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Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: Schnelle Renditen und harte Einsparungen
Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: Schnelle Renditen und harte Einsparungen
Die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung (AP) sind typischerweise organisch im Einklang mit dem Wachstum des Unternehmens gewachsen; die Notwendigkeit, Lieferanten zu bezahlen, wurde als Transaktionsfunktion betrachtet, die für das Unternehmen von geringem Mehrwert war.
Angesichts des wachsenden Wunsches, Prozesse an der Unternehmensstrategie auszurichten,Kreditorenbuchhaltungsprozesse Sie erhalten nun die ihnen gebührende Aufmerksamkeit, da Organisationen bestrebt sind, Prozesse zu implementieren, die effizient und effektiv zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.
Anwendungsfall: Fokus auf schnelle Renditen und harte Einsparungen
Ein Unternehmen verarbeitet monatlich rund 10.000 Rechnungen mit einem geringen Automatisierungsgrad. Der Leiter der Kreditorenbuchhaltung hat entschieden, dass eine frühere Automatisierung des Prozesses vorteilhaft wäre, hat jedoch nicht die Zeit, den Betrieb umfassend zu analysieren und detaillierte Informationen zu sammeln. Basierend auf dem Prozessverständnis konzentriert man sich auf die Schlüsselfaktoren, die durch das neue System konkrete Vorteile für die Zahlungsabwicklung bringen: den Ressourcenaufwand, Skonto, Vermeidung von Doppelzahlungen und reduzierte Kosten für die Dokumentenarchivierung.
Die arbeitsintensiven Aspekte des Prozesses:
Verschiedene Branchenstandards legen fest, dass ein "hochleistungsfähiges"Funktion KreditorenbuchhaltungDie Abteilung kann zwischen 24.000 und 27.000 Rechnungen pro Vollzeitäquivalent (VZÄ) und Jahr bearbeiten. Dem Leiter der Kreditorenbuchhaltung ist bekannt, dass derzeit sieben Mitarbeiter mit der Rechnungsbearbeitung betraut sind, wobei die aktuelle Leistung bei 17.143 Rechnungen pro VZÄ und Jahr liegt. Könnte die Abteilung ein hohes Leistungsniveau erreichen, ließe sich die Rechnungsbearbeitung mit fünf Mitarbeitern durchführen. Die verbleibenden zwei Mitarbeiter könnten sich dann wertschöpfenden Tätigkeiten wie der Abstimmung von Lieferantenkontoauszügen oder der Lieferantenbetreuung widmen.
Ebenso kann sich der Leiter der Kreditorenbuchhaltung auf einen bestimmten Prozessabschnitt konzentrieren, von dem er/sie überzeugt ist, dass er von der Rechnungsautomatisierung profitieren wird. Es kann sich beispielsweise herausstellen, dass die Dateneingabe und das Ausnahmemanagement besonders ineffizient sind.
Nachdem der Leiter der Kreditorenbuchhaltung „intelligente“ Lösungen zur Erfassung von Rechnungsdaten geprüft hatte, die die Eingabe von über 90.000 Rechnungen pro Person und Jahr ermöglichen, analysierte er den aktuellen manuellen Prozess und stellte fest, dass derzeit 30.000 Rechnungen pro Person und Jahr erfasst werden. Dies stellt eine erhebliche Einsparung dar, die insbesondere einen Bereich mit großer Ineffizienz im Prozessablauf behebt.
Frühzahlungsrabatte:
Die Einführung eines automatisierten Kreditorenbuchhaltungsprozesses ermöglicht kürzere Bearbeitungszyklen und bietet somit die Möglichkeit, zusätzliche Rabatte von Lieferanten im Gegenzug für schnellere Zahlungen zu erhalten. Eine Analyse eines Unternehmens mit Lieferantenzahlungen im Wert von 250 Millionen Pfund ergab, dass 25 % der Zahlungen für einen Rabatt von 1,5 % in Frage kommen, was Einsparungen von fast 1 Million Pfund entspricht.
Dokumentenspeicherung:
Papierrechnungen müssen im Rahmen eines manuellen Prozesses unter Umständen als Teil eines Genehmigungsverfahrens verbucht werden. Die Automatisierung dieses Prozesses kann erhebliche Kosteneinsparungen ermöglichen, insbesondere hinsichtlich des Zeitaufwands für das Ablegen und Abrufen von Dokumenten sowie der Lagerkosten. Gleichzeitig wird auch der Zeitaufwand der Mitarbeiter für Telefonate und Ausdrucke deutlich reduziert. Laut einer Studie von Gartner wird ein Dokument durchschnittlich neun- bis elfmal kopiert. Unter Berücksichtigung der bereits erwähnten Lagerkosten und Ineffizienzen ergaben sich Kosten von rund 8 £ pro Rechnung. Bei der Betrachtung der physischen Dokumentenlagerung, ob intern oder extern, ist es wichtig, die Kosten für den benötigten Platz zu berücksichtigen, selbst wenn diese als Prozentsatz der gesamten vom Unternehmen genutzten Gebäudefläche geschätzt werden.
Doppelte Zahlungen:
Bei der Bearbeitung von Papierdokumenten kommt es häufig vor, dass Rechnungen verloren gehen oder verlegt werden. Oftmals führt dies dazu, dass Lieferanten eine Duplikatrechnung ausstellen. Wird das Original dann gefunden und bearbeitet, kann dies – sofern das Finanz-/ERP-System keine effektiven Kontrollmechanismen besitzt – zu einer doppelten Zahlung führen. Da die Kreditorenbuchhaltung häufig weder über die personellen noch die zeitlichen Ressourcen verfügt, um sich mit dem Abgleich von Lieferantenkontoauszügen zu befassen, steigt das Risiko für Ineffizienzen und potenzielle Duplikate und stellt ein ständiges Risiko dar. Es ist üblich, externe Dienstleister mit der Einziehung solcher Kosten zu beauftragen und dafür einen Prozentsatz des eingezogenen Betrags zu erhalten.
Laut einer Benchmark-Studie des IOMA (Institute of Management & Administration) gaben 19 % der befragten Organisationen eine Quote doppelter Zahlungen zwischen 0,1 % und 0,5 % an (Prozentsatz der Rechnungen, bei denen eine doppelte Zahlung erfolgte).
Berücksichtigt man die vier oben genannten Bereiche, so sind enorme Einsparungen keine Seltenheit; es gibt sogar konkrete Beispiele für solche Einsparungen, bei denen sich die Amortisationszeit auf weniger als 12 Monate beläuft.
den bestehenden Prozess verstehen
Um die richtige Lösung zu finden, ist es unerlässlich, die Schwachstellen und Probleme innerhalb der Prozesse zu verstehen. Eine interne Analyse ist erforderlich, um alle Probleme zu erfassen; die Antworten auf Schlüsselfragen helfen Ihnen, einen Business Case für die Implementierung einer Lösung zur Rechnungsautomatisierung zu entwickeln.
Angesichts des wachsenden Wunsches, Prozesse an der Unternehmensstrategie auszurichten,Kreditorenbuchhaltungsprozesse Sie erhalten nun die ihnen gebührende Aufmerksamkeit, da Organisationen bestrebt sind, Prozesse zu implementieren, die effizient und effektiv zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.
Anwendungsfall: Fokus auf schnelle Renditen und harte Einsparungen
Ein Unternehmen verarbeitet monatlich rund 10.000 Rechnungen mit einem geringen Automatisierungsgrad. Der Leiter der Kreditorenbuchhaltung hat entschieden, dass eine frühere Automatisierung des Prozesses vorteilhaft wäre, hat jedoch nicht die Zeit, den Betrieb umfassend zu analysieren und detaillierte Informationen zu sammeln. Basierend auf dem Prozessverständnis konzentriert man sich auf die Schlüsselfaktoren, die durch das neue System konkrete Vorteile für die Zahlungsabwicklung bringen: den Ressourcenaufwand, Skonto, Vermeidung von Doppelzahlungen und reduzierte Kosten für die Dokumentenarchivierung.
Die arbeitsintensiven Aspekte des Prozesses:
Verschiedene Branchenstandards legen fest, dass ein "hochleistungsfähiges"Funktion KreditorenbuchhaltungDie Abteilung kann zwischen 24.000 und 27.000 Rechnungen pro Vollzeitäquivalent (VZÄ) und Jahr bearbeiten. Dem Leiter der Kreditorenbuchhaltung ist bekannt, dass derzeit sieben Mitarbeiter mit der Rechnungsbearbeitung betraut sind, wobei die aktuelle Leistung bei 17.143 Rechnungen pro VZÄ und Jahr liegt. Könnte die Abteilung ein hohes Leistungsniveau erreichen, ließe sich die Rechnungsbearbeitung mit fünf Mitarbeitern durchführen. Die verbleibenden zwei Mitarbeiter könnten sich dann wertschöpfenden Tätigkeiten wie der Abstimmung von Lieferantenkontoauszügen oder der Lieferantenbetreuung widmen.
Ebenso kann sich der Leiter der Kreditorenbuchhaltung auf einen bestimmten Prozessabschnitt konzentrieren, von dem er/sie überzeugt ist, dass er von der Rechnungsautomatisierung profitieren wird. Es kann sich beispielsweise herausstellen, dass die Dateneingabe und das Ausnahmemanagement besonders ineffizient sind.
Nachdem der Leiter der Kreditorenbuchhaltung „intelligente“ Lösungen zur Erfassung von Rechnungsdaten geprüft hatte, die die Eingabe von über 90.000 Rechnungen pro Person und Jahr ermöglichen, analysierte er den aktuellen manuellen Prozess und stellte fest, dass derzeit 30.000 Rechnungen pro Person und Jahr erfasst werden. Dies stellt eine erhebliche Einsparung dar, die insbesondere einen Bereich mit großer Ineffizienz im Prozessablauf behebt.
Frühzahlungsrabatte:
Die Einführung eines automatisierten Kreditorenbuchhaltungsprozesses ermöglicht kürzere Bearbeitungszyklen und bietet somit die Möglichkeit, zusätzliche Rabatte von Lieferanten im Gegenzug für schnellere Zahlungen zu erhalten. Eine Analyse eines Unternehmens mit Lieferantenzahlungen im Wert von 250 Millionen Pfund ergab, dass 25 % der Zahlungen für einen Rabatt von 1,5 % in Frage kommen, was Einsparungen von fast 1 Million Pfund entspricht.
Dokumentenspeicherung:
Papierrechnungen müssen im Rahmen eines manuellen Prozesses unter Umständen als Teil eines Genehmigungsverfahrens verbucht werden. Die Automatisierung dieses Prozesses kann erhebliche Kosteneinsparungen ermöglichen, insbesondere hinsichtlich des Zeitaufwands für das Ablegen und Abrufen von Dokumenten sowie der Lagerkosten. Gleichzeitig wird auch der Zeitaufwand der Mitarbeiter für Telefonate und Ausdrucke deutlich reduziert. Laut einer Studie von Gartner wird ein Dokument durchschnittlich neun- bis elfmal kopiert. Unter Berücksichtigung der bereits erwähnten Lagerkosten und Ineffizienzen ergaben sich Kosten von rund 8 £ pro Rechnung. Bei der Betrachtung der physischen Dokumentenlagerung, ob intern oder extern, ist es wichtig, die Kosten für den benötigten Platz zu berücksichtigen, selbst wenn diese als Prozentsatz der gesamten vom Unternehmen genutzten Gebäudefläche geschätzt werden.
Doppelte Zahlungen:
Bei der Bearbeitung von Papierdokumenten kommt es häufig vor, dass Rechnungen verloren gehen oder verlegt werden. Oftmals führt dies dazu, dass Lieferanten eine Duplikatrechnung ausstellen. Wird das Original dann gefunden und bearbeitet, kann dies – sofern das Finanz-/ERP-System keine effektiven Kontrollmechanismen besitzt – zu einer doppelten Zahlung führen. Da die Kreditorenbuchhaltung häufig weder über die personellen noch die zeitlichen Ressourcen verfügt, um sich mit dem Abgleich von Lieferantenkontoauszügen zu befassen, steigt das Risiko für Ineffizienzen und potenzielle Duplikate und stellt ein ständiges Risiko dar. Es ist üblich, externe Dienstleister mit der Einziehung solcher Kosten zu beauftragen und dafür einen Prozentsatz des eingezogenen Betrags zu erhalten.
Laut einer Benchmark-Studie des IOMA (Institute of Management & Administration) gaben 19 % der befragten Organisationen eine Quote doppelter Zahlungen zwischen 0,1 % und 0,5 % an (Prozentsatz der Rechnungen, bei denen eine doppelte Zahlung erfolgte).
Berücksichtigt man die vier oben genannten Bereiche, so sind enorme Einsparungen keine Seltenheit; es gibt sogar konkrete Beispiele für solche Einsparungen, bei denen sich die Amortisationszeit auf weniger als 12 Monate beläuft.
den bestehenden Prozess verstehen
Um die richtige Lösung zu finden, ist es unerlässlich, die Schwachstellen und Probleme innerhalb der Prozesse zu verstehen. Eine interne Analyse ist erforderlich, um alle Probleme zu erfassen; die Antworten auf Schlüsselfragen helfen Ihnen, einen Business Case für die Implementierung einer Lösung zur Rechnungsautomatisierung zu entwickeln.
- Welche Arten von Rechnungen erhalten wir? (z. B. Lagerrechnungen (GFR)/Nicht-Lagerrechnungen (GNFR)/Bestellrechnungen/Nicht-Bestellrechnungen)
- Wie werden die einzelnen Typen aktuell verarbeitet? (Werden beispielsweise Nicht-PO-Bestellungen manuell standortübergreifend weitergeleitet?)
- Wie viele Rechnungen werden pro Jahr empfangen und bearbeitet? (nach Rechnungsart)
- Wird dieses Volumen in den nächsten 3 bis 5 Jahren steigen/sinken/konstanter bleiben?
- Wie viele aktive Lieferanten gibt es in der Lieferantenbasis? (Lieferanten nach Typ – Lagerware/Nicht-Lagerware)
- Wie viele Mitarbeiter sind in der Kreditorenbuchhaltung mit der Bearbeitung der Rechnungen befasst?
- Wie viel kostet die Bearbeitung einer Rechnung heute?
- Wie lange dauert die Bearbeitung einer Rechnung?
- Gewähren Lieferanten Skonti bei vorzeitiger Zahlung? Werden diese ausgenutzt?
- Wie viele Rechnungen werden zu Ausnahmen? (z. B. eingehende Rechnungen, die erforderliche Informationen wie die Bestellnummer nicht enthalten)
- Wie werden Ausnahmen aktuell gehandhabt?
- Welche Systeme werden zur Speicherung von Informationen verwendet, die für die Rechnungsverarbeitung relevant sind?