De afgelopen jaren hebben veel organisaties ontdekt dat hun crediteurenadministratie niet goed werkt in een thuiswerksituatie. Organisaties die hun leveranciersfacturen digitaal konden vastleggen en facturen die per e-mail binnenkwamen automatisch konden importeren, konden niet alleen met minimale moeite doorgaan, maar konden de verwerking zelfs versnellen om ervoor te zorgen dat belangrijke leveranciers op tijd betaald werden.Universiteit van Sussexis een voorbeeld van een organisatie die zeer snel naar een andere locatie moest verhuizen, in het vertrouwen dat geen van haar processen daardoor zou lijden.
Als u een aantal verschillende facturen bekijkt en analyseert hoe de informatie op elke factuur is weergegeven, zult u de uitdagingen van factuurautomatisering beginnen te begrijpen. Bijna elke factuur is fundamenteel anders qua informatie en opmaak. Dit is dan ook een van de vele redenen waarom organisaties kiezen voor een managed service voor hun crediteurenadministratie.
De voordelen van het gebruik van een managed service zijn talrijk, en we spraken met Angela Vinall, Head of Managed Services bij Proactis, om hier meer over te weten te komen.
"De vraag naar onze dienstverlening is zowel in de publieke als de private sector zeer groot. In de afgelopen twee jaar is het aantal verwerkte facturen door het Proactis Managed Service-team gestegen van 1,4 miljoen naar 2,5 miljoen per jaar."
Een beheerde serviceaanpak:
"Naarmate de volumes die we verwerken zijn toegenomen, zijn we actief op zoek naar verbeterpunten, ideeën en eventuele hiaten in onze processen. Enkele voorbeelden hiervan zijn: toegang tot een ideeënportaal om ideeën aan te dragen, te beoordelen en erover te stemmen; het gebruik van organisatienotities om een overzicht te geven van de verwerkingsrichtlijnen voor elke klant, om zo de consistentie van onze dienstverlening te waarborgen; en verfijnde introductie- en trainingsprocessen voor nieuwe medewerkers, afgestemd op werken op afstand."
“De grotere hoeveelheid facturen en klanten heeft ons een beter inzicht gegeven in ‘wat goede prestaties inhouden’, waardoor we benchmarks kunnen uitvoeren, trendanalyses kunnen doen en onze service kunnen verbeteren. Een goed voorbeeld hiervan zijn de rapportagepakketten die we hebben ontwikkeld, aangeleverd door onze accountmanagers, om inzicht te krijgen in hoe individuele klanten het systeem gebruiken en waar er mogelijkheden zijn om hun gebruik te optimaliseren.”
"Dit zijn slechts enkele voorbeelden van hoe we de opgedane kennis gebruiken om onze dienstverlening voortdurend te verbeteren. Als u meer informatie wilt over een van deze processen, of wilt bespreken hoe een managed service-aanpak uw organisatie kan helpen, neem dan gerust contact met mij op."
Lees meer over de Proactis Invoice Capture Managed Service.
Als u een aantal verschillende facturen bekijkt en analyseert hoe de informatie op elke factuur is weergegeven, zult u de uitdagingen van factuurautomatisering beginnen te begrijpen. Bijna elke factuur is fundamenteel anders qua informatie en opmaak. Dit is dan ook een van de vele redenen waarom organisaties kiezen voor een managed service voor hun crediteurenadministratie.
De voordelen van het gebruik van een managed service zijn talrijk, en we spraken met Angela Vinall, Head of Managed Services bij Proactis, om hier meer over te weten te komen.
"De vraag naar onze dienstverlening is zowel in de publieke als de private sector zeer groot. In de afgelopen twee jaar is het aantal verwerkte facturen door het Proactis Managed Service-team gestegen van 1,4 miljoen naar 2,5 miljoen per jaar."
Een beheerde serviceaanpak:
- Converteert facturen in formaten zoals PDF en XML naar betekenisvolle gegevens - een "e-factuur".
- Ondersteunt strategische initiatieven zoals "Geen inkooporder, geen betaling".
- Versnelt het crediteurenproces.
- Verlaagt de kosten van de crediteurenadministratie.
- Verbetert de relaties met leveranciers.
- Stimuleert 'volledige factuurverwerking'.
- Elimineert het gedoe dat gepaard gaat met papieren facturen.
"Naarmate de volumes die we verwerken zijn toegenomen, zijn we actief op zoek naar verbeterpunten, ideeën en eventuele hiaten in onze processen. Enkele voorbeelden hiervan zijn: toegang tot een ideeënportaal om ideeën aan te dragen, te beoordelen en erover te stemmen; het gebruik van organisatienotities om een overzicht te geven van de verwerkingsrichtlijnen voor elke klant, om zo de consistentie van onze dienstverlening te waarborgen; en verfijnde introductie- en trainingsprocessen voor nieuwe medewerkers, afgestemd op werken op afstand."
“De grotere hoeveelheid facturen en klanten heeft ons een beter inzicht gegeven in ‘wat goede prestaties inhouden’, waardoor we benchmarks kunnen uitvoeren, trendanalyses kunnen doen en onze service kunnen verbeteren. Een goed voorbeeld hiervan zijn de rapportagepakketten die we hebben ontwikkeld, aangeleverd door onze accountmanagers, om inzicht te krijgen in hoe individuele klanten het systeem gebruiken en waar er mogelijkheden zijn om hun gebruik te optimaliseren.”
"Dit zijn slechts enkele voorbeelden van hoe we de opgedane kennis gebruiken om onze dienstverlening voortdurend te verbeteren. Als u meer informatie wilt over een van deze processen, of wilt bespreken hoe een managed service-aanpak uw organisatie kan helpen, neem dan gerust contact met mij op."
Lees meer over de Proactis Invoice Capture Managed Service.