Eines der größten Engpässe in der Kreditorenbuchhaltung beseitigen
In den letzten Jahren haben viele Unternehmen festgestellt, dass ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse im Homeoffice nicht gut funktionieren. Unternehmen, die jedoch ihre Lieferantenrechnungen digital erfassen und per E-Mail eingegangene Rechnungen automatisch importieren konnten, konnten nicht nur den Betrieb reibungslos fortsetzen, sondern die Bearbeitung sogar beschleunigen und so sicherstellen, dass wichtige Lieferanten pünktlich bezahlt werden.Universität Sussexist ein Beispiel für eine Organisation, die sehr schnell ihren Standort wechseln musste, im sicheren Wissen, dass keiner ihrer Prozesse dadurch beeinträchtigt werden würde.
Wenn Sie sich einige verschiedene Rechnungen ansehen und deren Informationsdarstellung vergleichen, werden Sie die Herausforderungen der Rechnungsautomatisierung schnell verstehen. Fast jede Rechnung unterscheidet sich grundlegend in den enthaltenen Informationen und deren Layout. Dies ist einer der vielen Gründe, warum Unternehmen Managed Services zur Unterstützung ihrer Kreditorenbuchhaltung in Anspruch nehmen.
Die Vorteile der Nutzung eines Managed Service sind vielfältig, und wir haben uns mit Angela Vinall, Leiterin Managed Services bei Proactis, unterhalten, um mehr darüber zu erfahren.
„Die von uns angebotene Dienstleistung erfreut sich sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor einer sehr hohen Nachfrage. In den letzten zwei Jahren hat sich das vom Proactis Managed Service Team bearbeitete Rechnungsvolumen von 1,4 Millionen Rechnungen pro Jahr auf 2,5 Millionen erhöht.“
Ein Managed-Service-Ansatz:
„Da die von uns bearbeiteten Mengen gestiegen sind, suchen wir aktiv nach Verbesserungsmöglichkeiten, Ideen und etwaigen Lücken in unseren Prozessen. Beispiele hierfür sind der Zugang zu einem Ideenportal, über das Ideen eingereicht, geprüft und bewertet werden können; die Verwendung von Organisationsnotizen, um für jeden Kunden eine Übersicht der Bearbeitungsrichtlinien bereitzustellen und so die Konsistenz unserer Serviceleistungen zu gewährleisten; sowie optimierte Einarbeitungs- und Schulungsprozesse für neue Mitarbeiter, um dem Arbeiten im Homeoffice gerecht zu werden.“
„Das größere Rechnungsvolumen und die höhere Kundenzahl haben uns einen besseren Einblick in die Qualitätsstandards verschafft, sodass wir Benchmarks erstellen, Trendanalysen durchführen und unseren Service verbessern können. Ein gutes Beispiel dafür sind die von unseren Account Managern bereitgestellten Reporting-Pakete, die uns helfen zu verstehen, wie einzelne Kunden das System nutzen und wo es Möglichkeiten zur Optimierung ihrer Nutzung gibt.“
„Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie wir unser erworbenes Wissen nutzen, um unseren Service kontinuierlich zu verbessern. Wenn Sie weitere Informationen zu diesen Prozessen wünschen oder mit uns darüber sprechen möchten, wie ein Managed-Service-Ansatz Ihrem Unternehmen helfen kann, stehe ich Ihnen gerne für ein Gespräch zur Verfügung.“
Erfahren Sie mehr über den Proactis Invoice Capture Managed Service.
Wenn Sie sich einige verschiedene Rechnungen ansehen und deren Informationsdarstellung vergleichen, werden Sie die Herausforderungen der Rechnungsautomatisierung schnell verstehen. Fast jede Rechnung unterscheidet sich grundlegend in den enthaltenen Informationen und deren Layout. Dies ist einer der vielen Gründe, warum Unternehmen Managed Services zur Unterstützung ihrer Kreditorenbuchhaltung in Anspruch nehmen.
Die Vorteile der Nutzung eines Managed Service sind vielfältig, und wir haben uns mit Angela Vinall, Leiterin Managed Services bei Proactis, unterhalten, um mehr darüber zu erfahren.
„Die von uns angebotene Dienstleistung erfreut sich sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor einer sehr hohen Nachfrage. In den letzten zwei Jahren hat sich das vom Proactis Managed Service Team bearbeitete Rechnungsvolumen von 1,4 Millionen Rechnungen pro Jahr auf 2,5 Millionen erhöht.“
Ein Managed-Service-Ansatz:
- Wandelt Rechnungen in Formaten wie PDF und XML in aussagekräftige Daten um – eine „eRechnung“.
- Unterstützt strategische Initiativen wie „Keine Bestellung, keine Zahlung“.
- Beschleunigt den Kreditorenprozess.
- Reduziert die Kosten der Kreditorenbuchhaltung.
- Verbessert die Beziehungen zu den Lieferanten.
- Fördert die „durchgehende Rechnungsverarbeitung“.
- Erspart Ihnen den Aufwand, der mit Papierrechnungen verbunden ist.
„Da die von uns bearbeiteten Mengen gestiegen sind, suchen wir aktiv nach Verbesserungsmöglichkeiten, Ideen und etwaigen Lücken in unseren Prozessen. Beispiele hierfür sind der Zugang zu einem Ideenportal, über das Ideen eingereicht, geprüft und bewertet werden können; die Verwendung von Organisationsnotizen, um für jeden Kunden eine Übersicht der Bearbeitungsrichtlinien bereitzustellen und so die Konsistenz unserer Serviceleistungen zu gewährleisten; sowie optimierte Einarbeitungs- und Schulungsprozesse für neue Mitarbeiter, um dem Arbeiten im Homeoffice gerecht zu werden.“
„Das größere Rechnungsvolumen und die höhere Kundenzahl haben uns einen besseren Einblick in die Qualitätsstandards verschafft, sodass wir Benchmarks erstellen, Trendanalysen durchführen und unseren Service verbessern können. Ein gutes Beispiel dafür sind die von unseren Account Managern bereitgestellten Reporting-Pakete, die uns helfen zu verstehen, wie einzelne Kunden das System nutzen und wo es Möglichkeiten zur Optimierung ihrer Nutzung gibt.“
„Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie wir unser erworbenes Wissen nutzen, um unseren Service kontinuierlich zu verbessern. Wenn Sie weitere Informationen zu diesen Prozessen wünschen oder mit uns darüber sprechen möchten, wie ein Managed-Service-Ansatz Ihrem Unternehmen helfen kann, stehe ich Ihnen gerne für ein Gespräch zur Verfügung.“
Erfahren Sie mehr über den Proactis Invoice Capture Managed Service.