Die University of Sussex revolutioniert ihre Rechnungsverarbeitung mit Proactis.

Proactis, die Experten für Ausgabenmanagement, haben aufgedeckt, dass die University of Sussex, eine führende forschungsintensive Universität, …Proactis Rechnungserfassungum die Rechnungsstellungsprozesse zu optimieren und so einen Mehrwert für das gesamte Unternehmen zu schaffen.

Die Universität, die auch die Source-to-Contract-Lösung von Proactis nutzt, kann Rechnungen erfassen, nicht-elektronische Daten in elektronische Rechnungen umwandeln, die Richtigkeit durch Überprüfung auf eine Bestellung, Duplikate und einen gültigen Lieferanten validieren und sie dann zur Abstimmung und Zahlungsfreigabe in das Finanzsystem übertragen – wodurch ein erheblicher Papieraufwand und manuelle Dateneingabe vermieden werden.

„Die Rechnungserfassung hat unsere Rechnungsbearbeitung grundlegend verändert“, erklärte Sean Howard, Leiter der Kreditorenbuchhaltung der Universität. In den letzten zwei Jahren wurden über 60.000 Rechnungen erfolgreich verarbeitet, wodurch die Effizienz und Qualität der Bearbeitung deutlich verbessert wurden. „Duplikate und Fehler wurden stark reduziert, was dem Team wertvolle Zeit bei der manuellen Bearbeitung erspart hat.“

Das Team der Kreditorenbuchhaltung konnte sich auf wertschöpfende Aufgaben wie Lieferantenabstimmungen, Endbenutzerschulungen und die Verbesserung des Kundenservice konzentrieren. Dadurch konnte die Universität in der Kreditorenbuchhaltung mindestens eine Vollzeitstelle einsparen. „Trotz der aktuellen Covid-19-Pandemie konnten wir dank Proactis unseren gewohnten Service der Kreditorenbuchhaltung weitgehend störungsfrei aus der Ferne aufrechterhalten“, so Sean weiter. „Unsere Proactis-Lösungen waren in dieser Situation eine enorme Hilfe. Wir konnten sehr schnell auf Remote-Arbeit umstellen und hatten dabei die Gewissheit, dass unsere Prozesse nicht beeinträchtigt werden würden, da wir während des gesamten Prozesses umfassende Unterstützung vom Proactis-Team erhielten.“