réduit de non-conformité des fournisseurs.
• Un système de commande simple et intuitif pour chaque employé via des catalogues et des sites agréés.

Sans un système P2P performant, les entreprises risquent des dépassements de budget, des problèmes de conformité et des tâches administratives inutiles. Avec Proactis Procure-to-Pay, chaque achat est guidé, autorisé et enregistré, permettant ainsi aux employés d'acheter rapidement ce dont ils ont besoin, tandis que le service des achats conserve une visibilité et un contrôle complets.

Votre solution Procure-to-Pay vous convient-elle, ou est-il temps de rationaliser le processus avec Proactis ?