De processen voor crediteurenadministratie (Accounts Payable, AP) zijn doorgaans organisch gegroeid, in lijn met de groei van de organisatie; de noodzaak om leveranciers te betalen werd gezien als een transactionele functie met weinig toegevoegde waarde voor de organisatie.
Met de groeiende behoefte om processen af te stemmen op de bedrijfsstrategie,Crediteurenadministratie krijgen nu de aandacht die ze verdienen, omdat organisaties processen willen implementeren die efficiënt en effectief zijn in het behalen van de organisatiedoelstellingen.
Gebruiksscenario: Gericht op snel rendement en aanzienlijke besparingen.
Een organisatie verwerkt maandelijks zo'n 10.000 facturen met een beperkte mate van automatisering. De crediteurenmanager heeft besloten dat het voordelig zou zijn om automatisering eerder in het proces te introduceren, maar heeft geen tijd om de huidige situatie volledig te analyseren en gedetailleerde informatie te verzamelen. Op basis van de huidige inzichten in het proces, wordt de focus verlegd naar de belangrijkste gebieden die daadwerkelijke financiële voordelen zullen opleveren met het nieuwe systeem: de hoeveelheid benodigde middelen, kortingen voor vroegtijdige betalingen, dubbele betalingen en lagere kosten voor documentopslag.
De arbeidsintensieve aspecten van het proces:
Diverse industrienormen beschrijven wat een "hoogpresterende"CrediteurenadministratieDe afdeling kan tussen de 24.000 en 27.000 facturen per FTE per jaar verwerken. De manager crediteurenadministratie is zich ervan bewust dat er momenteel 7 mensen betrokken zijn bij de verwerking van facturen, met een huidige prestatie van 17.143 facturen per FTE per jaar. Als de afdeling een "hoogwaardig" prestatieniveau zou bereiken, zouden de facturen met 5 mensen verwerkt kunnen worden. Dit zou de overige twee mensen de mogelijkheid geven om zich te richten op "waardetoevoegende" activiteiten zoals het afstemmen van leveranciersafschriften of leveranciersrelaties.
De crediteurenmanager kan zich bijvoorbeeld richten op een specifiek onderdeel van het proces waarvan hij/zij zeker weet dat het baat zal hebben bij factuurautomatisering. Het kan bijvoorbeeld blijken dat het invoeren van gegevens en het afhandelen van uitzonderingen bijzonder inefficiënt is.
Na een onderzoek naar 'slimme' oplossingen voor het vastleggen van factuurgegevens, waarmee jaarlijks meer dan 90.000 facturen per persoon worden ingevoerd, bekijkt de manager crediteurenadministratie het huidige handmatige proces en constateert dat er momenteel 30.000 facturen per persoon per jaar worden ingevoerd. Dit is een aanzienlijke besparing die met name een belangrijk knelpunt in de inefficiëntiecyclus aanpakt.
Korting bij vroegtijdige betaling:
De introductie van een geautomatiseerd crediteurenproces maakt het mogelijk om de verwerkingscycli te verkorten, waardoor de mogelijkheid ontstaat om extra kortingen van leveranciers te bedingen in ruil voor snellere betalingen. Na analyse constateerde een organisatie die voor £250 miljoen aan leveranciers betaalde, dat 25% van de betalingen in aanmerking kwam voor een korting van 1,5%, wat neerkomt op een besparing van bijna £1 miljoen.
Documentopslag:
Papieren facturen moeten in een handmatig proces mogelijk nog worden verwerkt als onderdeel van een autorisatieproces. De automatisering van dit proces kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen, met name wat betreft de tijd die wordt besteed aan het archiveren en opzoeken van documenten, naast de opslagkosten. Tegelijkertijd wordt ook de tijd die medewerkers besteden aan telefoneren en printen aanzienlijk verminderd. Volgens een onderzoek van Gartner wordt een document gemiddeld negen tot elf keer gekopieerd. Rekening houdend met de eerder genoemde opslagkosten en inefficiënties, kwamen zij tot de conclusie dat dit neerkomt op ongeveer £8 per factuur. Bij de fysieke opslag van documenten, of dit nu intern is of bij een derde partij, is het belangrijk om de kosten van de ruimte te bekijken, zelfs als dit wordt geschat als een percentage van de totale oppervlakte van het gebouw dat de organisatie gebruikt.
Dubbele betalingen:
Bij het verwerken van papieren documenten is het niet ongebruikelijk dat facturen zoekraken of zoekraken, wat vaak leidt tot een dubbele factuur van de leverancier. Het origineel wordt vervolgens teruggevonden en verwerkt, tenzij het financiële/ERP-systeem effectieve controles heeft – dit kan leiden tot een dubbele betaling. Omdat de crediteurenadministratie vaak niet over de mensen of de tijd beschikt om zich te richten op het afstemmen van leveranciersafschriften, neemt de kans op inefficiëntie en potentiële dubbele betalingen toe en blijft dit een constant risico. Het is vrij gebruikelijk dat externe organisaties worden ingeschakeld om dergelijke kosten te verhalen en een percentage van het teruggevorderde bedrag te ontvangen.
Volgens een benchmarkstudie van het IOMA (The Institute of Management & Administration) meldde 19% van de ondervraagde organisaties een percentage dubbele betalingen tussen 0,1% en 0,5% (het percentage facturen waarop dubbele betalingen plaatsvonden).
Rekening houdend met de vier hierboven genoemde gebieden, is het niet ongebruikelijk om enorme besparingen te realiseren, en er bestaan daadwerkelijke voorbeelden van dergelijke besparingen met terugverdientijden van naar schatting minder dan 12 maanden.
Inzicht in het bestaande proces
Om ervoor te zorgen dat de juiste oplossing wordt gekozen, is het essentieel dat de knelpunten en problemen binnen de processen worden begrepen. Een interne evaluatie is nodig om alle problemen in kaart te brengen; de antwoorden op belangrijke vragen helpen u bij het ontwikkelen van een businesscase voor de implementatie van een factuurautomatiseringsoplossing.
Met de groeiende behoefte om processen af te stemmen op de bedrijfsstrategie,Crediteurenadministratie krijgen nu de aandacht die ze verdienen, omdat organisaties processen willen implementeren die efficiënt en effectief zijn in het behalen van de organisatiedoelstellingen.
Gebruiksscenario: Gericht op snel rendement en aanzienlijke besparingen.
Een organisatie verwerkt maandelijks zo'n 10.000 facturen met een beperkte mate van automatisering. De crediteurenmanager heeft besloten dat het voordelig zou zijn om automatisering eerder in het proces te introduceren, maar heeft geen tijd om de huidige situatie volledig te analyseren en gedetailleerde informatie te verzamelen. Op basis van de huidige inzichten in het proces, wordt de focus verlegd naar de belangrijkste gebieden die daadwerkelijke financiële voordelen zullen opleveren met het nieuwe systeem: de hoeveelheid benodigde middelen, kortingen voor vroegtijdige betalingen, dubbele betalingen en lagere kosten voor documentopslag.
De arbeidsintensieve aspecten van het proces:
Diverse industrienormen beschrijven wat een "hoogpresterende"CrediteurenadministratieDe afdeling kan tussen de 24.000 en 27.000 facturen per FTE per jaar verwerken. De manager crediteurenadministratie is zich ervan bewust dat er momenteel 7 mensen betrokken zijn bij de verwerking van facturen, met een huidige prestatie van 17.143 facturen per FTE per jaar. Als de afdeling een "hoogwaardig" prestatieniveau zou bereiken, zouden de facturen met 5 mensen verwerkt kunnen worden. Dit zou de overige twee mensen de mogelijkheid geven om zich te richten op "waardetoevoegende" activiteiten zoals het afstemmen van leveranciersafschriften of leveranciersrelaties.
De crediteurenmanager kan zich bijvoorbeeld richten op een specifiek onderdeel van het proces waarvan hij/zij zeker weet dat het baat zal hebben bij factuurautomatisering. Het kan bijvoorbeeld blijken dat het invoeren van gegevens en het afhandelen van uitzonderingen bijzonder inefficiënt is.
Na een onderzoek naar 'slimme' oplossingen voor het vastleggen van factuurgegevens, waarmee jaarlijks meer dan 90.000 facturen per persoon worden ingevoerd, bekijkt de manager crediteurenadministratie het huidige handmatige proces en constateert dat er momenteel 30.000 facturen per persoon per jaar worden ingevoerd. Dit is een aanzienlijke besparing die met name een belangrijk knelpunt in de inefficiëntiecyclus aanpakt.
Korting bij vroegtijdige betaling:
De introductie van een geautomatiseerd crediteurenproces maakt het mogelijk om de verwerkingscycli te verkorten, waardoor de mogelijkheid ontstaat om extra kortingen van leveranciers te bedingen in ruil voor snellere betalingen. Na analyse constateerde een organisatie die voor £250 miljoen aan leveranciers betaalde, dat 25% van de betalingen in aanmerking kwam voor een korting van 1,5%, wat neerkomt op een besparing van bijna £1 miljoen.
Documentopslag:
Papieren facturen moeten in een handmatig proces mogelijk nog worden verwerkt als onderdeel van een autorisatieproces. De automatisering van dit proces kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen, met name wat betreft de tijd die wordt besteed aan het archiveren en opzoeken van documenten, naast de opslagkosten. Tegelijkertijd wordt ook de tijd die medewerkers besteden aan telefoneren en printen aanzienlijk verminderd. Volgens een onderzoek van Gartner wordt een document gemiddeld negen tot elf keer gekopieerd. Rekening houdend met de eerder genoemde opslagkosten en inefficiënties, kwamen zij tot de conclusie dat dit neerkomt op ongeveer £8 per factuur. Bij de fysieke opslag van documenten, of dit nu intern is of bij een derde partij, is het belangrijk om de kosten van de ruimte te bekijken, zelfs als dit wordt geschat als een percentage van de totale oppervlakte van het gebouw dat de organisatie gebruikt.
Dubbele betalingen:
Bij het verwerken van papieren documenten is het niet ongebruikelijk dat facturen zoekraken of zoekraken, wat vaak leidt tot een dubbele factuur van de leverancier. Het origineel wordt vervolgens teruggevonden en verwerkt, tenzij het financiële/ERP-systeem effectieve controles heeft – dit kan leiden tot een dubbele betaling. Omdat de crediteurenadministratie vaak niet over de mensen of de tijd beschikt om zich te richten op het afstemmen van leveranciersafschriften, neemt de kans op inefficiëntie en potentiële dubbele betalingen toe en blijft dit een constant risico. Het is vrij gebruikelijk dat externe organisaties worden ingeschakeld om dergelijke kosten te verhalen en een percentage van het teruggevorderde bedrag te ontvangen.
Volgens een benchmarkstudie van het IOMA (The Institute of Management & Administration) meldde 19% van de ondervraagde organisaties een percentage dubbele betalingen tussen 0,1% en 0,5% (het percentage facturen waarop dubbele betalingen plaatsvonden).
Rekening houdend met de vier hierboven genoemde gebieden, is het niet ongebruikelijk om enorme besparingen te realiseren, en er bestaan daadwerkelijke voorbeelden van dergelijke besparingen met terugverdientijden van naar schatting minder dan 12 maanden.
Inzicht in het bestaande proces
Om ervoor te zorgen dat de juiste oplossing wordt gekozen, is het essentieel dat de knelpunten en problemen binnen de processen worden begrepen. Een interne evaluatie is nodig om alle problemen in kaart te brengen; de antwoorden op belangrijke vragen helpen u bij het ontwikkelen van een businesscase voor de implementatie van een factuurautomatiseringsoplossing.
- Welke soorten facturen ontvangen we? (bijv. voorraadfacturen (GFR)/niet-voorraadfacturen (GNFR)/inkooporders/niet-inkooporders)
- Hoe wordt elk type momenteel verwerkt? (Worden bijvoorbeeld niet-PO-orders handmatig tussen verschillende locaties doorgestuurd?)
- Hoeveel facturen worden er jaarlijks ontvangen en verwerkt? (per factuurtype)
- Zal dit volume de komende 3 tot 5 jaar groeien/afnemen/gelijk blijven?
- Hoeveel actieve leveranciers bevinden zich in de leveranciersbasis? (leveranciers per type - voorraad/niet-voorraad)
- Hoeveel mensen zijn er bij de crediteurenadministratie betrokken om de facturen te verwerken?
- Hoeveel kost het tegenwoordig om een factuur te verwerken?
- Hoe lang duurt het om een factuur te verwerken?
- Zijn er kortingen voor vroegtijdige betaling beschikbaar bij leveranciers? Wordt daar gebruik van gemaakt?
- Hoeveel facturen vormen een uitzondering? (bijvoorbeeld inkomende facturen waarop de vereiste informatie, zoals het inkoopordernummer, ontbreekt)
- Hoe worden uitzonderingen momenteel afgehandeld?
- Welke systemen worden gebruikt om informatie op te slaan die relevant is voor de verwerking van facturen?